フリーランス秘書への転身!会社員時代の経験やスキルはどこまで活かせる?

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

多様な働き方ができるようになった現代社会。
そんな中で、フリーランスとしての独立を考えたことがある秘書さんもいらっしゃるのではないでしょうか?

しかし「会社員として培ったスキルが本当に活かせるのか」「会社員とフリーランスとでは仕事の要領が全然違うのではないだろうか」といった不安が頭をよぎり、なかなか1歩を踏み出せないこともあるかもしれません。

そこで今回は、会社員からフリーランスへと転身した私の経験をもとに「会社員時代の経験やスキルの活かし方」についてお伝えしたいと思います!
ぜひ参考にしてみてくださいね。

自分の仕事の仕方が、今の会社以外で通用するか不安……!

会社員の友人と話していると「独立に興味があるけれど、自分の経験や仕事の仕方が今の会社以外で通用するか不安」という声をよく耳にします。
とくに秘書の仕事は、上司によって求められる業務が大きく変わるため、不安を感じるのも無理はないですよね。

でも大丈夫!

会社員として培った組織力やコミュニケーション能力は、フリーランスとしても十分に価値があるスキルと言えるかと思います。
私自身「え、こんな当たり前のことで?」と思うことでも、クライアントさんからとても喜ばれた経験が多々あるんです。

こんなスキルがクライアントさんから評価された!

意外だったのが、クライアントさんからよくほめられるのは、専門的なスキルよりも「秘書として会社員時代に日常的に行っていた習慣」が多かったことです。

以下に、私が複数のクライアントさんから評価していただいた例をご紹介します!

テキストでのコミュニケーション能力

上司との連絡手段として欠かせないメールやチャット。
私たち秘書は、忙しい上司のために「分かりやすい伝え方」「負担にならない送り方」などを日々追求していますよね。

私も会社員時代に以下のようなコツを身に付けました。

  • 判断を丸投げせずに、提案ベースで質問する
  • 上司が返信しやすいよう、選択肢を提示する
  • 上司に返信の負担をかけないよう、既読スルーでも成り立つメールを送る

こう評価していただけました!

フリーランスとして独立してから、リモートで働いている私はテキストでのコミュニケーションを以前よりも頻繁に行うようになりました。

フリーランスの仕事は、慣れていた会社での業務とは違い、最初は分からないことだらけ。
しかし、何でも質問するのではなく、想像力を働かせながら自分なりの「提案」や「選択肢」をメールに含めるよう意識し続けています。

すると、複数のクライアントさんからこのような評価をいただくことができました。

「Emilyさんのメールには無駄がなくて、気持ちが良いです」
「いつも的確な提案をいただけて、とても助かっています」

クライアントさんと物理的な距離がある分、テキストでのコミュニケーション能力が会社員時代よりもさらに重要視されているように感じます。
秘書として当たり前に行っていた習慣が、クライアントさんとの信頼関係にも直結していることを実感しました!

※メール術については、以下の記事でも詳しくご紹介しています!
最短ラリーで完結!秘書から忙しい上司へのメール術

タスク管理能力

秘書の仕事は、マルチタスクとなることが多いですよね。
私は日々多忙だった会社員時代に、以下のことを心がけていました。

  • 仕事の全体像や進捗状況を把握しやすくするため、タスクを細分化して管理する
  • 逆算思考を用いて、締め切り日前にタスクが完了するようスケジューリングする
  • 来年同時期に発生しそうなタスクを一覧化しておき、自分から対応の提案ができるようにする

こう評価していただけました!

独立して1年が経った今、私は昨年度の経験を活かして自分からクライアントさんへ積極的に仕事の提案をするようにしています。
すると、クライアントさんから以下のお言葉をいただくことができました!

「もうそんな時期ですか!私も忘れていました!本当に助かります!」
「当社の社員よりも先回りの動きですよ(笑)感服です!」

会社員の評価制度が一般的に上司や会社による直接的な監督に基づくのに対し、フリーランスは自主性や具体的な成果を通じて評価される側面が強いです。

そのため、こうした仕事に対する積極的な姿勢や、それによる業務の円滑化は、クライアントさんからの信頼や評価につなげるためにも非常に重要であると感じます。

みなさんも、忙しい上司のスケジュール管理や日々のマルチタスク対応で、知らず知らずのうちに管理力が鍛えられているかと思います!

こうしたスキルは、複数のクライアントさんや案件を抱えるフリーランスの業務効率維持にも、クライアントさんの信頼獲得にも欠かせないものです!

※タスク管理術については、以下の記事でも詳しくご紹介しています!
秘書なら漏れなく、遅れなく!私のタスク管理術とオススメ手帳

報告・連絡・相談の習慣

 

新入社員が研修で真っ先に教わることの1つが「報連相」ではないでしょうか?

中でも私が会社員時代にこだわっていたのは「上司への事前報告」です。
というのも、当時の私の上司はとても几帳面で、小さな要素にも目を光らせ、すべてが計画どおりに進んでいることを確認したいと考えるタイプの方でした。

そのため、会食手配のご指示に対する返答1つとっても、詳細かつ正確にお答えすることを心がけていたんです。

△私の上司が好まない返答例

かしこまりました。改めて進捗をご報告します。

〇私の上司が好む返答例

かしこまりました。次のとおり進めるつもりですが、他にご要望がおありでしたらお知らせください。

  • 日程は再来週の平日を候補に、取引先の都合優先で調整する
  • お店は両社ともアクセスしやすい○○駅周辺にする
  • 予約時間は19時頃にする
  • 手土産は3,000円程度にする
  • 21時半頃にお店の前にタクシーを手配する

もともと上司の性格に合わせて始めたこの詳細報告ですが、実は自分自身にとっても仕事がしやすくなるメリットが。

もし計画が上司の意向と異なる場合、この時点で指摘がもらえるので、最速で軌道修正ができるんです。

また、上司から指摘がなく「そのまま進めて」とのお返事がもらえた場合も、途中で迷うことなくサクサクと対応を進めることができました。

こう評価していただけました!

前述のメリットを感じていたこともあり、すっかり詳細報告が習慣になっていた私。
独立後にクライアントさんから、こんな言葉をかけていただくことができました。

「Emilyさんは報連相が細やかで安心してお仕事をお任せできます」
「リモートなのに、仕事のコミュニケーションが取りやすいです」

会社員として培った基本的なビジネススキルも、そのクオリティを高めることで周囲と差をつける「自分の武器」になると気付けた出来事でした!

基本的な「秘書力」こそ、私たちの強み!

今回は、会社員からフリーランスへと転身した私の経験をもとに「会社員時代の経験やスキルの活かし方」についてお伝えしました!

「自分には特別な経験やスキルがないから」と自信が持てない秘書さんは、今一度、秘書として磨いてきたスキルの本質を見つめ直してみてください!
どんな職場でも通用する、普遍的な実力が身に付いていることに気付けるのではないでしょうか?

これまでの経験を信じ、自信を持ってご自分のスキルをアピールしてみてくださいね。
みなさんの新たなキャリアへの1歩を、心より応援しております!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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