こんにちは！

普段秘書として、様々な問題に立ち向かわなければならない場面が多くあるのではないでしょうか？
その一つに、上司の要望に対し、多方面からの協力が不可欠で、立ちはだかる他部署の秘書を説得するなんてことは日常的に起こりうることですよね。

そんな時のために、セミナーやトレーニングに参加して様々な手法を業務に取り入れてみることをオススメします。

今回は、私が受けて秘書業務に役に立っていると感じた社内のトレーニングをご紹介しますね！

秘書にトレーニングやセミナーは必要？？

私はチャンスがあれば、いろいろなセミナーやトレーニングに進んで参加するようにしています。
世の中、膨大な種類のセミナーやトレーニングが開催されていると思いますが、毎日終わりのない仕事に追われる秘書としては、どれを受講すべきか探している時間すらもったいないと思ってしまいますよね。

新人の頃はしっかり研修などが準備されている企業も多いかと思いますが、研修が終われば、あとは自分の力でなんとかするしかないというプレッシャーを感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか？
秘書としてのマナーや気配りに関するセミナーを受講するのも時にはいいかもしれませんが、一歩踏み出して、現場で必要となる実践的な知識を身につけられる講義も受けてみませんか。思わぬ発見につながり日々の業務に活用できるかもしれません。

時々イントラネットで人事部が企画・開催しているセミナーやトレーニングのお知らせがアップされていませんか？内容をよく吟味して秘書業務に活用できそうな議題があったら、積極的に参加しましょう！

秘書の私がトレーニングを受けようと思った理由

ある時期、私には上司からのミッションを完了させるために、他部署を巻き込み協力を得なければならないということが頻発していました。頭を下げて協力していただくのも、もちろん一つの方法ではありますが、「めんどくさいな。しょうがないな」と思われてしまうこともしばしば。

そんなことを繰り返しながら、もっと効果的に周りを巻き込めないかと考えていたある時、私は考えを変えることにしたんです。

上司からのミッションに対して関わる方々を心の中で「チーム」とする。そして私は「チームのリーダー」。チームメンバーには気持ちよくミッションを完了してほしいという立ち位置で考えてみるようにしました。

しかし、今までサポートする側の経験しかない私に「ではリーダーってどうすればいいの？」という疑問が湧いてきました。そんな時にイントラネットで見つけ、受講した社内トレーニングをご紹介します。

秘書の私が受講したトレーニングをご紹介！

トレーニングのタイトルは

Foundation of Leadership　(リーダーシップの基礎)

つまり新米リーダーが受けるトレーニングで、なんと4日間という長いトレーニングでした。

秘書としては全く関係のないように思えましたが、このコースを修了すると「効果的なコミュニケーション能力が身に付き、ポジティブな影響力などを活用し、戦略的にチームをマネジメントすることができるようになる」と記載されていたんです。何となく実践に使えそうな感じがしました。

実際に受講してみて、日々の業務に役に立つと感じた議題と、そこで学んだ内容をどのように活用したか、4つご紹介します。

議題① リーダーとして自分はどんなタイプかを知る

この議題では、自分がどのようなタイプのリーダーであるかを知ることができました。革新的、戦略的など、様々なタイプが挙げられましたが、私の場合は「結果主義」に分類されるようでした。
このタイプの良い点としては、結果までの優先付けが上手い、プロセスに他者を巻き込むことに優れているなどがあるそうです。
逆に悪い点としては目標達成の必要性を伝えることが不得手、結論を急ぎすぎることがあるとのこと。つまり「せっかち」という自分自身の特徴がわかりました。

この結果から、実際の業務では上司の要望に対して協力を得る方々へ、まず「なぜ必要なのか」を伝えるようにしたり、優先順位と締め切りをはっきりと提示し、相手が自分のリズムで取り組んでいただけるようにアプローチするようになりました。

議題② パーソナルバリュー(個人の価値観)を知る

「自分自身の価値観を知ることで、違った価値観を持つ人々とより効果的にやり取りをすることができる」という内容を学びました。
また、「価値観は経験と環境から作られていくもの」とも教えていただきました。これを知ったことで、価値観の違う方々からも、良い影響をどんどん吸収して、自分の価値観を上げていこう！と思えるようになりました。

トレーニング終了直後から、異なる価値観の方々とも関わりを深めていけるよう努力を続けています。「この人は価値観が違うから」と諦めてしまうことはなくなり、自分の価値観との違いを見極めてそれを受け入れられるようになりました。

議題➂ リーダーとしての効果的なコミュニケーションを学ぶ

「発言→傾聴→質問→傾聴→発言→傾聴→質問」を繰り返しながら結論に導くという方法も学んだことの1つです。会話の間にある「傾聴」の方法にも色々な手法があり、例えば「あなたを理解していますよ」というメッセージを暗に伝えたければ、うなずくことが効果的だそうですよ。さらに、メモを取ることも「あなたから重要な発言を頂きました！」と暗に相手に伝えることができるそうです。

確かに、自分が話しをしている時にうなずいてくれたり、内容をメモしてくれたら安心感がありますよね。目標に向かって議論をしなければならない時にはとても役に立つ手法だと思いました。

議論④ コンフリクト(意見の食い違い・対立)の解決法を学ぶ

最後に、「コンフリクトを認識し理解すること」、そして「良いコンフリクトと悪いコンフリクトがある」という点を学びました。
たしかに私の業務でも、意見の食い違いや対立は日々起こり得ることでしたので、このトレーニングを受講してからは反対意見が出てきた際に、「もっと良くしようという思いからの建設的な意見なのか否か」を見極めるクセがつきました。

その結果、「意見が対立しても、違ったアプローチとして受け入れて学ぶ」ことが出来るようになりました。また、相違点でなく共通点を見つけようとする姿勢を示すことで、相手からも理解し合おうとしてもらえるようにもなった気がします。

上司にも褒められる、こんな秘書に成長できました！

上記のような学んだポイントを通し、発見を逃さないように演習を重ね、日常の実践に向けての準備をしました。そして、職場に戻ってから少しずつ業務に取り入れてみたんです。
何よりうれしかったのは、上司が私の変化に気づいてくれたこと！

トレーニング後に上司からのミッションを受け、トレーニングで学んだ手法を実践しながら、多くの方の協力を得て完了。上司へプロセスと共に結果報告をした時、ミッションが完了するまでの協力者の役割、誰がどのように貢献してくれたか、どんな問題が起きてどんな風に解決したのかなどの説明が明確で分かりやすいとおっしゃっていただきました。

いかがでしたか？「マナー講座」など秘書としての直接的なセミナーも大切ですが、内容をよく吟味することで、業務で困っていることにとても役に立つセミナーやトレーニングがあることを知っていただけるとうれしいです。

業務効率アップ繋がるといいですね。必要なトレーニングなら上司も気持ちよく承認してくれるはずです。受講後には、上司に一目置かれる存在になりましょう！

秘書の皆さん。今日もお疲れ様です！

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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