秘書必見!新しい上司を担当することになったら、まずコレ!

こんにちは!mimiです。

桜の開花も進み、春めいてくるこの時期は異動と出会いの季節ですね。
新しい職場へ異動して担当上司が変わる秘書さん、また初めて秘書としての業務につかれる方もいらっしゃると思います。

新しい環境や業務の進め方に初めは戸惑うことばかりで、体も心もクタクタ、なんて人も多いはず。
そこで今回は、新しい環境で頑張ろうとする秘書の皆さんに、「新しい上司に出会ったら、まず確認しておきたいこと」をまとめてみました。
最初に聞いてしまえば後がラクになりますよ!最初が肝心!がんばっていきましょう。

新しい季節!パニックにならないために

新役職に就かれた役員の方達は、ただでさえ社内外への挨拶や年度始めの関連行事などでとってもお忙しいものです。
前任の秘書さんがいる場合はその方からしっかりと上司の情報を引き継げば良いのですが、今まで秘書がついていなかった方や、前任の秘書さんも異動先での引継ぎでこちら側への引継ぎが後回しになってしまっている場合などは、自分で上司に直接確認しなければいけないケースもありますよね。

「こんな些末なことのためにお時間を取っていただくのも申し訳ない」と遠慮してしまったり、聞きたいことはいっぱいあるのに、タイミングを逃してしまったとします。
そんなことを考えているうちに急な出張が入り、早急にチケットを取らなければならないにも関わらず、必要な情報がない!なんてことにならないように、早い段階で必要な情報をゲットしてしまうことがオススメ

新任上司と出会ったら、まずはこれをヒアリング!

新任の上司へのご挨拶が済んだら、まず以下の情報を前任の秘書さん、もしくはご本人にヒアリングしておきましょう。
私の場合は担当した上司が関連会社から異動して来られた方だったため、前任の秘書がおらず、すべてご本人に確認しました。

今後業務を円滑に進めていくため、そして信頼関係を築いていくため、とても大切なことですのでしっかり確認しておきましょう。

手帳やデスクに貼ってご利用いただける、印刷用のヒアリングリストも作ってみました!
詳しくはこちらから。

出張関連の情報(国内・海外)

①飛行機はスターアライアンス派か、ワンワールド派か

ANAのマイレージカードをお持ちだからとか、JALはこういうサービスがあるから、などが理由の場合もありますが、「旧◯◯銀行出身者たる者、航空会社はココでなければ!」と頑ななこだわりをお持ちの方もいらっしゃるんですよね。
そんな方の場合、お席が混んでいてちょうどよい時間帯の座席の確保が難しい場合に、時間をずらしてでも航空会社優先!ということもあるので、そういうご希望の「度合い」も汲み取れると良いかと思います。

②座席希望(新幹線・飛行機)/禁煙・喫煙

新幹線の場合は窓側でも、飛行機は通路側希望などというケースもありますので、必ず両方確認しておきましょう。
新幹線の場合は、コンセントが窓側座席にのみ設置されているからとか、東海道新幹線の場合、富士山が見えるから(下りの場合E席になります)とか、愛煙家の場合は「喫煙ルームの近く」というリクエストがあったりします。
「どうして窓側?」という理由も一緒に確認できると良いかもしれないですね。

(出張関連の話題とは異なりますが、愛煙家の上司を受け持つ場合、スケジュールに「モクモクタイム(おタバコタイム)」を設定する必要が出てきますのでご参考までに。)

また、ビジネスクラス、グリーン車等利用クラスに関しても、社内規定を含め確認しておくことが不可欠です。

③マイレージ番号・パスポート番号・ESTAの有無

旅行会社を通してチケットを手配する際など、パスポートの写しの提出を求められるケースもありますので、必ずコピーを頂いてPDFファイルなどにして保存しておきましょう。
(個人情報となりますので、ファイルにパスワードをかけるのを忘れずに!)
パスポートやESTAは有効期限にも注意が必要です。

④宿泊先のお好み

ホテルに関しても、大阪だったらここに決めている、などお気に入りの宿があったり、とにかく駅に近いところがよい、という方もいらっしゃいます。
こちらも社内規程にもよりますが、朝食をつけるかどうかも確認しておけるとスマートです。

日々の業務に関わることも最初に確認!

スケジュール関連

スケジュール管理に関しては、秘書が一番頭を悩ませるポイントです。
担当する上司によってやり方は千差万別なので、手探りで進めていく部分が大きいのですが、「社内会議は勝手に入れてよい」、「来客は基本的に確認してからお会いになるか決める」など、大まかなポイントだけは押さえておきましょう。

会食が多い上司の場合は休肝日(夜のご予定は基本NGの日)、デスクワークの為スケジュールを入れない方がよい時間帯、などはしっかり確認しましょう。

また秘書との翌日のご予定の確認や、ご報告などの為ブリーフィングの時間を設定しておくとよいでしょう。
私の場合は金曜日の夕方に翌週一週間の大まかな予定表をお渡ししてご説明し、細かい変更点や追加のご報告は毎朝短時間で行なっていました。

プライベート情報

生年月日、ご住所、社用及びプライベート用で連絡がつく電話番号とメールアドレスも念のため控えておきましょう。
世間話としてご家族構成も把握しておくと、今後お子さんの話などをお聞きした時に、とても嬉しそうにお話くださったりしますし、上司が急にお休みすることになったり、出社を遅らせることになった、などという時に話がスムーズです。

また、ゴルフ接待が多い業界の場合はゴルフをなさるかどうかも確認しておきましょう。
ゴルフがお上手な方や、お好きな方の場合は週末に頻繁にゴルフ懇親会のご予定が入ったりします。

ちなみに私の担当上司のお一人はゴルフが苦手なようで、「腰の調子が悪いから、ということでしばらくはお断りしてほしい。その間に練習しなくちゃなぁ…」とため息をつかれていました。

 

個人情報は保管方法にも注意して!


①クレジットカード

前任の秘書さんがいれば、その方から渡されるかと思いますが、企業によってはコーポレートカードをお持ちになっている役員もいらっしゃると思います。
費用精算処理の際などに必要となることがあるので、写しを取って番号を控えておきましょう。
コーポレートカードを導入していない企業の場合は、海外ホテルの予約時などにクレジットカードの番号の提示を求められたりすることもありますので、ご本人が差し支えないようであれば、立替精算用のカードの写しを取らせていただきましょう。

②共有するシステムのID/パスワード

私が勤務していた企業では名刺管理のシステムを導入しており、上司から名刺をお預かりして秘書がシステムに登録していました。
他にも秘書が代理登録を行なっているものや、共有パスワードがある場合は、最初にID/パスワード、どこまで秘書が対応するのか等を確認しておきましょう。

備えあれば憂いなし!上司の信頼を得られるよう頑張っていきましょう!

もちろん社内の規定や上司の仕事の進め方によって、必要な情報は変わってくるかと思いますが、以上が私が初めに上司に確認したことになります。
これらの中には個人情報やセンシティブ情報も多く含まれます。
紙の情報は机上に放置したりせず必ず施錠管理する、ファイルはパスワード管理を徹底する、など情報管理にはくれぐれも気をつけましょう。

何かと慌ただしい年度はじめ、慣れるまで毎日気疲れしてしまいますよね。
でもそれ以上に担当している役員の方も新しい環境の中、より大きな責任を前に神経を張り詰めているかもしれません。
ついつい目の前の自分の業務に手一杯になってしまいがちですが、秘書の仕事は何よりも上司が第一!
ここはにっこり笑顔で上司の緊張を解いてあげましょう!
あなたのその笑顔が、上司との信頼関係を一日も早く築いていくことになるのです。

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

新しい上司へのヒアリングリストも!秘書さんのお役立ち素材集

新しい上司を担当するときにご活用いただけるToDoリストを作ってみました。
他にも「電話で使える英語フレーズ集」や「上司が出張するときの確認項目」など、秘書業務で「あって良かった!」と思っていただけるような素材が盛りだくさんです。

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mimi

金融、不動産業界にて秘書として勤務してきました。趣味は旅行と寝ること食べること!

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