ライバル?戦友?秘書同士のコミュニケーション円滑術!

こんにちは、mimiです!

職場において、最も大切なものの一つが人間関係ではないでしょうか。上司との相性はもちろんですが、秘書さん同士のコミュニケーションが円滑でないと、とっても仕事がやりづらくなってしまいますよね。それでも何人か秘書さんがいれば、どうしても苦手だな、と感じる方がいても不思議ではありません。

今回は、私の体験から、秘書さん同士上手にお付き合いしていくためにはどんな風に接したら良いのか、失礼ながらタイプ別にお話しさせていただきます。
ご自身の会社に他に秘書がいないという方も、「こんな人がいるんだな」という気持ちでお読みいただければと思います。

秘書同士のコミュニケーションってどんな感じ?

私が在籍していた会社では、社長以下それぞれ役員に対して一人ずつ秘書がついていました。私が担当していた上司はその中でも役員としては一番新しく、当然私も一番キャリアが浅く、年齢も下でしたので、周りは先輩秘書さんだらけで初めはとても緊張しました。

上司である担当役員から、社長・副社長に時間を頂いたり、会食に出席していただいたりと、こちらからお願いすることが多い立場だったため、その秘書さん達に対しても、気を遣わなければならない立場でした。
その中で、私なりにそれぞれの秘書さん達と、どうやって付き合っていったらお互い気持ち良くお付き合いができるのか考えました。

これから私が出会った先輩秘書さん達をご紹介します。

上司も頭が上がらない?「お母さんタイプ」

40代のAさんは、サバサバした性格でとても真面目に業務に取り組んでいる方でした。分からないことは前例を調べたり、関係者からヒアリングするなどして、秘書さんの間でも情報共有してくださるなど、とても頼もしい秘書さんです。

その方の上司はとても自由奔放な方で、5分でも時間が空くとふらっと姿を消してしまう、ということもよくあるほか、好きな野球チームの試合がある日は、夕方の予定は入れない、飲み会の翌日は朝のミーティングはNGなど、見ていても大変そうでした。
それでも「まったくもう!」と言いながら、社内で上司を探しているAさんはなんだかお母さんのよう。上司の方も、Aさんに見つかると照れくさそうにAさんに連れられて歩いていました。

ただ、Aさんは上司を守ろうという責任感のためか、周りからもちょっぴり恐れられる存在でした。私もお願いがあって話しかけると、「後にして!」と突っぱねられてしまうことも度々…。
でも毎回それでは、こちらの業務も滞ってしまいます。そこで、私はこんな風に対処するようにしました。

初めに緊急度が高い案件だということを伝える

急ぎ対応してほしい件の場合、初めに「社長からのご指示で、今日の午前中に対応するよう言われたのですが」など、「誰の指示でいつまでに対応しなければならないのか」を伝えました。
本題の前に緊急度を伝えることで、Aさんもこれは後回しにできない、ということを分かってくれました。急ぎではないことは、メールで質問したり、直接話したいことは後で時間をいただきたい旨をメールでお伝えしてから席に伺うようにしていました。

尊敬しているということを伝える

細かなケアが必要な上司を担当しているAさんは、端から見ていても大変そう。きっと人知れぬ気苦労もさぞ多いこと…とは思っていましたが、「きっとAさんじゃないと○○さんの秘書は務まりませんね」と伝えたところ、「実はね、大変なのよー」と少しずつ打ち解けてお話ししてくださるようになりました。
秘書の苦労は、秘書同士にしか分からないのかもしれません。

私、定時で帰ります!?「寡黙な職人タイプ」


30代のKさんは、テキパキと正確に仕事をこなし、効率よく業務を進める信頼厚い秘書さんです。
笑顔が多いタイプではありませんが、注文が多く何かと細かいオーダーをするアグレッシブな上司の影となり、黙々と仕事をこなすKさんはまさに職人。こちらからも何かとお願いをする機会が多かったのですが、いつも「なんとかします」と対処してくださっていました。

Kさんの上司はほぼ毎日会食で夕方には出てしまうため、Kさんは基本的にご自身の業務が終わるとすぐに帰宅される方でした。そのため私の上司から、翌朝のミーティングについて業後に指示を受けてもKさんは退社後だったり…そこで、私はこんな風に対処しました。

(可能な範囲で)事情を説明、相談する

Kさんと私の席はかなり離れたところにあったため、お互い上司の緊張感や空気感が伝わりづらいところにありました。

いつもは事務的に用件を伝えるだけでしたが、「(私の上司が)かなり気にしている」などとKさんにできるだけこちらの事情や雰囲気も伝え、今困っていることを素直に相談することにしました。(もちろん案件の都合上伝えられないこともありますが…)
するとKさんは何か発生しそうな時には「○○さん(Kさんの担当上司)は今日は○時に出ちゃうけど何かある?」と声をかけてくださることも。
込み入った事情で会議の予定が二転三転してしまった時も、私がお詫びすると「いろいろ大変ですね♡」とクールなKさんから♡付きのメールをいただき、とても嬉しかったです。

秘書ヒエラルキー?「女王様タイプ」

40代のTさんは、長年社長に付いている秘書さんで、仕事柄社内の事情や各部の役職者の皆さんのこともよく知っている方です。

社長とはピッタリ息の合ったサポートぶりで、社内のみならず、他社との調整を数多くこなす経験豊富な秘書さんです。しかし、いつからかかなりの権力を持つようになり、気に入らない社員からの依頼は突き返したり、後回しにしてしまうところがあるという噂は聞いていました。

どうしても私の上司である担当役員から社長にお願いする機会が圧倒的に多く、当然キャリアも年齢も下の私からのお願いを、Tさんにすんなり聞いてもらえることはなかなかありませんでした。緊急性が高いことや、特別な事情があるなど説明を交えてお願いするものの、まったく聞く耳を持ってもらえず、Tさんへの対応にはかなり頭を悩ませました。そしてTさんへはこんな態度で臨みました。

秘書の立場に上下はない、毅然と接する!

確かに担当している役員同士の間には、上下関係が存在します。だからといって、社長秘書が偉くて役員秘書は下、ということはないのではないでしょうか。

Tさんはいつも各方面からお願いされることに慣れてしまい、「頼みを聞いてあげている」というスタンスになっているように思えました。いつしか社長と同じ目線で、人に接するようになっていたのかもしれません。社長が多忙なのは承知の上で、会社の利益のために、こちらも大事なお願いをしているのです。もちろんTさんのキャリアや経験には敬意を払いますが、下手に出過ぎる必要はないと判断しました。

その場はなんとか解決したものの、Tさんとの関わり方はずっと悩みのタネでした。

秘書同士、協力し合おう!


私が出会った先輩秘書さんとのコミュニケーションの取り方をご紹介してきましたが、いかがでしたか?
いろいろなタイプの方がいましたが、どの秘書さんも何より「上司のため」という責任感の強い方ばかりでした。

そして秘書という仕事において、その進め方やスタンスは千差万別だということも感じました。
例えば「業務の依頼は電話やメールでは失礼、直接話すべき!」という方もいれば、「話しかけて相手に時間をとらせる方が失礼。メールで十分!」という方もいました。
また「上司が帰るまでは絶対に帰らない」方もいましたし、「お声がけして何もないようであれば先に帰る」という方もいました。

何が正解ということはなく、それぞれのやり方を汲み取って、相手のやり方を尊重することが大切なのではないでしょうか。上司にだけでなく、秘書さん同士でもこんなに気を遣うなんて…と感じるかもしれませんが、責任感の強い秘書さんですから、日頃からのコミュニケーション次第で、頼もしい味方になってくれるに違いありません!

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

mimi

金融、不動産業界にて秘書として勤務してきました。趣味は旅行と寝ること食べること!

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