新人秘書さん必見!失敗から学ぶスケジュール調整のコツ!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

新年度が始まったかと思えば、あっという間に新緑の季節になりましたね。
春から秘書としてのキャリアをスタートされた新人秘書さんたちも、任される業務が少しずつ増えてきた頃ではないでしょうか?

なかでも「スケジュール調整」は秘書業務の基本でありながら、同時に新人秘書さんが苦労しがちな課題の1つかと思います!

そこで今回は、私の過去の失敗をもとに「新人秘書さんが直面しやすいスケジュール調整の落とし穴」についてお伝えします!
少しでも不安を和らげ、自信をもって業務に臨めるようにするためのヒントにしていただければ幸いです!

「いつでも上司優先」の先入観で調整が難航!?

私がまだ新人秘書だった頃の失敗談です。
私の上司は創業者である会長で、会社のトップに立つ存在でした。

そのため、私はスケジュール調整において「常に上司の予定を最優先にするべき」と考えていたんです。
しかし、私はこの先入観によって、ある重要な会議の設定で思わぬ落とし穴にはまることに……!

その頃、ターゲットとなる市場環境に大きな変化があり、従来の営業戦略の見直しが必要な状況にありました。

そこで、会長が直接営業方針に関与するために、営業部長や営業職員を多数集めた営業戦略会議を開催することになったんです。
開催準備を任された私は、いつものように上司の予定を優先して開催日を決定。

緊急開催だったこともあり、急いで会議室を押さえ、参加対象者に召集メールを配信しました。

しかし、対象者の多くから相次いで「参加できない」との返答が……!
理由を尋ねると、取引先や顧客とのアポイントが入ってしまっていて、その予定を簡単には変更できないとのこと。

結果、会議の予定を立て直さざるを得なくなりました……。

失敗の背景にあったのは……

実は、それまで私が調整を担当してきたのは、役員が参加する経営会議ばかりでした。
本社に常駐する役員は予定の融通が利きやすいので、会長からの要請があれば指定の日時に合わせて調整してくださることが一般的だったんです。

この流れに慣れてしまっていた私は、外回りの多い営業職員を対象とした今回の会議においても同様の方法でスケジュール調整を行い、上記の失敗を招いてしまいました。

この経験から学んだこと

私はこの経験から、スケジュール調整において役職のみで優先順位を判断するべきではないことを学びました。
上記のケースであれば、外回りの多い営業職員の予定を先に確認したほうがスムーズに調整できたと思っています。

みなさんも役職の先入観にとらわれず、参加者それぞれの状況を総合的に考慮することを心がけると、より効率的なスケジュール調整が可能になるかと思います!

数字の聞き間違いには注意が必要!

こちらも私がまだ新米秘書だった頃の話です。
上司から、懇意にしている経営者の方と日程調整をするよう指示がありました。

私は先方の秘書さんにお電話をし、調整のご相談をしました。
初めてお話ししたその秘書さんは明らかに私よりも経験豊富!

焦った私は舞い上がってしまい、「14時」と言われたのを「4時」だと勘違いしてしまったのです。
念のためと思って確認のメールをしたところ、時間の誤りをご指摘いただき事なきを得ましたが、数字の聞き間違いの怖さを痛感した出来事でした。

「7時」と「1時」も聞き取りにくいですよね。
それからというもの、時間は24時間制で話すように気を付けています。

「午後2時」などと「午前」「午後」を付けてお伝えすることもミスの防止に繋がりますね。

上司の貴重な時間を無駄にしないためにも、念には念を入れて、確認をしっかりすることをオススメします!

「駅から徒歩5分」の罠にハマって……!

次にご紹介するのは「移動時間の見積もり」にまつわる私の失敗談です。

ある日、社内の懇親会に上司と一緒に参加することになりました。
初めての会場でしたが、調べてみると「都内の地下鉄駅の出口から徒歩5分」のレストランで、地図を見る限り道順も複雑ではなさそうでした。

その日の午前中は上司の予定が立て込んでいたこと、また私が同行してご案内できることもあり、会食の時間ピッタリにお店に着くようスケジュールを組みました。

ところが、思わぬ誤算が!

予定通りの電車に乗ることができ、安心しきっていた私。

しかし、お店の最寄り駅に着いてみてビックリ!
出口までの地下通路が延々と続いていて、なかなか地上に出ることができなかったのです!

結局、出口に出るだけで5分かかってしまい、会食に遅刻してしまいました……。

幸い、このときは社内の懇親会だったので大ごとにはなりませんでしたが、もし大切な取引先との会食や商談だったらと思うと、背筋が凍りますよね……!

この経験は、移動時間の見積もりの重要性を痛感する貴重な教訓となりました。

この経験から学んだこと

とくに都市部の駅は構内が広く、出口まで移動するだけで数分かかってしまう場合もあります。
また、慣れない土地では道に迷ってしまう可能性もありますよね。

こうしたリスクを踏まえて、移動時間の見積もりには常に余裕をもたせておくことをオススメします!

また、とくに重要な予定の場合は、出口までの距離や通路の臨時封鎖の有無などを駅のインフォメーションに事前に問い合わせておくと、より安心できると思いますよ!

自信をもって日々の業務に取り組めるように

今回は、私の過去の失敗をもとに「新人秘書さんが直面しやすいスケジュール調整の落とし穴」についてお伝えしました!
参考になるエピソードはございましたでしょうか?

失敗は誰にでも起こり得るものですが、それを乗り越えることで、より優れた秘書に成長することができます。
過度に失敗を恐れず、何事にも積極的に挑戦しながら、成長のための1歩を踏み出してみてくださいね。

新人秘書のみなさんが、より自信をもって日々の業務に臨めるよう応援しています!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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