秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

社歴を重ねていくと、社内のプロジェクトやイベントでリーダーを任されることも増えてくるかと思います。

突然リーダー役に任命されると戸惑ってしまうかもしれませんが、プロジェクトマネジメントは大きな成長とやりがいを実感できる貴重な機会です！

社内での評価をアップさせるためにも、リーダーとしてプロジェクトの成功とチームの成長を実現させられたら良いですよね。

そこで今回は、秘書さんがリーダーになる際に押さえておきたい「プロジェクトマネジメント成功の秘訣」についてお伝えしたいと思います！
ぜひ参考にしてみてくださいね。

リーダーの役割って？

リーダーにとって重要な役割は大きく2つ！
「プロジェクト成功」と「メンバー育成」が挙げられるかと思います。

サポーターとしての役割を担うことの多い秘書ですが、リーダーとしてはメンバーの力を引き出し、自分が先頭に立ってプロジェクトを成功に導くことが求められます。

プロジェクトの目的は「売上アップ」「顧客満足度の向上」「認知度の拡大」など、さまざまです。

いずれの場合も、具体的な成果目標を設定し、チームメンバー全員と共有することが大切です！
それによりチームの方向性が明確になり、各メンバーが何に注力すべきかを理解することができます！

気負わなくて大丈夫！チームメンバーを上手に頼って！

リーダーと聞くと、なんだか気負ってしまいますよね。
でも、大丈夫！リーダーだからと言って、自分が誰よりも優秀である必要はないかと思います。

私も、はじめてプロジェクトでリーダーを任された際には「自分がチームで1番優秀でなければ！」と考えていました。
そのため、無理をしてでもすべてを完璧にこなそうとしていたんです。

ある日、プロジェクトの中で技術的な課題が発生し、私はそれを解決するために自分で問題に取り組みました。
しかし、時間がかかるばかりで解決の糸口が見つかりませんでした。

そのあいだに他のタスクが滞り、チーム全体の進捗がどんどん遅れてしまいました。

しかし、意外なことが判明！

後になって、実はその分野に詳しいメンバーがいたことがわかったんです。
メンバーに早めに相談していれば、問題はすぐに解決していたことに気付きました。

私はこの経験を通じて、リーダーがすべてに精通している必要はなく、むしろチームメンバーの専門知識やスキルを上手に活用することが大切だと学びました。

先にもお伝えしたとおり、リーダーの役割は、チーム全体の力を引き出し、目標に向けて導くことです！
メンバーの力を信頼し、任せることで、チームのパフォーマンスを最大化できるかと思います！

タスクは自分でこなさない！

もう1つ、私の失敗談をご紹介します。

以前、社内イベントのリーダーに任命され、プロジェクトを管理する立場になったときのことです。
私は「イベントを成功させたい」という気持ちが強く、プロジェクトの進行状況を細かくチェックしていました。

しかし、他のメンバーの進捗が遅れていることが判明……！
「自分でやった方が早い」と感じてしまった私は、メンバーのタスクを引き受け始めました。

結果的に、自分が抱える作業量が急増し、日々の業務とプロジェクト管理の両方で手一杯になってしまったんです。

そのせいで、他のメンバーに十分なフォローをする余裕もなくなり、チーム全体のコミュニケーションが不足してしまいました。

イベントは無事に完了したものの……

最終的には、イベントの準備は予定通りに完了しましたが、メンバーの成長機会を奪い、チームの士気も下げてしまったと反省しました。

この経験から「自分でやった方が早い」と感じるときこそ、メンバーに任せて育成することが大切だと学びました。

リーダーは自分ですべてのタスクをこなすのではなく、チームをサポートし、各メンバーが役割を果たせる環境を作ることが重要なのだと思います！

必ず次のTO DOを明確に

チームを上手に動かすためには、メンバー1人ひとりの行動を促し続けることが大切です！
そのために私が意識していたのは、メンバー全員に対して必ず「次のTO DO」を明確にしておくことでした。

「次に何をすべきか」が明確でないと、プロジェクトが停滞してしまいますよね。
そのため、ミーティングなどを行った場合も、必ず最後に次のTO DOを確認し、担当者と期限を具体的に設定するようにしていました。

こうしたミーティングの内容は議事録にまとめ、後からメンバー全員が確認できるように共有しておくのもオススメです！

プロジェクト終了後は、レポート作成

プロジェクトが終了したら、レポートを作成することをオススメします！
私はレポートに、以下の内容をまとめるようにしていました！

こうしたレポートを残して提出すれば、会社や上司への報告・アピールにもつながります。
また、次回のリーダーに引き継ぐ際にも活用できますよね。

私はレポートの作成までは求められない場合であっても、自分自身の振り返りを兼ねて必ずレポートを作成し、上司に提出するようにしていました！

これにより、上司から「的確な分析と振り返りが素晴らしい」と評価され、次のプロジェクトでもリーダーに任命されるきっかけとなりましたよ！

リーダー抜擢は、今後のキャリアにも役立つ機会！

今回は、秘書さんがリーダーになる際に押さえておきたい「プロジェクトマネジメント成功の秘訣」についてお伝えしました！

リーダーを経験することは、社内での評価アップにつながるだけでなく、自身の成長の機会にもなります！
はじめてのリーダー役に不安を感じるかもしれませんが、基本を押さえてメンバーを信頼しながら進めていけば、きっと良い成果が得られるはずです！

プロジェクトマネジメントの経験は、今後のキャリアにも大いに役立つかと思います！
だからこそ、ぜひ積極的にリーダーにチャレンジしてみてくださいね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ！働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています！

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