先輩秘書にインタビュー!「秘書のココロ」とは!?

こんにちは!LISAです!

みなさんは、ほかの会社の秘書さんとお話しする機会ってありますか?

秘書として働いていると、どうしても社内での作業で手一杯になり、なかなか外出するタイミングが見つかりにくいかと思います。

また、他社の秘書さんとメールや電話でやりとりをすることは多くても、実際にお顔を合わせることは少ないのではないでしょうか。

そんな中、社外の先輩秘書さんとランチをする珍しい機会をいただきました。

その時に私が感じた「秘書のココロ」についてお話しします!

秘書として意識しているポイントは?

私の知人で、他社の私にも聞こえてくるほど誰からも評判の良い秘書の先輩がいらっしゃいます。
その先輩は、「私は秘書に向いていない」とご自身ではおっしゃっているのですが、周囲からの信頼は絶大!

そんな先輩と先日ランチをしていた時のこと。

ふと、秘書としてどんなことを意識してお仕事されているのですか?と聞いてみると、こんな答えが!

「性格やスキルの面では自分は秘書に向いていないと思ったから、発想の転換をしたの!」
(後輩の私から見ると、向いていないなんてことは全くなく、もちろんスキルも完璧だと思うのですが…)

その先輩いわく、スキルが足りない分、日頃の過ごし方を意識するようにしてスキル面をカバーされていたとのことでした。

その意識ポイントとは…

①感情の浮き沈みなく、いつでも同じテンションで過ごすこと
②年齢、職種、人種、役職、性別など関係なく接すること
③人と話すときはキーボードから手を離して、相手の目を見ること

実はこれ、当たり前のように気をつけているつもりでも、実践するのは難しいことなんですよね。

普段の自分を省みて…

まず1つ目、「感情の浮き沈みなく、いつでも同じテンションで過ごすこと」。

人間ですから、体調が優れない時だってありますし、気持ちに余裕のない時もありますよね。
いつも一定のテンションを保つことは、なかなかハードルが高いことだと感じています。

でも、感情に波のある人には仕事は頼みにくいですし、プロとして仕事をする上で、一番気をつけないといけないことなのではないかと思います。

機嫌が悪そうな秘書が近くにいたら、上司ですら気を遣ってしまうかもしれません。

気持ちに余裕がないときには、まず深呼吸。そして気分転換。
「果たして今自分が追われている業務は、そこまで自分を追い詰めることなのか?」と、自分の気持ちを少し楽にさせてあげることもオススメです。

誰に対しても平等に対応!

2つ目、「年齢、職種、人種、役職、性別など関係なく接すること」。

これも当たり前のようで、気付かぬうちに差をつけてしまっていませんか?
年齢や役職など関係なく、全ての人に丁寧に接している姿は、言葉に出さなくても周りの人は見ているものです。

もちろん、上司や役員など目上の方々に対しては言葉遣いなどをさらに丁寧にするのは当たり前ですよね。

でも、役員には猫なで声なのに、若手社員には冷たい方…みなさんの周りにもいるのではないでしょうか。
特に、新入社員の頃は不安が多く、役員秘書に話しかけることさえ勇気が必要だったりします。
そんな時に差をつけることなく、丁寧に接してもらえるとほっとしますよね。

自分が右も左もわからない新人時代に受けた優しさは、時間が経っても忘れる事はありません。
その先輩が若手社員からも信頼されていたのは、そういった姿を見られていたからではないでしょうか。

そして、最後のポイント

3つ目、「人と話すときはキーボードから手を離して、相手の目を見ること」。

皆さんは、超多忙を極めている時や一瞬足りとも休む暇がない時、誰かに話しかけられたら、目の前のPCから目を離し、キーボードの手を止め、相手の顔を見て話すことができていますか?

私は、正直なところできていない時があります。
例えできている時でも、「お願い、話し掛けないで!今は無理ー!」という負のオーラをまき散らしているかもしれません。

でも、その先輩は必ず手を止め、相手の顔を見るようにされているのです。

自分が逆の立場になった時、般若のような顔をしながらキーボードを叩き続ける人には話しかけにくいですし、会話ができたとしても受け取る印象が良くないですよね。

そもそもPCと向き合いながら、「ついで」のように相手と話すことはとっても失礼

もし、どうしても「今は無理!」というときには、「このメールだけ送信してからでも良いですか?」「◯分後にお席にお伺いします!」などと、一言お伝えするとGOOD!

秘書のココロを学ぶためには…?

「この3つは当たり前に意識している!」と思っている方!
想像してみてください。
例えば上司に話しかけられたら、多くの人は上司の方に身体を向けるでしょう。

では、自分の部下や後輩に話しかけられたらどうですか?
5分後には提出しないといけない資料があるとき。
そんなときでも、「一定のテンションを保ち、役職に関係なく丁寧な態度で、目の前の仕事から離れて相手に身体を向けて対応」することができますか?

ひとつひとつは意識できていても、ピンチの局面において3つ全てを意識するのは難しいのではないでしょうか。

先輩とお話しながら、改めて秘書としての自分を見つめ直すきっかけとなった時間でした!

秘書の業務は、上司によって対応の仕方が変わったり、内容も様々です。

大企業かベンチャー企業なのか、日系企業か外資系か、など会社や業種によって同じ秘書でも「職種が違うのか?!」と感じるほどに業務も違いますよね。

でも、他社の秘書さんとの会話の中に、自分を成長させるヒントが見つかることもたくさんあります!

みなさんも、ぜひ秘書同士での交流をしてみてください!

秘書のみなさん、今日も一日お疲れ様でした!

 

LISA

一部上場企業、外資広告代理店、ベンチャー企業など様々な会社にて秘書として勤務。週末は茶道の師範として、お茶のお稽古をしています!

記事一覧

こちらの記事もオススメ!

  1. 秘書の腕が試される!?スケジュール管理に関する私の経験談!

  2. 秘書が選ぶ!もらってうれしい昇進祝いのプレゼント!

  3. 秘書ならスマートに対処したい!弔事の際の「香典袋・のし袋」のまとめ

  4. 秘書がこっそり公開!私のオススメ手土産リスト

  5. 秘書の強~い味方!会員制レストラン潜入ルポ≪前編≫

  6. 「私、秘書に向いている…?」そんな不安を感じた時の解消法!

  7. スケジュール管理はもう失敗しない!ミス予防策をご紹介!

  8. 関西の秘書が選ぶプレミアムな手土産5選!

  9. 秘書にとっても大事な「株主総会」って一体なに!?

コメント

  1. この記事へのコメントはありません。

  1. この記事へのトラックバックはありません。

メールマガジン

Hisholio(ヒショリオ)とは

はじめまして。「Hisholio」編集長の笹木ナオミです。
「Hisholio」は秘書のみなさんが「今知りたい!」という情報をお届けするWebメディアです。
秘書業務で必要な知識、今後のキャリアアップ、秘書としてのライフスタイルや悩みまで。秘書の経験を持つライターさんたちが実際 の経験を記事としてお届けしています。
秘書のみなさんが明るく、楽しく、前向きに仕事に取り組んでいけるようにお手伝いしていきます!
ダウンロードコンテンツ
ライター募集中
PAGE TOP