秘書たちよ!大志を抱け!

こんにちは!
みなさんはどんな秘書を目指して、そのためにどんなことを実践されていますか?
学ぶ気持ちやモチベーションを高く置いて、ほかの秘書とは違う「自分らしさ」を求めて日々がんばっていらっしゃるのではないかと思います。

私が秘書になりたて頃は、業務に追われる毎日で、目の前の仕事をこなすことで精一杯でした。
そんなある日、自分の振り返りと共に自分なりに「秘書」の種類を分類し、自分がどのタイプの秘書になりたいのか考えてみました。

まずは、その分類からご紹介しつつ、今回はさらに一歩先を行く秘書になるために私が実践している方法をご紹介していきます!

私なりに秘書を分類!

私の個人的な考えですが、秘書はこんな4つのタイプに分かれるように思います。

一匹狼系秘書
誰にも頼らず、自分のやり方でやり通す
ボスのパートナー的秘書
上司の右腕といわれる秘書
ビギナー秘書
秘書になり立てのようにマニュアルに頼る
フォロワー秘書
すべて上司の指示待ち

上記の4つのタイプから、私は「パートナー的に秘書」になりたいと考えました。
ボスの「パートナー」の秘書になるために必要だと思うことを自分なりに書き出し、愚直に実践に移しているのですが、そのうちの一つに「ビジネスを知る」ということがあります。

秘書として、ビジネスを知ることの大切さ

自分の会社の事業内容や、景気やビジネスの動向、競合他社の動き、業界全体の様子、などを理解して秘書業務に反映させるようにしています。
会社によっては、ビジネスの動きを知るために営業部や購買部など様々な部署から社長秘書をローテーションで選抜するというシステムを採用しているという話も耳にします。

そんなシステムでも分かるように、秘書は社長に一番近い存在。つまりビジネスの状況、流れ、将来に向けての方向性に関する情報を知ることができる場所にいる存在だと思うんです。
そんな立場を活かして、「社長の右腕」と呼ばれる秘書に近づきたいと思っています。壮大なことを言っているように感じるかもしれませんが、日々やっていることはとても地味なんですよ。

もちろん、自分のボスが社長ではなかったとしても、秘書が付いているような役員の方々には共通して言えることだと思いますのでご参考にしてください!

「上司からの指示待ち」ではもったいない!

「秘書は上司と相性が良ければすべて上手くいく」
よく聞くフレーズですよね。もちろんそれも大切なことだと思います。それに加えて秘書がビジネスを把握すると鬼に金棒だと思います。

今、自分が担当しているコピーやファイリング、資料作成など細かい業務にも意味があることが分かり、ビジネスが上手くいった時の達成感をより自分のこととして感じることができると思うんです。
どんな細かい業務も無駄なことは一つもありません。私はどんなに忙しくても翻弄されることなく、すべてがチャンスだと思って取り組むようにしています。
上司が教えてくれるまで待っていては、時間はどんどん過ぎていくだけ。

日々吸収できることは周りにあふれるほどあります。見逃す手はありませんよね。
自分でアンテナを立ててどん欲に情報収集していきましょう!

コピー中だって秘書はチャンスを逃がさない!


では、日々の秘書業務でどんな風にビジネスを把握し、秘書業務に反映させるの?という観点から、私が実施していること、実施してきたことをご紹介します。

まずは今、見聞きしている事項を、頭の中の引き出しに整理整頓をしていつでも取り出せるように準備をしておきます。

クライアントとの商談に向けて、大量にコピーを頼まれた場合。
大量のコピーって本当にイヤですよね。「あ~時間の無駄」とイライラしたり、コピー機のスイッチをポチっと押して、「今日のランチ何にしようかな~」なんてボーっと考えてませんか?
その資料こそ、宝の宝庫!今後の一歩先を見据えた会議設定や、アポイントに大いに役立ちますよ。

資料の枚数に関わらず、クライアント向けの資料は、大抵こんな流れで形成されています。

商談の目的→会社の強み→次のステップとタイミング

コピーを取っている時間に、すべてを理解しようとして読み込まなくてもOK。資料をペラペラめくってみると、この3つのポイントで目に留まるワードがいくつかあるはずです。

  1. 商談の目的: 自社の製品やサービスをどのようにクライアントに役立てもらうか、どんな方法で営業をかけているのかを読み取ります。
  2. 会社の強み: 競合他社と戦えるポイント。資料の作成を依頼された時に役立つかもしれません。
  3. 次のステップ: その資料が契約までのどの段階なのかがわかります。

次の動きに備えて会議が必要かもしれないなどのヒントが読み取れます
その他にも色々な気づきがあると思います。資料の内容を覚えようとしなくても、周りであった様々なことと結び付けることで、自分の知識となっていくのを感じます。

指示を待たずとも、的確なスケジューリングを!

秘書の腕の見せ所のひとつに、タイムリーなスケジューリングがあります。一歩先を読みながら、しかるべきタイミングにビシっと会議を設定したり、訪問のアポイントを確定したり。
「ちょうど頼もうと思ってたんだよ」とか「お!わかってるね~」などと上司から言われると本当にうれしくて、次へのモチベーションにもつながりますよね。

そんな言葉を頂くために、上述したコピー中に得た情報や、立ち話に潜む色々なヒントを頭の引き出しから取り出して活用します。
例えば、他部署の方に「今度〇〇会社に行くので、社長に一緒に来てほしいんですが…」と言われるとします。ただでさえお忙しい社長の時間を使うからには、一度の訪問でなるべくたくさんの案件をお話しいただき有意義な時間にしてもらいたいものです。
そのためには、以前訪問した際の内容を振り返り、社内の担当者に最近の動向を聞いたり、必要であれば、訪問前の準備として1~2度会議を設定します。

引き出しに詰まった様々な情報をあれこれ活用しましょう。そんな風に仕事を進めていくと、気づいた時には、ビジネスの流れが見えるようになってくるんです。

クライアントの秘書も味方に!


社外の方とのアポイントを設定するときに、メールだけでやり取りしていませんか?
ぜひやってみていただきたいのは、たまには電話で話してみること。私は相手の声を聴きながらのコミュニケーションを大切にしています。

例えばアポイントの確認を電話ですること「この後、最終の確認をメールで送らせて頂きます」と言うだけの電話でも相手の声のトーンで状況を思い浮かべることができるものです。
また、特に大切にしているのは、アポイント完了後に先方の秘書に対してお礼の電話をすることです。アポイントが実現できたのは、忙しいスケジュールを調整してくださった相手の秘書のおかげです。

そんな気持ちから続けていることなのですが、ある日、相手の秘書の方が自分の上司である社長に話してくださったようで、「うちの会社の印象がとても良くなり、契約の後押しとなったよ!」と上司からお褒めの言葉と共に聞いたことがあります。

本当に素晴らしい経験となりました。もちろんこれからも続けていこうと考えています。また、続けることで相手との距離が縮まり、世間話ができるようになったら先方のちょっとしたことが耳に入ってきたりします
話した内容を上司の耳に入れておくと、上司が訪問する際に場を和らげる話題にもなり得ますよね。

支社からの役員が出張!秘書としてどうする?

時々、海外やほかの支社から上層部が本社オフィスに来ることがあります。
通常は、上層部の秘書から〇月〇日から〇日間滞在する、などと連絡がきます。連絡がきたその瞬間からその方が帰るまで、さらに忙しくなってちょっとブルーな気分になりがちです。

私は上層部に自分の存在を知っていただくチャンスと考えます。スピード感を持って、有意義な訪問にしていただくために集中して取り組みます。
ある程度のスケジュールを決めてドラフトとして先方に送り、そこから先方の希望に差し替えるなどしてビジターの予定を確定するのですが、最初のドラフトが勝負だと考えています。

前回までの訪問内容を振り返り、進捗状況を報告する会議を設定し、今回上層部を使って決めたいビジネスがある場合はクライアントに同行していただけるような予定にします。
これも、コピーや立ち話、毎日のスケジュール管理から得た情報をふんだんに活用します。
最初のドラフトを送る際に、そのスケジュールにした理由も付け加えるとより効果的です。先方の秘書も上層部に説明しやすく、やりやすく感じてくれますのでオススメします。

うれしいことに、今では上層部がいつ行くべきか、来訪するタイミングを私に聞いてきてくださるようになりました。
もちろん引き出しをフル回転して、ちょうどいいタイミングを提案しています。

優秀な秘書がビジネスを加速させる!


お気づきでしょうか。
秘書の見聞きすること、面倒くさいと思える小さな仕事もすべてに繋がりがあります。そして、ビジネスを知ることでその繋がりがより有効性のあるものに変化するんです。

しかもいつもの業務の合間にできることばかり。そして秘書だからこそできる、上司さえも知り得ない情報もあるかもしれません。
「上司が何も教えてくれない」と言う前に、見聞きすることの捉え方をちょっと変えるだけで、仕事の質がぐっと向上するのを感じてみてください。

そして、「優秀な秘書がビジネスを加速させる」と世間をザワつかせるようになるまで、みんなでがんばりましょう!!

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!!

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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