最短ラリーで完結!忙しい上司へのメール術

秘書のみなさん、こんにちは!Emilyです。
めっきりと秋めいてきましたが、まだまだ先を見通しづらい日々が続いていますね。
ニューノーマル時代などと言われて久しいですが、みなさんは新しい生活、働き方にはもう慣れましたか?

秘書と上司の連絡手段として欠かせないメール。
在宅勤務やテレワークといった就業形態も一般的となりました。
そんな今だからこそ、これまで以上に活用頻度の増えたメールについて「もっと上手に使いこなしたい」と考えている秘書さんも多いのではないでしょうか。

そこで今日は、私自身の失敗談やそこから学んだメールのコツについてご紹介していきます。
メールでお悩みの秘書さんに、少しでもお役立ていただければ幸いです。

ビジネスメールの基本を理解していなかった新卒時代の私

私が新卒で入社した会社で配属されたのは、社長秘書室でした。
上司は、会議や来客がない日は出社をせずに自宅で仕事を済ませるタイプなので、秘書である私との連絡手段はメールがメインでした。

今ならわかるのですが、メールって実は、その人のビジネススキルを浮き彫りにするツールです。
1本のメールから、用件以外にも以下のような情報を読み取ることができます。

  • 文章力
  • 相手への配慮やコミュニケーション力
  • 正確性
  • 仕事の速さ
  • 問題解決思考と提案力

当時、大学を卒業したての私はこれを理解しておらず、学生時代の延長でメールを送っていたのがいけませんでした。
中でも私がよくしてしまっていたのが、「判断の丸投げ」です。

〜という連絡がありましたが、いかがいたしますか?

〜の件、どのようにお返事しましょうか?

これでは、上司がイチから「こう返事して」「このようにして」と指示を出さなければいけなくなってしまいますよね。
返信に手間のかかる私のメールは忙しい上司に後回しにされることが多くありました。

そして返信をもらうまでに時間がかかったり、そのまま忘れられたりして、仕事が滞ってしまうことも少なくありませんでした。

このままでは仕事が溜まる一方だと悩んだ私は、仕事のできる先輩たちのメールを読み返して「分かりやすいな」と感じるものをひたすら保存してみることに。
それらを参考に、初めは見よう見まねで、様々なパターンのメールを上司に送ってみました。

すると、上司から理想の返信がもらえるいくつかのパターンが見えてきました。

以下が、私が実際に試して成功したメール3パターンです。

解決策①YES/NOで答えられるメール

まずは、当時の私が送っていたイマイチなメールからご紹介します。

× イマイチな例

社長
お疲れさまです。秘書のEmilyです。
△△資料の事前確認のため、打ち合わせのお時間を頂戴したくご連絡を差し上げました。
明日はご都合いかがでしょうか

このメールを受け取った上司の行動を想像してみると、どうでしょう。
まずは明日のスケジュールを確認して、都合の良い時間を考えて、具体的な日時をメールに書き出して、やっと送信ボタンです。
とっても手間ですよね。

この解決策となったのが、以下のような「YES/NOで答えられるメール」です。

○ YES/NOで答えられるメール例

社長
お疲れさまです。秘書のEmilyです。
△△資料の事前確認のため、打ち合わせのお時間を頂戴したくご連絡を差し上げました。
明日、社長は15時から外出予定ですので、14時半はいかがでしょうか。
なお難しい場合は、代わりに部長にご確認いただいて進めるようにします。

これならどうでしょう。
上司が判断するために必要なスケジュール情報、具体的な日時の提案、そしてNOだった場合の代替案までメールに含まれていますよね。
そのため、上司は即座に「YES(=14時半でOK)」か「NO(=忙しいから部長と確認して)」か答えられます。

この方法で、上司からの返信は格段に早く、そして確実にもらえるようになりました。

解決策②A/B/Cの3択で答えられるメール

では、もう少し複雑な内容のメールの場合はどうでしょうか。
例えば、以下のようなケースです。まずは私のイマイチな例から。

× イマイチな例

社長
お疲れさまです。秘書のEmilyです。
△△社が明日の14時に面会をご希望ですが、役員会議の時間と重なっています。
調整が必要かと存じますが、どちらを優先いたしますか

この聞き方の場合、おそらく上司からは「では役員会議で」などと優先したい予定が返信されます。
すると、次の瞬間に頭に浮かぶのはこんな疑問ではないでしょうか。

  • △△社との面会は別日程で調整し直した方が良いのか?
  • 部長が代理で面会に出席する方が良いのか?

ここで再度、上司に「承知しました。では△△社との面会は……」などと質問を重ねるのはあまりスマートではありませんよね。
この解決策となったのが、以下のような「A/B/Cの3択で答えられるメール」です。

○ A/B/Cの3択で答えられるメール例

社長
お疲れさまです。秘書のEmilyです。
△△社が明日の14時に面会をご希望ですが、役員会議の時間と重なっています。
調整方法は以下のいずれがよろしいでしょうか
A:役員会議に出席し、△△社との面会は別日に設定する。
B:役員会議に出席し、△△社との面会は部長に代理で対応してもらう。
C:△△社との面会を優先し、役員会議は欠席する。

これなら、上司は「Bでよろしく」などと返信するだけで済みます。
一歩先の対応まで想定して選択肢を提示することで、メールのやりとりの数、いわゆるラリーを最短で終わらせることができるようになりました。

解決策③既読スルーで成り立つメール

長く同じ上司と働いていると、これまでの経験から「十中八九、この対応で問題ないだろう」と予想できる仕事もありますよね。
だからと言って、必要な確認や報告を勝手に省略するわけにもいきませんが、忙しい上司の手を煩わせるのも心苦しい。
そんな時に便利な解決策が、以下の「既読スルーで成り立つメール」でした。

○ 既読スルーで成り立つメール例

社長
お疲れさまです。秘書のEmilyです。
今月の定例報告を作成しましたので、データを添付いたします。
先月から大きな変化はございませんので、読み飛ばしていただいても結構です

明日の15時には会議資料として関係者に配布しますので、
修正が必要な場合のみ、明日の正午までにお知らせください。

このように、こちらから期日を設定して「返信がない限りはこのまま進めますね」という報告の仕方をすることで、上司の返信の負担を軽減することができました。
「ある程度のことは任せるよ」というタイプの上司と働く秘書さんにオススメの方法です。

番外編:用件はメールの2行目に

先述の解決策①②③のように、最短ラリーで完結するメールは、1通目にどれだけ具体的な提案・選択肢を含められるかがポイントです。
すると、文章量としてはどうしても多くなりがちですよね。

少しでも読みやすくするための工夫として私が心がけているのは、用件を2行目に入れることです。
「お疲れさまです。秘書の△△です。」といった挨拶の直後ですね。

〜に関するご報告です

〜についてのご相談です

このような一文を2行目に入れることで、読み手にこちらのメールの意図がはっきりと伝わるのでオススメです。
件名に入れる方は多いと思いますが、私は本文にも必ず入れるようにしています。

これは口頭での報告でも心がけることをオススメします!
まず、何の件について話すのかをお伝えしてから詳細に入ると、聞き手の安心感につながると思いますよ。

まとめ

以上が、私が心がけているメール術でした。

非接触が求められる昨今、メールはとても便利なツールです。
しかし相手の顔が見えない分、対面時以上に、配慮や工夫が必要になることもありますよね。

上司のタイプや仕事の特性、その時々の状況にあわせて送り方を変えるなど、メール1通にも秘書らしい気遣いを発揮してまいりましょう!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書などを経験。企業秘書ならではの働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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