今さら聞けない!?秘書に必要なビジネス用語をご紹介!

こんにちは!mimiです。

新しい会社に入社した、新しい部署に異動になった、新しい上司につくことになった、など新しい環境に行くと、色々と分からないことが出てくると思います。
分からないことを誰かに質問したいけど、頼みの先輩秘書さんも忙しそうで質問できる状況ではない…ということもあるかもしれませんよね。

そこで、今日は新しく秘書の任に就かれた方や、新人秘書さんの立場で「当たり前に使われているけど今さら聞けないビジネス用語」をご紹介したいと思います。
慣れない環境で不安だらけの秘書さんも、少しでも知識が増えれば自信に繋がるのではないでしょうか。

それでは、新人秘書Aさんになったつもりで読んでみてくださいね!

上司からさらっと言われた「NR」って!?

ある日、外出先の上司からショートメールが入りました。
「今日はNRだからよろしく。」
と一言だけ。「えっ?これって一体どういう意味?」Aさんの頭は真っ白に。「もしかしたら急ぎの要件なのかも…でも恥ずかしくて周りには聞きづらいし。」と、Aさんは自身のパソコンを開くと、画面を最小化してこっそりと意味を調べ、胸を撫で下ろしたのでした。

Aさんのように、言葉の意味が分からずに困惑したこと、みなさん一度はあるのではないでしょうか?

このように、知っている人にとってはごく当たり前に使っている言葉だとしても、初めて聞く人にとっては「今のは何?業界用語?」などと混乱してしまうものですよね。

ちなみに先ほどの答えは、「NR(ノーリターン)=直帰する」という意味でした。これは簡単だったかもしれませんね。

それではこれからAさんの職場でよく使われているビジネス用語を挙げてみたいと思います。

上司からの指示編

まずは一番大切な、上司からご指示を受けるときによく使われる用語をご紹介します。
先ほどのように分からない単語が出てくるだけで、初めのうちは焦ってしまいますが、意味を知っているだけできっと冷静に対処できますよ。

アジェンダ   

会議における検討課題、日程表などのこと。
例)明日のミーティングのアジェンダ、刷り出しておいてもらえる?

ジャストアイディア

思いつきのこと。裏付けに乏しい段階の仮説を発表する際の前置きとしても使われる。
例)今のはジャストアイディアだから気にしないで。

バッファ

物や時間、データや人について、余裕を持たせている部分を指す。
例)スケジュールがタイトだから、バッファを持たせておいて。

ベストエフォート

最大の結果を得られるように努力すること。
例)ベストエフォートベースでいいから、トライしてみて。

リスケ

スケジュールを変更すること。
例)悪いけど、明日の部長との面談はリスケして。

秘書同士のやり取り編


次は秘書同士のやり取りの中でよく使われるビジネス用語をご紹介していきます。複数の役員秘書のメーリングリストの中で交わされている状況だったりすると、なかなかメールの意味が汲み取れなかったりすることもあるかと思いますが、ある程度用語を知っていると、内容を掴むのも早くなりますよ。

エビデンス

書面やデータで記録を残すこと。証拠となるもの。
例)打合せ内容のエビデンスを社長がご覧になりたいそうです。

タイト

時間がないこと。スケジュールやプロジェクトの計画に余裕がないこと。
例)タイトなスケジュールが懸念される。

タスク

課された「仕事」「課題」のこと。
例)秘書の仕事はマルチタスクが基本です。

ドラフト

下書きや未完成の企画、草案のこと。
例)ドラフト段階で構いませんので、予定表をいただけますか?

ノーティス

お知らせのこと。
例)ショート・ノーティスで恐縮ですが、◯月◯日までにご返信ください。

社員さんや取引先とのやり取り編

秘書のお仕事をする上で欠かせないのが、大切なお客様とのやり取り。
また社内においても、担当する上司と部下である社員さん達の間を取り持つのも、秘書の大切なお仕事ですよね。そんな時状況でよく使われる用語をご紹介したいと思います。

アサイン

人に仕事や役割を割り当てること。
例)今度のプロジェクトにアサインされた山田と申します。

フィックス

仕事の内容や行動を最終決定すること。
例)今度の会食は◯月◯日でフィックスとさせていただきます。

ペンディング

保留すること。
例)この前アレンジしてもらったミーティングだけど、一旦ペンディングで。

マター

誰が担当する内容、仕事なのかを指す。(人物と合わせて使用する。)
例)これは明らかに社長マターかと思われます。

前株 後株(まえかぶ あとかぶ)

企業名の最初に「株式会社」がつくことを前株、企業名の後ろにつくことを後株という。
例)弊社は正式には前株となります。

余談ですが、相手の会社のことは「御社」(おんしゃ)、自分の会社のことは「弊社」(へいしゃ)と呼びますよね。
相手が「会社」ではない、銀行や信用金庫などの場合には、「御行」(おんこう)、「御庫」(おんこ)となりますので、
ご注意を!

アルファベット編


最後に、メールなどによく使われる、アルファベットのビジネス用語をご紹介します。
下記に挙げた例の最後の二つのように「to be +過去分詞形」の用語は外資系企業では多く出てくるようですので関わりのある方はチェックしておきましょう。

ASAP

as soon as possibleの略。できるだけ早く。「アサップ」と言うことも。
例)この件はASAPでお願い。

blk

ブロック。他の予定を入れないようにスケジュールを押さえておくこと。スケジューラに表記する際などに使われる。
例)blk:◯◯社表敬訪問

FYI

for your informationの略。参考資料をメールで転送する時などによく用いら れる。本文に「FYI」とだけ記載することが多い。

RSVP

フランス語で「Répondez s’il vous plaît」の略で、「返信お願いします」という意味。出欠を求める際に招待状等の末尾に使われる。

to be updated

更新中の意。「これから更新します」というニュアンス。TBUとも略される。

to be decided

要決定、未決定の意。TBDとも略される。

ビジネス用語を的確に使いこなせる秘書になろう!

ここまで基本的なものから外資系でよく使われるビジネス用語までご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか?
はじめのうちは耳慣れない言葉でも、当たり前に飛び交っていると案外慣れてくるものです。(慣れすぎて、プライベートな会話でもビジネス用語だらけの勘違いキャラにならないように気をつけましょう。笑)

私も新人秘書の頃、外資系出身の上司を担当していたため、初めのうちは何を言っているのか意味がわからなかったり、「なぜいちいち英語で言うのかな、もしかしてかっこつけてるの?」と疑問に思うこともありました。

しかし慣れてくると、ビジネス用語を使うことによって上司が伝えたいニュアンスや、「ハッキリはおっしゃらないけどこういうご意向なのかな」ということが即座に汲み取れるようになってきたのです。そう言った意味で、ビジネス用語は意思疎通の上で非常に便利なものと言えますし、アルファベット数文字で意図を伝えられる点は大変効率的なものなのです。

今さら聞きづらかったり、忙しくて調べる暇がなかったりと、つい分からないままになっている言葉もあるかもしれません。分からないままにしてしまっていると、いつか担当上司や取引先の方達にまでご迷惑をかけてしまうことも。忙しい年度始めですが、わからないことはそのままにせず、早い段階でクリアにしてしまいましょう

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

mimi

金融、不動産業界にて秘書として勤務してきました。趣味は旅行と寝ること食べること!

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