みんなどうしてる?代わりのいない秘書の「突発休暇」対応!

秘書のみなさんこんにちは、ナミコです。

みなさんはご自身や同僚に、いわゆる「突発休暇」が発生した場合、どのように対応どうされていますか?

私は先日、自分と同僚が同時に突発的にお休みする機会があり、対応に苦慮しました。

そこで今回は私なりに考えた対策と解決法をご紹介したいと思います。
お悩みの秘書さんのお役に立てれば幸いです!

秘書なら知っておきたい!「突発休暇」とは?

「突発休暇」という呼称は、私が勤めている会社独特のものかもしれません。
自分や家族の突然の体調不良や身内の不幸、交通事情などで、急遽当日になって仕事を休む場合の休暇のことをそのように呼んでいます。

取り扱いとしては有給休暇です。
当日や事後の申請であっても問題ありません。

「突発=サボり」という印象をお持ちの方もいるかもしれませんが、決してそうではないんです!
子育て中や介護中の社員にとっては、自分及び家族の体調不良や通院等で、突然休まなければならないこともあり得ますよね。

また、雪や台風で交通機関がストップしたため突発休暇になってしまう事例も多々ありました。
そのため私が勤めている会社での取り扱いは欠勤ではなく、有給休暇になっています。

みなさんの職場ではいかがですか?
こちらは各社就業規則によっても異なるようですので、ご存じない場合は念のため確認されてみてはいかがでしょうか。

誰にでもあり得る「突発休暇」

私も以前は「私が行かなきゃ誰にもわからない!」の一心で、台風の中でも必死で出社していた頃がありました。
しかし今は子どもの体調不良など、気合だけでは出社できないこともままあります。

また、コロナ禍においては「濃厚接触者になってしまった」「ワクチン接種による体調不良」など、やむなく突発休暇になってしまったケースもあるのではないでしょうか。
このような場合、罪悪感や責任感だけではどうにもなりませんよね。

誰にでも起こりうる突発休暇。
特に普段1人で仕事をしがちな秘書こそ、セーフティネットは何重にもされておくことをオススメいたします。

まさかのダブル「突発」事件!

先日、私の家族がインフルエンザに罹患し突発休暇を申請しました。
休暇や在宅勤務のために、不在時には私の仕事をサポートする担当を決めてありますので、その方にお願いしようと思って安心していました。
ところが、その同僚も同日に運悪く体調不良となり、突発休暇が重なる事態が勃発しました。

そのため「2人ともいない!この件は今日は誰に聞けばいいの?」という社長からのメッセージが朝から飛び交う始末。
メール通知が鳴りやみませんでした。

都度、社長にお電話をして対応しましたが、通院中などすぐに連絡ができないタイミングもありプチパニックに……。
普段から在宅勤務も多く、意思疎通も問題なくできていたため、今回も大事になることはないだろうとすっかり油断していました。

しかし、サポートしてくれる方も休んでしまうという予想外の事態で疲労困憊!

でもよく考えたら、秘書の仕事など、日々予想外の連続ですよね。
後日、反省したことは言うまでもありません。

秘書の「突発」対策

担当者が全員揃った日、改めて今回のできごとについて話し合いました。
もちろん担当者の休暇が重なったことはアクシデントによるもので、お互い悪気はないことは百も承知です。
それでもこのようなこともあり得るという前提で私たちが確認したのは次の3点でした。

  1. 担当業務の整理
  2. 担当マニュアルの共有
  3. 連絡方法と連絡相手の確認

1. 担当業務の整理

こちらは些細な業務について「今日はどうしたらいい?」というメールが飛び交っていたことに対する反省です。
特に今回「お取引先に毎日決まった時刻にメールを送信する」というだけの業務に、周囲が振り回されていたことにびっくりしました。

お手軽さ故に、この業務の手順どころか存在を知っている人すらほとんどいないということに気づかされました。
さらに「以前から担当していた」という理由だけで私が担当していたのですが、現在の職務には全く関係ないことにも改めて疑問を抱きました。

そこで思い切って担当変更を提案。
そのお取引先に現在一番関わっていて、毎日のように連絡を取っている部署の方にお願いしてみることにしました。
すると、快くオッケーしていただけたんです。

小さなことですが、毎回休暇を取る際に気がかりだったメール送信業務をいともあっさり引き継ぐことができました。
ルーティンのお仕事の必要性は、切羽詰まらないとわからないこともありますよね。
不在時には誰にお願いするかを考えるのも重要ですが、「そもそもその業務は必要なのか」という視点も持ち合わせておくべきですね。

2. 担当マニュアルの共有

秘書のお仕事は上司のプライバシーもあり、共有しづらい内容も多いもの。
しかしできる範囲で担当業務の可視化をされておくことをオススメいたします。

特に秘書のお仕事は個々に違うマニュアルがあり、ひとつとして同じものはないですよね。
今回同僚と一緒に業務を洗い出してみると、「そんなこともしてたの?」と驚くことがいくつも出てきました。

対応のポイントや特殊な業務だけでも共有しておけるとスムーズですね。
ついでに不要なお仕事を断捨離してしまえば、気持ちもすっきり!

3. 連絡方法と連絡相手の確認

私の場合、会社が定める緊急連絡先は、直属の上司となっています。
しかし、私のように複数の業務を担当していると、直属の上司が自分の仕事をすべて把握するのは困難です。

そこで、今回新たに非公式に関係者だけのLINEグループを作り、情報を共有することにしました。
プライベートの携帯を仕事に使うのは心苦しかったのですが、以下のようなルールを決めて運用することで全員の納得を得ました。

  • 緊急時の業務時間外以外は使用しない
  • プライベートの話題には使わない
  • 業務時間中は会社のグループウェアやメッセージを使用する

内勤者は社用携帯を支給されていないため、勤務時間以外にはメール通知に気づかないケースが多いんです。
このLINEグループに突発休暇となる旨、事前に短文のメッセージを送信しておけば、少なくとも出社時刻までには誰が不在かわかります。
苦肉の策でしたが、「ダブル突発」事件の後だったため、みなさん協力してくださいました。

秘書でも安心して休める環境を!

みなさんの中には、社内に自分1人しか秘書がいない、ボスの予定は自分しかわからない、突発どころか予定していても有休が取りづらいという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

平時は自分が頑張ることでどうにかこなせていても、非常時に組織がうまく回らなければ本末転倒ですよね。
不在時にも周囲に迷惑が掛からないような仕組みづくりをしておくことも、デキる秘書の条件のひとつなのではないでしょうか。

個々の事情に全く悪意がない場合でも、誰にでも起こりうる突発休暇。
日ごろから良好なコミュニケーションを取り、お互いに罪悪感を感じずに休める職場になればベストですよね。

それでは秘書のみなさん、お疲れ様です!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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