秘書のみなさんこんにちは、ナミコです。

みなさんはご自身や同僚に、いわゆる「突発休暇」が発生した場合、どのように対応どうされていますか？

私は先日、自分と同僚が同時に突発的にお休みする機会があり、対応に苦慮しました。

そこで今回は私なりに考えた対策と解決法をご紹介したいと思います。
お悩みの秘書さんのお役に立てれば幸いです！

秘書なら知っておきたい！「突発休暇」とは？

「突発休暇」という呼称は、私が勤めている会社独特のものかもしれません。
自分や家族の突然の体調不良や身内の不幸、交通事情などで、急遽当日になって仕事を休む場合の休暇のことをそのように呼んでいます。

取り扱いとしては有給休暇です。
当日や事後の申請であっても問題ありません。

「突発＝サボり」という印象をお持ちの方もいるかもしれませんが、決してそうではないんです！
子育て中や介護中の社員にとっては、自分及び家族の体調不良や通院等で、突然休まなければならないこともあり得ますよね。

また、雪や台風で交通機関がストップしたため突発休暇になってしまう事例も多々ありました。
そのため私が勤めている会社での取り扱いは欠勤ではなく、有給休暇になっています。

みなさんの職場ではいかがですか？
こちらは各社就業規則によっても異なるようですので、ご存じない場合は念のため確認されてみてはいかがでしょうか。

誰にでもあり得る「突発休暇」

私も以前は「私が行かなきゃ誰にもわからない！」の一心で、台風の中でも必死で出社していた頃がありました。
しかし今は子どもの体調不良など、気合だけでは出社できないこともままあります。

また、コロナ禍においては「濃厚接触者になってしまった」「ワクチン接種による体調不良」など、やむなく突発休暇になってしまったケースもあるのではないでしょうか。
このような場合、罪悪感や責任感だけではどうにもなりませんよね。

誰にでも起こりうる突発休暇。
特に普段1人で仕事をしがちな秘書こそ、セーフティネットは何重にもされておくことをオススメいたします。

まさかのダブル「突発」事件！

先日、私の家族がインフルエンザに罹患し突発休暇を申請しました。
休暇や在宅勤務のために、不在時には私の仕事をサポートする担当を決めてありますので、その方にお願いしようと思って安心していました。
ところが、その同僚も同日に運悪く体調不良となり、突発休暇が重なる事態が勃発しました。

そのため「2人ともいない！この件は今日は誰に聞けばいいの？」という社長からのメッセージが朝から飛び交う始末。
メール通知が鳴りやみませんでした。

都度、社長にお電話をして対応しましたが、通院中などすぐに連絡ができないタイミングもありプチパニックに……。
普段から在宅勤務も多く、意思疎通も問題なくできていたため、今回も大事になることはないだろうとすっかり油断していました。

しかし、サポートしてくれる方も休んでしまうという予想外の事態で疲労困憊！

でもよく考えたら、秘書の仕事など、日々予想外の連続ですよね。
後日、反省したことは言うまでもありません。

秘書の「突発」対策

担当者が全員揃った日、改めて今回のできごとについて話し合いました。
もちろん担当者の休暇が重なったことはアクシデントによるもので、お互い悪気はないことは百も承知です。
それでもこのようなこともあり得るという前提で私たちが確認したのは次の3点でした。