フリーランスの秘書さん、名刺はお持ちですか?活用シーンや作成のポイントについて解説!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

フリーランスとしてご活躍されている秘書のみなさんは、ご自分の名刺をお持ちでしょうか?
私は最近、はじめて自分の名刺作りに挑戦しました!

一見簡単そうにも思えた名刺作りですが、いざ自分で0から作成するとなると「デザインにルールはあるの?」「どんな情報を載せるべき?」「そもそも名刺って必要?」と次々に疑問が。

この記事をご覧の秘書さんのなかにも、同じように迷って「結局名刺を作らずにいる……!」という方がいらっしゃるのではないでしょうか?

そこで今回は、私の経験をもとに「名刺活用シーンや作成のポイント」を秘書目線でまとめてみました!
名刺作成をご検討中のフリーランス秘書さんや、これからフリーランスとして活動されようとお考えの秘書さんの参考になりましたら幸いです!

そもそもフリーランス秘書に名刺は必要?

私はフリーランスとして活動しはじめた当初、自分の名刺を用意していませんでした。
しかし、打ち合わせやビジネス関連のイベントでお会いしたクライアントの方々は、みなさん名刺をお持ちの方ばかり。

そのため、私は常に名刺を受け取るだけの立場に……。
自分が気まずい思いをするだけでなく、クライアントさんにもご不便をおかけしてしまっているかもしれないと感じ、名刺を作成することに決めました。

最近は名刺を持たない人が増えているというニュースを耳にしますが、実際のところはまだまだ紙の名刺を通じたコミュニケーションも多く行われているように感じます。

とくに、フリーランス秘書として接するクライアントさんは企業や経営者、士業の方などが多く、名刺をお持ちの可能性も高そうですよね。

そんなクライアントの方々とのご挨拶をスムーズにし、信頼関係の基盤を作ってくれる「名刺」。
新規のクライアントさんとオフラインでお会いする機会があるフリーランス秘書さんであれば、念のため用意しておいた方が安心できるのではないでしょうか?

名刺を持たない人が増えている今だからこそ、名刺を持っているだけで「信頼感」や「連絡の取りやすさ」などのアドバンテージを得られることもあるかもしれません!

秘書が意識したい名刺デザインのポイント

以前、デザイナーの仕事をしている知人から三角形の名刺を受け取ったことがあります。
その知人のクリエイティビティがよく伝わる、おしゃれで印象的なデザインでした。

しかし、その名刺を名刺入れに収めたりファイリングしたりする際、他の名刺と形状が異なりすぎて、正直なところ不便さを感じてしまったんです……。

いくらおしゃれなデザインであっても、受け取る側にとって扱いにくいものになってしまっては「良い印象」にはつながりにくいのだと感じました。

秘書として名刺を交換する際は「相手の立場に立った配慮ができること」もアピールしたいポイントの1つですよね。
そういった意味では、秘書の名刺は奇をてらわずに「受け取る側の利便性」を優先することが大切なのではないかと思います。

作成する際は、以下のような「定番デザイン」をベースにし、クライアントさんの特性や業界のカラーを踏まえてアレンジしていくと、失敗が少ないのではないでしょうか。

名刺の定番デザイン

  • 用紙は91×55mmの長方形!
  • 和文フォントは「明朝体」「ゴシック体」「楷書体」など読みやすいものを!
  • 欧文フォントは「Helvetica(ヘルベチカ)」「Garamond(ガラモン)」などが人気!
  • 余白・行間・文字揃えを調整し、見やすいバランスに!
  • 色は使いすぎずシンプルに!(事業と関係のないイラストなども避ける)

既存のテンプレートから好みのものを選ぶ方法もありますが、せっかくならブランディングにつながるようなオリジナルデザインをオーダーしてみるのもオススメです!

ネットで検索すれば、たくさんの名刺印刷業者さんがヒットします。
なかには、おおまかな要望を伝えるだけでデザイナーさんがイメージに沿ったデザインを作成してくれるサービスも。

私もデザインや紙質などこだわりたい部分は自分で指定しつつ、細かいレイアウト調整やデザインに合うフォントの選定についてはプロのデザイナーさんにアドバイスをいただくようにしました!

結果、オリジナリティがありながらも洗練されたデザインが完成し、とても満足しています!

掲載情報の選択は慎重に!

フリーランス秘書さんが名刺に掲載する情報は、以下のようなものが一般的かと思います。

  • 肩書き
  • 氏名
  • 住所
  • 電話番号
  • メールアドレス
  • サイトなどのURL
  • 会社名やロゴマーク

基本的には、お仕事上必要な情報を自由に組み合わせて掲載することができます!

ただし、名刺も大切な個人情報の1つです。掲載内容については慎重に選択することをオススメします!
例えば、ご自宅でお仕事をされているフリーランス秘書さんも多いかと思いますが、自宅住所を名刺に掲載するのは防犯上の心配があるかもしれません。

また、仕事とプライベートのスマホを分けていない場合、名刺に掲載した電話番号からLINEやTwitterなどの私用アカウントまで検索・特定されてしまう可能性もありますよね。

少しでもためらわれる項目がある場合は、名刺への掲載はせず、必要になった場合のみ個別にお伝えするようにしたほうが安心かもしれません!

名刺の「厚み」にもご注意を!

デザインが決まって、記載内容も決まったらいよいよ印刷ですね。
その前に決めるべきことが名刺の紙の「厚み」です。

名刺の厚さは0.15mmという薄いものから、0.3mm以上の厚いものまで幅広く存在しますが、最も平均的な厚さは0.2~0.25mmと言われています。

印刷会社などは厚みを重さで測ることが多いようで、「kg」での表記の場合もあります。
その際には180kgが平均的と言われているそうですよ。

厚みのある名刺はもらった時の重厚感はバツグン!なんですが、デメリットは名刺入れに多くの枚数を入れられないこと。
頻繁に補充をしなくてはならないので、少し面倒になるかもしれませんね。

デザイン同様に奇をてらわずに、一般的な厚さにすることをオススメします。

今の時代、OCRへの対応を考慮することも大切!

最近は名刺管理アプリなどを利用して、名刺をデジタル管理する方も増えてきました。
紙の名刺を撮影するだけで簡単にデータ化できるので、とても便利ですよね。

こうしたアプリでは、紙の名刺をデジタルテキストに変換するために「OCR(Optical Character Recognition)」と呼ばれる光学文字認識機能が使われます。

便利なOCR機能ですが、名刺のフォントが小さすぎたり、背景と文字の色が似ていたりすると、上手く読み取れない場合があるんです。

もし自分の名刺がOCRに対応しないデザインになっていた場合、気づかないところで相手に修正の手間をとらせてしまったり、間違った情報のまま登録されてしまったりする可能性も……!

そうならないよう、私は本印刷前に自分の名刺のデザイン画像を名刺管理アプリに読み込ませ、OCRが正常に機能するか確認するようにしていました!

受け取った名刺を管理する側の大変さも理解している秘書だからこそ、相手にとっての「管理のしやすさ」にまでしっかりと配慮したいですよね。

秘書として好意的な印象を抱いてもらうために

今回は、フリーランス秘書さんに向けて「名刺活用シーンや作成のポイント」をご紹介しました!
参考にしていただける点はございましたでしょうか?

ビジネスチャンスを広げ、信頼を築くきっかけとなる名刺は、フリーランスとして活躍する秘書さんにとっても重要なツールの1つ!

企業で勤務していると、名刺は会社が作ってくれるものでした。
フリーランスはいろいろと自分で用意することがあり大変ですが、せっかく作るなら自分らしさを表現して楽しんでしまうのがいいですね。

秘書として好意的な第一印象を抱いてもらうためにも、ぜひこだわり抜いた「とっておきの1枚」を作成してみてくださいね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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