秘書なら完璧で当たり前!?上司の出張手配のコツ!

秘書のみなさん、こんにちは!
秘書のお仕事といえば、メインはやはりスケジュール調整ですよね。
スケジュール調整は大きく3つに分類できると思います。①会議の調整 ②会食手配 ③出張手配です。
今回はその中でも、調整にミスがあると一番ダメージが大きい③の中の新幹線や航空券の手配にスポットライトを当ててみたいと思います!

秘書としてミスが許されない出張手配

なぜ出張手配の調整にミスがあると一番ダメージが大きいのか…それは取り返しがつかないからです!

通常のミーティングであれば、アポイントメントの日時を間違えてしまったとしても、お相手に丁重にお詫びすればご容赦いただけることも多く、事前に分かれば別のお時間やお日にちに変更することで事なきを得ることも比較的容易です。

でも、新幹線や飛行機はそうはいきません。謝っても待ってはくれませんし、次の便に乗りたくても満席であれば諦めざるを得ず、出張の主目的が果たせなくなるばかりか、駅や空港へ行くために費やした上司の移動時間や労力まで無駄になってしまうのです!そんなことになったら、秘書は顔面蒼白、冷や汗で全身ぐっしょりです。

では抜け漏れや間違いがないように手配するにはどうしたら良いのか。

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S.Y

商社、外資系メーカー、会計事務所、大手IT企業を経て今はスタートアップで役員秘書をしています。秘書歴18年目に突入しました!

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