秘書なら完璧で当たり前!?上司の出張手配のコツ!

秘書のお仕事といえば、メインはやはりスケジュール調整ですよね。
スケジュール調整は大きく3つに分類できると思います。①会議の調整 ②会食手配 ③出張手配です。
今回はその中でも、調整にミスがあると一番ダメージが大きい③の中の新幹線や航空券の手配にスポットライトを当ててみたいと思います!

ミスが許されない出張手配

なぜ出張手配の調整にミスがあると一番ダメージが大きいのか…それは取り返しがつかないからです!

通常のミーティングであれば、アポイントメントの日時を間違えてしまったとしても、お相手に丁重にお詫びすればご容赦いただけることも多く、事前に分かれば別のお時間やお日にちに変更することで事なきを得ることも比較的容易です。

でも、新幹線や飛行機はそうはいきません。謝っても待ってはくれませんし、次の便に乗りたくても満席であれば諦めざるを得ず、出張の主目的が果たせなくなるばかりか、駅や空港へ行くために費やした上司の移動時間や労力まで無駄になってしまうのです!そんなことになったら、秘書は顔面蒼白、冷や汗で全身ぐっしょりです。

では抜け漏れや間違いがないように手配するにはどうしたら良いのか。それは手配に必要な情報を集め、何度も確認しながら、細心の注意を払って手配するしかないのです。地味ですね(苦笑)
でも出張手配は数をこなせば確実に短時間で上手に手配することが出来るようになります。がんばりましょう!

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新幹線や飛行機の予約をするのに必要な情報は?

ベーシックな手配としては、指定された新幹線やフライトを取る、という業務になりますね。
はじめて出張手配を指示された際には、まさに「必要な情報を集める」ことがスタートになります。何度も質問をしなくて済むように一回で必要な情報を確認できたらスマートです。なにしろ上司は忙しく、忙しいから秘書がいるわけで、秘書が上司を煩わせては本末転倒なのですから。

必要な情報としては:

<新幹線の場合>
乗車するクラス:指定席なのかグリーン車なのか(会社によっては役職で規定があるケースもあります)
座席の好み:窓側/通路側、足元が広い最前列、(お荷物が大きい場合は)荷物置場から近い席、(スモーカーの場合は)喫煙ルームに近い号車、などなど。

まあ、これを全部いっぺんに聞くと「細かくて鬱陶しいな!」と思われるので(笑)、乗車するクラスと、窓側/通路側の好みだけをお聞きして、他にご希望はありますか?くらいで良いでしょう。「特にないよ!」と言われたら、あとは状況を見て自分で判断してみましょう。

過去にお仕えした壮年の男性役員に実際に言われて「へー!」と思ったのは、「行きも帰りも富士山が見える側の席にして」でした。

静岡を通過する場合、特に外国人の方でしたら意識してあげると良いかも知れません。
新幹線は窓側の座席に電源があるので、聞き出せなかったら窓側にしておくのが無難です。目的の駅のホームのエレベーターやエスカレーターの場所はチェックしておき、アクセスの良い号車にしてあげるのも親切でしょう。

確認することが盛りだくさん!飛行機の予約は?

<飛行機の場合>
■国内線■
氏名
年齢
航空会社:ANA/JAL/その他(LCC含む)
クラス:エコノミー/Jクラス(JAL)/プレミアムクラス(ANA)
航空券タイプ:通常運賃、往復割引、先得など
座席:窓側/通路側、非常口座席(足元の広さ重視)、進行方向に向かって右側/左側、前方/後方
マイレージ番号

秘書を抱えるくらいの上司はとにかくご多忙でスケジュールの変更は日常茶飯事です。

先得は価格が安いのが魅力ですが発券後の変更・キャンセルが出来ないというデメリットも。

スケジュールの確度によって、変更・キャンセルが可能な航空券にするか、コスパが良い航空券にするか、臨機応変にアレンジしたいですね!

■国際線■
フルネーム:(これは落とし穴があって、通り名(普段名乗る氏名)とパスポート上のフルネームが異なる場合があります。必ず確認を!)
年齢:
航空会社:国内航空会社(ANA/JAL)のみ、スターアライアンス派、ワンワールド派、など。
搭乗するクラス(国際線):エコノミー/プレミアムエコノミー(一部航空会社)/ビジネス/ファースト
座席の好み:窓側/通路側、非常口座席(足元の広さ重視)、進行方向に向かって右側/左側、前方/後方
マイレージ番号
マイルやポイントを利用したアップグレードの希望の有無
WiFiレンタルの希望の有無
米国の場合はESTAの期限

初めて利用する旅行代理店で国際線を手配する場合は「必要情報確認書」といって、パスポート情報(氏名、ふりがな、発行日、有効期限、パスポート番号など)や、ご自宅住所、緊急連絡先を埋める書類の提出を求められるケースが多いです。

なるべく手元にある資料から探して、埋められない箇所だけ上司にお伺いできるとスマートですね。
できれば秘書として着任した時に身分証明書(運転免許証やパスポート)の写しをいただいておきたいところです。

フライトは着陸してから進行方向に向かって左側の前方から降車できますので、向かって左側の前方の座席が好まれるケースが多いですね。

あとは羽の近くは揺れるから嫌厭されがちです。

出張の詳細がなかなか確定できない…そんな時は?

さて、ここまではベーシックな出張手配でした。
ここからは一歩先を目指して、もうちょっと頑張って読んでみてください。

先ほども言いましたが、何しろ上司という生き物は非常に忙しく、予定が流動的なのです。

ということで、出張も直前まで行くか行かないか決まらない、といったことが頻繁に起こります

そんな時、私達は結論が出るまでじっと待っていればいいのでしょうか。

いいえ、それでは秘書とは言えません。

出張手配で最も重要なことは、最終的に行くことになった時に、「決まった日時に目的地に到着していることが出来る環境を作る」ことなのです。

たとえば「2月1日か2日に福岡のお客様のところまでご挨拶にいかないといけないかも知れない。でも行かなくても済むかもしれない。」という情報だけをあなたが持っているとします。その時、何をどうしておけば「どう転んでも大丈夫」といえるのか。

それは…勝手に1月31日中に福岡に到着する最終のフライトと、2月3日の午前中のフライトを取っておき、1月31日チェックイン、2月3日チェックアウトでホテルを予約してしまうことです!

もちろんフライトは変更・キャンセル可能な航空券で手配、ホテルもキャンセルポリシーを確認して前日までに連絡すれば無料でキャンセルできる予約にします

結局、出張が不要になった場合は、航空券の払い戻し手数料数百円が無駄になるわけですが、その数百円で「挨拶に行かなくちゃいけないのに行く方法がない!」という最悪の事態を避けることができます

それで「勝手なことをして!」と怒られたとしても「申し訳ありませんでした」と素直に謝り、心の中で「てへぺろ」と思えばいいだけです。

まとめ:失敗できないけど秘書の腕の見せ所!

失敗の許されない出張手配。どんなに経験を積んでも緊張感がつきまといます。

気遣って最高の手配したと思っても、戻ってきた上司からネガティブなフィードバックが来ることもあると思います。

そんな時は凹まずに「儲けた!」と思ってください。そういったフィードバックの蓄積と活用が「愛され秘書」への近道だったりします。

出発前に何度も確認をして、上司が安心して出張の目的を果たせるように、秘書としてベストを尽くしたいですよね。

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

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S.Y

商社、外資系メーカー、会計事務所、大手IT企業を経て今はスタートアップで役員秘書をしています。秘書歴18年目に突入しました!

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