ミスから学ぶ秘書業務!~今だから話せる私の失敗談~

秘書のみなさん、こんにちは!
仕事はいつも完璧に!と思っても、稀に失敗をしてしまうことってありますよね。私は気持ちだけは完璧主義者なので、ミスをするとものすごく落ち込みます。
なぐさめにもならないかもしれませんが、私もこんな失敗をしたことがあるけれど、こんな工夫をしたら効果があったよ、というストーリーをご紹介しようと思います。

もしも今ちょうど落ち込んでいる方がいたら、自分だけじゃないんだ、と少しだけでもリラックスしていただけるとうれしいです!

メールを送ってから誤字脱字に気がつくミス!

まずはよくあることから。
送信してから、「あ!」っとなることありませんか?
誰かが「人の校正能力は送信ボタンを押した瞬間に最大となる」と言っていて、うなずきが止まらなかったわけですが、私はこの心理を利用してこんな工夫をしていました。

・メールは必ず一度下書きに入れて客観的に眺める
ccに自分を入れてミスを受け止める

仕事に関するメールは、一度書き上げると必ず下書きに入れて読み直しました。理由は、全体像を見るためです。
打ち込んでいる画面と受信する画面は、同じようで少し違う気がします。ほんの少し左右の余白などが変わり、客観的に見られるのです。物理的に少し自分が下がって眺めて見るのもよいと思います。

それから、ccに自分を入れると、差出人として自分からメールが届くわけですが、受信したメールにミスがあったときは自戒にもなります。私にはとても効果がありました。
ただし、下書きに入れたまま、送信し忘れていた…なんてことがないように気をつけてくださいね!

まさかの!日程を間違えてカレンダーに反映したミス!

次の失敗は、上司に迷惑をかけてしまった話です。基本的なミスですよね。
しかも間違えてしまった予定とは、社外の定例取締役会でした…。上司は関連会社の社外取締役に就任されていて、社外のご担当者から、メールで半期ごとの予定表がエクセルで送られてきていました。
私はその表を見て自分の上司の予定に反映していました。

自社内の応接室で開催される日もあれば、関連会社に赴くこともありました。外で行われる場合は、別のもう二人の役員と一緒に移動が可能か、その役員秘書同士で調整していました。日程の勘違いなどがあれば、秘書同士の会話で気づくことも可能だったのですが、ミスをしたこの日は上司だけで個別に移動をする、社内開催の日でした。
普段、カジュアルな服装の上司は、定例取締役会の前にスーツに着替えてから、応接室に向かいました。

しばらくして、携帯にメッセージが。
「ノックして応接室に入ったら、知らない人たちがいました。」

一瞬、頭の中が真っ白に。
応接室の部屋が違ったとか?と、急いでメールを探してエクセルを開いたら、ちょうど一ヶ月間違えてカレンダーに登録していたのです!不幸中の幸いなのは先の予定であったことと、開催が社内だったこと、です。

ひたすら上司に謝り倒すしかありませんでした。
「着替えに戻ります…」というメッセージとともに、キノコが真顔で空を飛ぶスタンプが上司から続々と送られてきました。上司は、応接室の中の人たちに「?」という顔をされたらしいです。
想像したらおかしくて笑っちゃいましたが、笑ってはいけません。上司の時間を無駄にしたのですから。
上司は怒らず「おかげで自由な時間ができました」と言って気持ちをプラスに切り替えさせてくれました。

カレンダーへの反映ミスを防ぐには?

当時私が勤務していた会社では通常、ミーティングの主催者が参加者全員にカレンダーの招待状を送る形で予定を共有登録するスタイルでした。ただ、主催者が社外の方である場合など例外もあり、その際には自分で個別に登録することもありました。個別登録の際は次のような工夫をしました。

・その会議に同席役員の予定と照らし合わせる
・メールをカレンダー(予定表)に添付する

予定が近づくと、同席する別の役員のスケジュールと照らし合わせていました。さらに予定表にメールを添付しておくと、メールを探す手間が省けて、気になったらすぐに確認できました。上司がいつだっけ、と開いた際もご自身で確認いただけます。
すぐにチェックできるおかげで、その後一度もミスをしませんでした
お使いのカレンダーによって機能が異なるかと思いますが、もし可能であればオススメしたい方法です。

彼に送ったつもりが上司に届いてしまったミス!


最後に、顔から火が出るほど恥ずかしい失敗談を。
多忙な上司とやりとりをする場合、会社のPCや配給された携帯ではなく、個人のスマホにインストールしたメッセンジャーツールを使って上司とやりとりをすることもあるかと思います。
その使用例で起きた悲劇です。

実は、上司も奥様と間違って私のスマホにプライベートなメッセージを送ってしまわれたことがあるのですが、私も同じことをしてしまいました。
私は社内結婚だったため、彼(夫)のことは上司もよく知っていました。たまたま上司も私も席にいる時に、夫からメッセージが来て、何も考えずに反射神経で返事を送りました。するとその瞬間、上司のスマホが私の横で「ブブ」っと鳴ったのです。

あの時の、身体の体温がスーッと奪われていく感覚は忘れられません。恐る恐る手元を見ると、彼へ送ったはずのメッセージを上司に送っていました。
上司に「スマホお借りしていいですか」と聞いて、そのメッセージだけを消すことを試みましたが、当時はまだそれができない仕様でした。私は観念して事情を説明し、仕事中にこういうメッセージを送りました、と心を無にして口頭で伝えました。

・相手ごとに背景を変える

誤送信を防ぐには、たったこれだけです!一目見て誰とやりとりしているのかわかったら、便利ですよね。
上司とのやりとりは、背景を真っ黒にしました。使っていたメッセンジャーツールは写真を背景にできる仕様だったので、プライベートはそれとわかるようにしておけば、上司に「大好き」なんて唐突に送ってしまう事件も二度と起きません(笑)。

秘書だって、にんげんだもの。

相田みつをさんの言葉をお借りするなら「にんげんだもの」。失敗もあります。大事なのは失敗をどうしたら防げるか、です。
自分に効果のありそうな方法を見つけて試してみてくださいね。

ぜひみなさんの失敗談も、聞かせてください!

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

 

Yukie

IT系企業での勤務は合計16年。大手企業でアシスタントから取締役秘書まで一通り経験しました。今は双子の育児中!

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