秘書のみなさん、こんにちは！Mayuです。

仕事上でのコミュニケーションには欠かせない、ビジネスメール。
日々忙しく、離れた場所にいることも多い上司との連絡ツールとして使う機会が多いと思います。

便利ではあるものの、情報や用件を文字だけで相手に伝え、やりとりをするのは意外と難しいもの。

正直、私はメールがとても苦手でした。
上司とのやりとりで何度行き違いを生んだことか…。

今日はそんな私のメールにまつわる失敗談と、そこから学んだ「伝わるメール術」をご紹介します！

ケース①　連絡をしたはずが……約束の時間に上司が現れない！

秘書になりたての頃、会食へ向かう上司を見送って社内に残っていた私の元に、営業部長から1本の電話がかかってきました。

明日の午後に私の上司と予定をしている来客の件で、午前中にどうしても事前打合せをしたい、というスケジュール調整の依頼でした。

上司のスケジュールを確認すると、たまたま明日の午前中は全てフリー！
念の為、昼に近い時間で予定設定をし、打合せ追加の旨を上司のパソコンと携帯メールの両方に送りました。

翌日、普段なら朝早くから出社するはずの上司が一向に姿を現しません。
部長からの圧もある中、電話をかけても繋がらず、冷や汗が止まらない私。
どうにか上司が昼休み前に現れ、急遽打合せをして頂き、事なきを得ました…。

後から伺ったところ、予定追加を知らず、空いた時間で本社近くにある当社の直営店舗に寄っていたということ。
私が前日に送ったメールは他のメールに埋もれ行方不明…。
思えば上司からの返信もなかったんです。

秘書のメール術①　連絡時のルールを予め上司と決めておく！

内容の確認漏れを防ぐために、上司とメール連絡のルールを決めました。

通常の連絡時はパソコンメール宛で、返信は上司の手間を省くために内容に修正や要望があるときのみ。

私は一日の最後の仕事として、翌日のスケジュールを上司にメールしていました。
念のため、上司が必ずチェックをするそのメールにも「本日の連絡事項」として、メールの内容を箇条書きしていました。
直接話ができるタイミングがあれば、上司にメールしたことをお伝えし、確認漏れをブロック！

緊急度が高い場合には、パソコンメールと携帯電話のメール両方に連絡を入れ、上司からも簡単な一言を返信で頂くようにしました。

予めルールを決めたことでやりとりが各段にスムーズに！
見落としや行き違いも減りました。

秘書のメール術②　ひと目で趣旨が分かるように件名に工夫を！

件名についてもルールを作りました。
本題の内容の大枠が伝わるよう、固有名詞や日時など具体的な数字を入れるようにしました。

「〇月定例会議 日程確認のお願い」
「〇〇社 会食日時の変更依頼あり(〇月〇日)」
など、要点を凝縮させます。

特に大事なメールには、【重要】【至急】といった目のつくヘッドも付けて、他のメールに埋もれないように工夫！
【要返信】や【要確認】など上司に求めるアクションを件名に入れることもありました。

ルールを決めた後は、メールシステムの仕分けルール機能も活用。
上司が秘書からの重要メールを別フォルダで確認できるように、受信環境も整えました！

秘書のメール術③　パターンごとにひな型を作成！

スケジュール報告や変更連絡、ご意向の確認といった業務の中で多く発生するメールはひな型を作り、上司に毎回同じ形式で連絡をするようにしました。

最初に最も重要な用件を伝え、続く部分で理由や事情を箇条書きで説明する形で作成。
なるべく1スクロールで用件が伝わるような書き方を心がけます。

ひな型を作ったことで、上司から「読みやすくなったね！」と嬉しい言葉も頂けた上に、メールをゼロから作成する手間も省け、業務の効率化にもなりました！

ケース② 確認に対する回答が思うように引き出せない！

社長秘書をしていた時のこと。
本部長から「前回の打合せで社長に相談した件について、急遽、明日取引先と話をすることになった。念の為、社長に以前に合意した方向性で進めていいか確認したい。」との連絡が入りました。

社長である上司は海外出張中で現地は深夜。
「取り急ぎメールして、確認をとっておきます。」と本部長にはお伝えし、上司へその旨をメール連絡しました。

しばらくすると、奇跡的に起きていた上司から返信が！
「よかった、早いタイミングで本部長に報告できる！」と高ぶった気持ちでメールを開くとそこには「わかりました」の文字だけが…。

確認事項に対する答えがYESでもなく、NOでもない！
どういう意味…？回答求む！！だれか私に回答をー！

日にちも迫っていた上に、海外出張中の上司と次はいつ連絡が取れるか分からないという恐怖心から、その時は失礼を承知の上で、国際電話をしてしまった私でした…。

メール術①　相手へのリクエストを明確にする！

「いつまでにどういうアクションをとって欲しいのか」を相手に明確に示すことを心がけるようにしました。

ビジネスメールは、相手を動かすためのツール。
発信者の思いや希望がきちんと伝わる書き方が必要ですよね。
メールの内容が曖昧だと受け手は意味を掴み切れず、無駄なやり取りが発生してしまいます。
今回のケースのように誤解を招き、期待とは異なる回答を誘発してしまうことも！

受け手のことを考えて、正確に伝わる文章が書けているか、今一度確認しましょう。

緊急のお願いをする場合には「大変恐れ入りますが」などのクッション言葉も忘れずに。
気持ちよく対応頂ける状況にもっていくのも秘書の腕の見せ所ですね！

メール術② ゼロから聞くのではなく、提案型の文章で回答を引き出す！

質問や確認をするときは、「いかがでしょうか？」「どういたしましょうか？」と全ての回答を相手に委ねるのではなく、上司が選択できるようにこちら側で解答パターンをいくつか提示するようにしました。

忙しい相手の「考える負担」を減らせる上に、質問のニュアンスやポイントが伝わり、1回のメールで的確な回答が得られるように！

協力を頂けるよう、確認する側は最大限の努力をすることが大切なんだな、と改めて感じた出来事でした。

【番外編】ビジネスチャットツールの導入で連絡がより便利に！

秘書になってから7年ほど経った頃、ついに社内でビジネスチャットツールが導入されました！
これがとっても便利！

相手がメッセージを開けば「既読」と表示がされるので、上司からの返事がなくても「確認して下さったのだな」と瞬時にわかるようになりました。

また、スタンプ一押しで簡単に返答できるのも、忙しい上司にとっては便利だということ。
場面や状況、相手によって使い分けは必要ですが、スタンプ機能が慌ただしい日常をほっこりさせてくれることも多々ありました。

ただし、他役員を担当する先輩に聞いたところ、その方の上司はあまりチャットツールを利用されておらず、メール派だということ。

便利だと思う連絡ツールは人によってさまざま。
特に役員世代はメール文化に慣れている方が多いので、ツールが複数ある場合には予め上司にご意向を確認しておいた方がよさそうです。

「伝わるメール」で秘書の仕事の質と効率を上げよう！

いかがでしたか？
仕事を進める上で重要なメールでのやりとり。

受け取る相手の気持ちを考えながら、見た目や内容、運用方法を工夫していくことで、質の高い結果も引き出せ、仕事もぐんぐんはかどります！
私も失敗をしながら改善を重ねて、上司も自分も心地良いやり取りを模索していきました。

メール上手は仕事上手！
コツをマスターして、ワンランク上の秘書を目指しましょう。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！