秘書から秘書へキャリアアップ転職!魅力的な職務経歴書の書き方も大公開!

毎日の業務をこなしているとフト脳裏によぎる「転職」の二文字。

秘書という職種は変えたくないけれど、何かを変えたいから転職を考えたのだと思います。
転職で何を変えたいのか、何にこだわって探すのか、という「転職の軸」をはっきりさせることが大切です。

業界、会社規模、サポートする上司のポジション、秘書としての業務範囲、給与など、何を重視したいのかを洗い出し、自分のこだわりポイントを明確にしてから転職活動に臨みましょう。

何よりも大事なのは「職務経歴書」!

これまでの秘書としての実績や強みを具体的にイメージしてもらうことを意識して作成してみてください。
ポイントは数値を盛り込みながらわかりやすくまとめることです。

具体的な記入例をみてみましょう。
下記の2つの職務経歴の記述を比較してみてください。

【1】 購買部長付秘書として、秘書業務全般を担当
(スケジュール管理、会議セットアップ、出張手配、関係部門との連絡・調整)

【2】 購買部長(東名阪の3拠点を管轄。部内メンバー50名)付秘書として1名で秘書業務全般を担当。
・スケジュール管理-定期的な予定の管理に加え、突発的な予定への対応・調整を含む。
・会議セットアップ-社内および社外取引先との会議について対応。資料作成等の事前準備も担当。
・出張手配-国内を中心に月に5回程度発生する出張について、チケットや宿泊先の手配、変更時の対応、事後精算まで担当。
・関係部門との調整-主に営業部・人事部の部課長クラスとの一次窓口を担当。部長宛の電話対応・メールのチェック。緊急度に応じての情報精査。一部、部長の代理としての処理も有り

いかがですか?同じ業務であっても、まとめ方によって受け取る情報量やイメージに大きな違いがありますよね。

「多忙」とか「膨大な量の」などと書いてあっても、それがどの程度なのか他人には分かりにくいかと思います。
数値を盛り込むことによって、「ものさし」が置かれイメージしやすくなるかと思います。

自己PRの書き方

アピールポイントの列挙だけではなく、根拠や他者からの評価など客観的な点を盛り込むと良いと思います。

【1】 前職で身につけた強みは「仕事の正確性」と「臨機応変な対応力」です。

【2】 前職で身につけた強みは以下の通りです。
・仕事の正確性
出社時のルーティンとして、上司および自身の1日の予定と業務を確認し、その時点で不確定の事項については
必ず関係各所に確認を行うことを習慣化していました。
また重要事項については、Wチェックを行ったり、ミスコミュニケーション防止のために口頭だけではなく文書化して確認を依頼する等の工夫を心がけていました。
結果、スケジュールのダブルブッキングや業務の納期遅れ等を回避することができました。

・臨機応変な対応力
上司をはじめ、取引先や社内の関係部門の社員等、やりとりする様々な方々のタイプや志向に合わせて、相手にとっての心地よさを重視して対応するように心がけていました。
また秘書の仕事に定型的なものは少なく、むしろ突発的なことが発生するものだということを前提に瞬時に最善の対応ができるよう意識して仕事をしていたことにより、上司から「イレギュラーに強い」と評価をいただいていました。

アピールポイントを口頭で伝えようと面接に向けて意気込んでいても、書類選考で不採用になり面接までたどり着けないことは多々あります。
ボリュームが多くなり過ぎないよう注意はしなければなりませんが、職務経歴書の段階で、遠慮せずにしっかりとアピールし、ぜひ会ってみたいと思わせる書面を整えることはとても大切だと思いますよ。

募集中の会社はどうやって見つける?転職エージェントってどうなの!?

企業によって採用の方法はさまざまですが、良い人材を採用する可能性を少しでも広げるために自社での募集を行うと共に転職エージェントに紹介を依頼したり、採用の負荷を軽減するために転職エージェントを通してのみ募集を行うというケースもあります。

自分で求人サイトをチェックし、直接応募するのもよいですが、同時に転職エージェントの活用も検討してみるとより可能性が広がると思いますよ。

私が考える、転職エージェント活用のメリットとデメリット(注意すべき点)をお伝えしますと…

<メリット>
・プロの目線で、経験や今後の希望に応じた転職先を紹介してもらえたり、自分では気づかなかった適性や強みを見出して
もらえることがあります。
・履歴書や職務経歴書、面接についてのアドバイスを得ることができます。
・応募先に直接は伝えづらい希望(特にお給料のことですね)を、エージェントが代わりに交渉してくれることも可能です。

<デメリット>
・エージェントによっては、応募者の意向よりも採用企業側の要望を優先し、希望しない企業の案件を
強く勧めてくることがあります。
自身の意思を強く持って対応することが必要ですし、合わないと思うエージェントにはこだわらず、
別のエージェントを探してみてもよいかと思います。
同時に複数社のエージェントサービスを利用することも 全く問題ありません。

キャリアアップ転職の経験談をご紹介

最後に、秘書経験者として別の会社に秘書として転職をした方々の体験談をご紹介します。

■Aさん(大手通信会社の秘書室勤務→中堅商社の支社長秘書)

前職では秘書室の一員として、庶務的な定型業務メインの仕事をしていました。
周囲のベテラン秘書さんが自分の裁量でバリバリ活躍される姿に憧れて、もっと主体的に動ける秘書になりたいと決意し、業務範囲の広い秘書のポジションを目指して転職活動を行いました。
転職活動では、前職で定型業務をきちんとこなしていたことをアピールしつつ、経験の浅さはやる気でカバーするという意気込みを強調したことが奏功して採用決定。
今は秘書と言いながらもなんでも屋的なポジションですが、忙しいながらも充実した日々を過ごしています。

■Bさん(物流会社の営業支店長付秘書→不動産会社の営業支社長付秘書)

前職は派遣社員として就業していましたが、正社員の秘書を目指して、転職エージェントに登録をしました。
今の会社は、業界は異なるものの営業部門としての活気のある雰囲気が似ていて前職の経験が活かせるということで、エージェントから紹介され、正社員として採用されました。
入社するまでは知らない会社でしたが居心地がよく、給与待遇にも満足しています。
自分では見つけられなかった企業を紹介してもらえたので、転職エージェントを利用して良かったと思っています。

■Cさん(外資系食品メーカーの営業部長付秘書→大学教授秘書)

大学での勤務に憧れて、民間企業から大学に仕事の場を移しました。
同じ秘書業務でもその違いにびっくり!
前職ではペーパレス化がほぼ定着していましたが、私が勤務する大学ではほぼ全て文書として出力することが求められ、緻密なファイリングスキルが重要視されました(私はこれがとても苦手です)。
また、自己裁量での工夫を行う前に、まずは教授にお伺いを立てることも求められ、正直、今のポジションは私には向いていないと痛感しています。
この失敗を活かして、またこれから転職活動に励みたいと思っています。

Cさんのように実際に転職してみてから分かることもありますよね。次こそご自身の満足できる環境を見つけてほしいです!
1つの会社で長く働くことも素晴らしいと思いますが、自分の希望する働き方や仕事内容を現状で叶えることが難しいのであれば、転職も1つの選択肢なのではないでしょうか。

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

uriuri

日系、外資の大手企業にて役員秘書、本部長付秘書など経験多数。同時に多くの秘書さんとのネットワークもあり、秘書さんからの悩みに答えることも。秘書はAIでは決して完全カバーできない、奥の深い素敵な仕事ですよね♪

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