秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

秘書たるもの、デスクもオフィスもスッキリ片付いていて美しいのが理想的。
しかし、日々の忙しい業務のなか、気付けばデスク周りには書類が散乱……。
なんてこともありますよね。

そこで今回は、秘書さんの机上をキレイに整理整頓するための「書類のファイリング術」についてご紹介したいと思います！

書類が片付かない原因とは

私も、もともと片付けは得意な方ではありませんでした。
今思い返してみると、書類が片付かない原因は大きく以下の2点だったと思っています。

そのため、書類は机の上にいつも山積み。
必要な書類がすぐに見つからず効率が悪い上、見た目にも美しくなく、理想的な環境とは言えない状況でした。

このままではいけないと、あるとき一念発起。
書類整理のノウハウを調べ、実践してみることにしました。
そこからいろいろ試してみた結果、私が行き着いた書類の整理術をご紹介いたします！

書類の保存期間を明確にする

まず私が行ったのは、以下のように書類の保存期間を明確にすることです。

法務部に問い合わせてみると、私の会社には個人情報に関わる書類については保存期間の社内規定があることがわかりました。

また、さらに詳しく聞いてみると、書類には「法定保存年限」というものもあるそう。
「定款」「取締役会議事録」など、書類の種類ごとに保存年限が法律で義務付けられているものがあるとのことでした。
もしご存じなかった秘書さんがいらしたら、一度ご自身の管理する書類がこれらに該当するか調べてみると良いかもしれませんね。

しかし、秘書が扱う書類は多種多様。
私の手元には、この社内規定・法定保存年限に当てはまらない書類がいくつか残りました。

そこで、残りの書類については、以下のように自分で保存期限の基準を設けることにしました。

例）上司宛に届いた郵便物の控え：1年
例）新聞の切り抜きなどの収集資料：2年

このように自分で基準を作った場合は、運用前に上司に報告しておくことをオススメします。
会社にある書類は、秘書の持ち物ではなく、会社の情報資産。上司に事前報告をしておくことで、自己判断で必要な書類を処分してしまうリスクを軽減することができると思います。

秘書の書類整理は『バーチカルファイリング』がオススメ！

次に私が取り掛かったのは、収納場所の整備です。
私は『バーチカルファイリング』という方法を取り入れてみることにしました。

バーチカルファイリングとは、見出しの付いた厚紙に書類を挟んで管理する方法です。
それまでは穴を開けて綴じ込むタイプの簿冊式ファイルを使っていたのですが、私にとっては以下の点でバーチカルファイルの方が扱いやすいと感じました。

バーチカルファイルを便利にするためのツール

単体でも非常に使いやすいバーチカルファイルですが、さらに便利にするためのツールがあるのでご紹介します！

マチ付きタイプのフォルダー

ファイリングしたい書類が多いときには、マチ付きタイプが便利です。
書類がたわんでしまうのが気になる場合は、クリアファイルを併用するのもオススメですよ。

見出しガイド

見出しを付けられる厚紙のようなもので、フォルダーをカテゴリごとに分類して仕切ることができます。

色付きラベルシール

ガイドやフォルダーの見出しを分類ごとにラベルシールで色分けすると、フォルダーを取り出した後も、戻すべき場所が視覚的に把握しやすくなるのでオススメです。

さらに整理上手な秘書になるためのコツ

より整理上手になるためには、ファイリング時のルールまでしっかり決めてしまうのがオススメです！
私は、「タイトルの付け方」「分類の決め方」を工夫するようにしています！

タイトルの付け方は、以下を意識しています。

曖昧なタイトルは付けない

例）△「経理関連」→◎「2022年度請求書」

不要な言葉は省略する

例）△「見積書ファイル」「契約書ファイル」→◎「見積書」「契約書」

このように、できるだけシンプルに、フォルダーの中身がはっきりと分かるようなタイトルを付けることを意識しています。

分類の決め方

また、分類の決め方は、秘書検定で学んだ以下を参考にしています。

分類が苦手という方は、上記の中から業務に適した分類方法を選んだり、組み合わせたりしてみると良いかもしれません。

書類整理で秘書としてのこんなメリットを実感！

これらの方法を試し、書類をスッキリ整理できるようになった結果、私はこんなメリットを実感できるようになりました！

さらに、同僚からも「仕事がしやすくなった、ありがとう」と声をかけられ、オフィス全体の環境改善につなげられたと感じることができました。
自分だけでなく、周囲の人まで快適に働けるようになるのは、本当に嬉しかったです！

秘書として、キレイを維持するための工夫も忘れず！

キレイな状態を維持するためには、ルールをしっかりと浸透させることも大切ですよね。
環境をシェアする同僚がいる場合は、ルールを掲示したり、定期的にリマインドしたりする工夫も有効だと思います。

キレイを習慣にして、いつも気持ち良く仕事ができたら良いですよね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！