隙間時間で差がつく!仕事中、手の空いた時にできる7つの行動

秘書のみなさん、こんにちは!みすずです。

エンドレスに感じる秘書のお仕事ですが、たまにはお仕事が落ち着いて手が空くこともありますよね。
そんなとき、秘書のみなさんはどうしていますか?
ついついネットサーフィンをしてしまいそうですが……そんなときこそ!溜めていた雑務を一気に片付けたり、周りの人の役に立つような業務をしたりするチャンスだと思います!

きっと同じように意識している秘書のみなさんもたくさんいらっしゃると思うのですが、私は会社のマニュアルや、前任者からの引き継ぎ内容など、既に確立されている業務以外にも、自らお仕事を探すようにしています!

今回の記事では、手が空いたときや、ちょっとした隙間時間に私が対応していることをご紹介します。
秘書のみなさんの時間の使い方のヒントになりましたらうれしいです!

上司のサポート編

①手が空いたら行うと決めていた作業

いろいろな作業が片付いて手が空いた!と思ったら、まずは以前から時間ができたときにやろうと決めていたタスクに手を付けます。
私の場合、例えばファイリングや名刺管理、フォルダ整理などがそれにあたります。

特にファイリングはなるべくいつも最新の状態にするように心がけています。
ペーパーレスも進み、ソフトコピーでの保存も増えているかと思います。
ただ、いずれにせよ資料は常にアップデートされている状態をキープできていると安心ですよね!

内容によって優先度は変わると思いますが、急ぎのお仕事などが落ち着いたときは、こまめに対応するようにしています。

②担当上司が抱えている仕事を把握

現在上司が手がけているお仕事をリストアップしてみて、それぞれの簡単な進捗状況と今後の予定をメモしてみます。
秘書の頭が整理されることで、タイミングよく、スムーズなサポートやリマインドが可能になり、上司の業務の効率化や対応漏れ防止にも繋がります!

③よくご一緒する方の予定をチェック

上司がいつも一緒に働いている社内の方のスケジュールを確認して、出張や休暇など不在の予定があれば上司のカレンダーにも入力しております。
ただ、休暇の予定は変更する可能性もあるので、夏季休暇や結婚休暇といった、早めに日にちが確定しているものを把握するようにしております。

上司と上司を取り巻く方たちの予定も見えていると、自分の休暇予定をいつにするか決める際の参考にもなるかもしれません(笑)。
また休日に関連して、こんな作業も意外と喜ばれます。

使用しているシステムのカレンダーに祝日が反映されていない場合、こちらの内閣府のサイトを参考にして、あらかじめ秘書が入力しておくことで、上司はかなり助かると思います。

国民の祝日について – 内閣府

④各種リストの作成

上司がよくお付き合いをしているクライアントの社名やご担当者、会食で使用したお店、お預かりしている小口現金の管理等、色々な情報をリスト化しておくと、今後の役に立ちますよね!
自分だけではなく将来後任になる秘書さんにも共有できるので、とても便利です。

ちなみに会食のリストは、お店の名前だけでなくお相手の社名やお名前、持参した手土産の内容、個室の有無なども併せて記録しておくのをオススメします!

⑤上司のおつかい

上司が多忙でランチの時間が取れないような日は、お水や軽食を買って、そっとデスクに置いておくと喜ばれた経験があります。
いつも上司がお仕事中に飲んでいるものを覚えていれば、ここで活かすことができます!

また「今、落ち着いているのですが、秘書にできることはありますか?」と上司に直接お伺いすることもあります!
すると、秘書からは見えなかった思いもよらない新たな業務が発生したこともありました。

上司の希望を学べる上に、自分の視野もぐんと広がりますので、積極的に上司にお声がけしてみるのもオススメですよ!

周りの人達との協力作業編

⑥社内美化や各種補充など

みんなで共通して使っている文具や備品の整理整頓も私の大切なお仕事だと考えています。
例えば、共用の物を使った後にウェットティッシュで拭くだけで清潔な状態を保つことができますし、印刷機の紙やインクの補充なども、誰かが対応してくれると本当に助かりますよね!

また、みんながすぐに使えるよう伝票等に社名スタンプをまとめて押しておくことや、頻繁に使用するためにストックされている書類などがあれば、それらの補充もしていました。

⑦周りの方のお手伝い

自身の手持ちのお仕事がなくなったときは、忙しい周りの方のお役に立てる絶好の機会ですよね!
「手が空いているのですが、お手伝いすることはありますか?」とお声がけしてみませんか。
溜まっている雑務などをお手伝いすれば、同僚の方も助かりますし、こちらの経験値も上がるので、まさにWin-Winです。

自分が忙しい時に助け舟を出してくれた人はだれだって大事にしたいはず!
いつか自分がお願いごとをする時にも、関係性が構築できていると依頼がしやすいですよね。

周囲の方と仲が深まると、雰囲気が良くなったり、お仕事もしやすくなるはず。
とっても素敵なことですよね♪

隙間時間が差をつける!

このように、私は常にできることを探して実際に手を動かしているため、手持ち無沙汰な瞬間というのはほとんどありません。
大きなことを達成するわけではないけれど、誠実に過ごすことは、自分の自信や誇りにも繋がり、充実感を得ることができると感じます!

今後、自分が高いスピードや正確性を持ってお仕事をするための準備になることも少なくありません。
自主的にはたらく姿勢は、視野を広げてくれて、見えてくるものがきっとたくさん増えると思います。

空いた時間の、ほんの些細なお仕事でも、必ず見てくれている人はいますし、自分自身を成長へと導きます。
たとえ小さくても経験の蓄積は秘書として大きな差を生むはずです!
業務中に手が空いたときの過ごし方、少しでもみなさんのヒントになりましたら幸いです。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

みすず

弁護士事務所や外資系企業で秘書業務に従事すること8年になります。
人の役に立つことに喜びを感じるタイプで、秘書のお仕事が大好きです。業務の幅を広げるため、英語のお勉強を頑張っています。趣味はバレエです♪

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