秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

秘書として、上司や関係部署とのコミュニケーションは欠かせない仕事の1つ！
しかし、話の要点を上手くまとめて話すのは、案外難しいですよね。

私自身も話し方には苦手意識があり、いくつも失敗を経験してきました。
今回は、その中でもとくに印象的だった2つのエピソードをご紹介し、学びと改善のポイントをみなさんに共有したいと思います！

ぜひ参考にしてみてくださいね。

失敗談：説明が長すぎて伝わらなかったケース

私がまだ新人秘書だった頃の失敗談です。

あるとき、上司への業務報告の際に、つい説明が長くなりすぎてしまいました。
伝えたい情報が多く、あれもこれもと詳細を盛り込んでしまい、気づけば5分近く1人で話してしまったんです。

上司から「話が長くてポイントがわかりにくかった」とストレートに指摘され、とても反省しました……！

失敗の背景にあった勘違い

話が長くなった背景には、「丁寧に説明すれば理解してもらえるだろう」という思い込みがありました。
しかし、実際には長く説明することが必ずしも伝わりやすいわけではありませんよね。

とくに忙しい上司にとって、時間がかかる説明は負担になることを痛感しました。

「話を1分にまとめること」を心がけるように

そこで意識するようになったのが、「1分で要点をまとめる」こと。
調べたところ、一般的に人が集中して話を聞けるのは1分程度が限度と言われているそうです。

そのため、説明が長くなりそうな場合は要点を絞り、できるだけ簡潔にまとめる練習をしました。
実際に私が心がけたのは、以下のように要点を「3点」に絞ることです。

このように内容を3つに絞ることで、説明がコンパクトになり、上司にも集中して話を聞いてもらいやすくなったと感じています。

また、限られた時間内で伝える訓練を重ねたことで、私自身も話の要点を素早く整理できる力が身についてきました。

話が冗長になりやすいという秘書さんは、上記の型にはめて話の要点を整理する練習をしてみるのがオススメです！
ぜひ試してみてくださいね。

失敗談：事実だけを伝えてしまったケース

コンパクトな報告を心がけるようになった私ですが、また別の失敗を経験しました。

それは、上司への報告で「事実」だけを伝えてしまうことです。
たとえば、次のような調子でした。

・「来月の会議日程ですが、A案とB案が候補です」
・「プロジェクトメンバーの1名が体調不良で欠席しています」

上司からは「それで君はどう思うの？」「何か提案はある？」と聞き返されることがよくありました。

当時の私は「事実を簡潔に伝えること」にばかり意識が向いていて、自分の意見や解釈を加えることをしていなかったんです。

「事実」+「意見」で報告を充実させるように

上司もただ事実だけを聞かされただけでは、なぜその情報が重要なのかが分かりにくく、判断がしづらいですよね。
とくに忙しい上司には、事実に加え「秘書からの意見や提案」を添えることで報告がより有意義なものになるかと思います。

以来、私は「事実」+「意見」の構成を意識して報告するようになりました。
たとえば、以下のような伝え方を心がけています。

「来月の会議日程ですが、A案とB案が候補です（事実）。私は出席者の都合や議題の内容を考えると、A案の方が調整しやすいと感じています。また、B案の場合、会議が長引く可能性があるため、早めの終了を重視するならA案をオススメします（意見）。」

「プロジェクトメンバーの1名が体調不良で欠席しています（事実）。今後の進捗に影響があると思うので、もし可能であれば、他のメンバーで一時的にフォロー体制を組むか、リソースの再配置を検討していただければと思います（意見）」

こんな効果も！

こちらから意見や提案を加えることで、上司との会話がスムーズに進むようになっただけでなく、徐々に上司から「それはいい提案だ」と言っていただけることも増えました。

ただ情報を伝えるのではなく、自分が状況をどう捉え、何を考えているかを表現することで、仕事への積極性も評価されるようになったのだと感じています。

また、初めは自分の意見を述べることに緊張しましたが、実際にやってみると、自分の仕事に対する当事者意識も高まるのを実感しました。

提案をするということは責任を伴いますが、その分、上司からも信頼されやすくなるかと思います。
ぜひみなさんも、報告や相談の際には「事実」だけでなく「意見」もプラスすることを意識してみてくださいね。

上司が求める情報を的確に伝えるために

秘書として、上司が必要とする情報を的確に伝えることが重要ですよね。
そのためには、日頃から上司の判断材料となる情報が何かを意識しておくことも大切！

そのヒントは、普段の業務の中に隠されています。
たとえば、出張準備の際に上司から「取引先について何か情報はあるか？」と質問されたら、その際に重視されているのが「取引先の特徴」や「過去のやり取りの経緯」であると気づけますよね。

このようにして、日頃から上司の些細な言動に注目しているだけでも、徐々に上司が重視している情報が何か理解できるようになってきます。

また、普段からメモを取ることもオススメです！
たとえば、上司が繰り返し確認しているポイントや頻繁に尋ねる内容をメモしておけば、次回からはその情報を先回りして用意することができますよね。

こうした習慣を積み重ねることで、より適切な情報を簡潔に伝えられるようになるかと思います！

伝え方ひとつで、相手の反応は大きく変わる！

今回は、私自身の失敗談から、話し方に関する学びと改善のポイントをご紹介しました。
みなさんにも参考になる点はございましたでしょうか？

伝え方ひとつで、相手の理解や反応は大きく変わるもの。
伝わりやすい話し方は、一朝一夕で身につくものではありませんが、少しずつ意識することで確実に変わってくるものだと思っています。

仕事をスムーズに進め、上司や同僚とさらなる信頼関係を築いていくためにも、日々の会話を見直して伝え方に磨きをかけてまいりましょう！

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！