苦手な上司でも良いパートナーになれる!秘書の私が苦手意識を持っていた上司と、良いコンビと言われるまで

秘書のみなさん、はじめまして! みすずと申します。
私は弁護士事務所や外資系企業で、秘書業務に従事すること8年になります。

人の役に立つことに喜びを感じるタイプで、秘書のお仕事が大好きです。
これから、Hisholioライターとしてみなさんにお役立ちいただける情報をお届けしていきたいと思います。
どうぞよろしくお願いいたします!

苦手意識を持っていた上司と、良いコンビと言われるまでに!

私たち秘書のお仕事は担当する上司がどんな人かによって、仕事を取り巻く環境が大きく変わりますよね。

秘書のみなさんの中には、苦手なタイプの上司を担当している方もいらっしゃいますでしょうか?
ぎこちない状態や、強い緊張感の中、上司のサポートをするのはとても大変ですよね。

実は私もそのうちの1人で、気性が荒くて厳しいと有名な上司を担当したことがあるんです。

コワイ上司を担当することになった当時、私は新人でしたので、お仕事を覚えながら多忙な上司を必死にサポートしていました。
機嫌が良くないときは、怖くてコミュニケーションを取るのも苦戦。

朝、上司が出勤すると一気に緊張モードになり、憂鬱な気持ちになるほど……結構ピンチな状態でした。

そんな状況下でも、様々な紆余曲折を経ていくうちに、上司と強い信頼関係を築き、良いコンビだと周囲から言われるまでになりました。

今では上司にとって、重要な存在だという確信と誇りを持てる自分がいます。
それは最初の頃には本当に考えられなかったことです。

苦手な上司から良いコンビになるまで、秘書の私が実践したこと

そこで今回の記事では上司とより居心地の良い関係になり、働きやすい環境を自分で作るために、私が意識してきたことをご紹介したいと思います!
上司との人間関係に悩みを抱えながらがんばっているみなさんに、少しでもヒントになればうれしいです。

上司の強い味方になろうと意識

私はまず「せっかく秘書になれたのなら、担当する上司の味方でいよう!」と強く思うことにしました。
不思議と自分の中で仲間意識が芽生えてくるのでオススメです!

すると、より自然に上司の立場で物事を考えやすくなりました。
業務上で上司のためになることを考えながら行動するだけではなく、上司が悲しいことに直面したら一緒に悲しむなど、心に寄り添うこともあります。

その気持ちは確実に相手に伝わりますし、秘書の存在価値を改めて認識できて、モチベーションアップにもつながりました!

もうコミュニケーションから逃げない!

上司が苦手なタイプの場合や、なんとなく距離を感じる場合でも、彼らとのコミュニケーションに対する抵抗を減らしていくことで、ぐっと心がラクになれると思います。

そのために、初めは勇気がいりますが、少しずつ会話やメールなどのやりとりを積み重ねていくだけでも、大きな変化に繋がりますよ!
ちなみに、私はこのようなことを意識していました。

①不明点は遠慮なく質問する

疑問点は早めに解決したほうがお互いのためになります。
とはいえ、しょっちゅうご機嫌斜めで怒っているタイプの上司は特に話しかけづらいですよね。

私もそうでしたが、疑問点を確認することは全く悪いことではありませんので、堂々として大丈夫です!
勇気を出して、積極的にコミュニケーションを取る方がその後のためにもなりました。

その際、スケジュールを見て、できる限り上司がひと段落ついたタイミングを見計らうことがちょっとしたコツです!
もし、運よく上機嫌なときがあれば、まさにチャンスですよね♪

上司にとってもありがたいですし、自分自身もダメージを受ける可能性が減ってベターでした。
また、もちろん急務の際はすぐに確認した方がいいこともあるので、これを気にしすぎることはないですよ。

②指摘や注意はスキルアップのチャンス!

いただいた指摘は良い秘書になるための無料の教材とも考えられます!
失敗を通して人は成長しますよね。とはいえ大きな声で怒鳴られたり、言い方が厳しかったりすると、ショックは大きいものです。

私はそんなとき、放心状態でしばらくパソコンの前で固まってしまったこともありました……(笑)。
それでも、忙しい中で指導してくれたという事実に注目するなど、上司が自分のためにしてくれたと発想を転換することで、ネガティブな気持ちを和らげ、感謝できるようになりました。

自分が正解だと思っていたことが、上司にとっては不正解だったということは、お互い別の人間同士なのでどうしてもあります。
そんなときは自分を責めすぎないでくださいね。

「本当はこうしてほしい」と上司が秘書に伝えてくれるというのは、それだけ秘書を頼りにしていて、今後に期待しているということなのですから!

③お食事をご一緒する

ランチやディナー、打ち上げなどの機会があれば、一気に心の距離を縮めることができるので積極的に参加していました。
いつもよりリラックスした状態でお話できるので、普段の業務では聞きづらいことや、言えずにいた問題点などを伝える良い機会として利用していました。

他の同僚の方も一緒にお話すれば、秘書が知らなかった上司の一面も垣間見え、ぐっと上司の理解度が上がり業務に活かせることも少なくないですよ。

私はお食事をご一緒してから、お仕事のしやすさが抜群に変わりました。
そして、疑問を解消し改善点を知るうちに、だんだんと上司が秘書に求めていること・何を優先すべきなのかが見えてきて、お仕事のクオリティが上がっていきました。

どんなときに機嫌がよくないのか観察

気分屋な上司ですと、その日のメンタルに振り回されやすく、秘書としては苦労することもありますよね。
一緒にお仕事をする期間が長くなるうちに、どんなときに機嫌が悪くなるか、だんだん読めるようになっていくのではないでしょうか。

私の場合、観察・分析してみましたところ、このようなタイミングが要注意だと分かりました。

  • 部下が思い通りに動かないとき
  • 自分の仕事を優先してくれないなど慕われていないと感じるとき
  • 急ぎの対応で焦っているとき

上司の置かれている事実とそれに伴う精神的な状態を冷静に俯瞰することで、今は心に余裕がないのだな、と理解できるようになりますよね。

私はそうすることで、上司がピリピリしているときに、怯えたり焦ったりすることなく、落ち着いて対応できるようになりました。
風に吹かれても、しなやかに靡き、決して倒れることのない柳のように、巧みにかわせる秘書になれたら良いですよね。

日々の積み重ねが2人の絆を深めてくれる

以上のようなことを意識しながら日々を過ごしたことで、気がつけば私の苦手意識は和らぎ、冗談を言い合えるほど打ち解けていました。
そしてなにより、上司の信頼を得て、秘書に任せてくれる仕事の幅も広がりました。

秘書にとって上司は非常に距離の近い特別な存在ですよね。
秘書という職業は、人と深く関わることを経験できる素敵なものだと思います。

さて、今回は上司との良好な関係を築くために意識したことを色々とご紹介しました。

しかし、一番前提として大切だと感じるのは、相手の良いところを見つけて、ほんの少しでも好きになり、歩み寄ることです!
それは、上司との関係に限らず、きっとあらゆる人間関係にも通じることですよね。

私は上司との人間関係の悩みを通して、初めてそれを学びました。
人を変えることは難しいですが、ほんの小さな一歩でも、自分が変われば必ず周りの人との関係や置かれている状況にも変化が生まれると実感しています。

私たちの一日一日の蓄積が、確実に良い秘書になる道へ導いてくれるはずです。
牛歩でも、3歩進んで2歩下がるでも良いと思うのです!一緒にがんばりましょう♪

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

みすず

弁護士事務所や外資系企業で秘書業務に従事すること8年になります。
人の役に立つことに喜びを感じるタイプで、秘書のお仕事が大好きです。業務の幅を広げるため、英語のお勉強を頑張っています。趣味はバレエです♪

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