秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

新しい季節の訪れを感じる今日この頃。
経験豊かな先輩秘書のみなさんにとっても、組織改編や新人秘書さんの受け入れなど、仕事に新たな風が吹き込む特別な時期かと思います。

リーダーシップを発揮してチームをけん引していくためにも、キャリアをさらに発展させてステップアップしていけたら良いですよね。
なかでも、問題を円満に解決したり、チーム内の信頼関係を維持したりすることは、先輩秘書さんに求められる重要な役割の1つかと思います！

そこで今回は、チームを率いる先輩秘書さんたちに向けて「問題解決と信頼につながる格上げフレーズ」をご紹介いたします！

秘書業務のよくあるシーンごとに解説しますので、ぜひイメージしてみてくださいね。

秘書の格上げフレーズ① 後輩がミスをしてしまったときに

たとえば、後輩が作成した書類に不備があった際に、先輩秘書としてそのミスをクライアントに報告しなければならないこともありますよね。

このとき「弊社の新人が」などと表現すると、責任を後輩に押し付けている印象を与えてしまうかもしれません。

そんなときは「私の監督不行き届きのために」と言い換えるのがオススメです！
こうすることで、責任者としての自覚と誠実さを示すことができるかと思います！

秘書の格上げフレーズ② 他部署のミスを謝罪するときに

窓口対応を担う機会も多い秘書の仕事。
ときには「経理部の発行した請求書が間違っていた」「法務部の用意した契約書に誤りがあった」など、他部署のミスが原因でクライアントに謝罪しなければならないケースもあるかと思います。

しかし、窓口となっている秘書が「〇〇部の手違いで」と直接的に伝えると、責任転嫁をしているように受け取られ、さらに印象を悪くしてしまう可能性も……。

そんなときは「私どもの手違いで」と言い換えるのがオススメです！
組織として一丸となって対応する姿勢や誠意が伝わりやすく、信頼感を高めることができるかと思います！

秘書の格上げフレーズ③上司からの質問に答えられないときに

イベントやプロジェクトの計画を任されている先輩秘書さんもいらっしゃるのではないでしょうか。

もし、予見される問題やリスクについて上司から質問され、それに対する十分な答えを用意できていなかった場合、みなさんなら何とお返事をされますか？

ついつい、慌ててしまいそうな場面ですよね。

そんなシーンで使えるのがこちらのフレーズです！
自身の未熟さを認めつつ、改善の意欲も示せるひと言ですので、ぜひご活用くださいね。

秘書の格上げフレーズ④ 同意や承認を示したいときに

経験豊富な先輩秘書さんは、関係各所から相談や提案を持ちかけられることもあるかと思います。

こうしたシーンにおいて、私がつい使ってしまいがちなのが「大丈夫です」という表現です。
言葉の意味がやや曖昧で、文脈や状況によっては相手との間に認識の相違を生んでしまうリスクがありますよね。

そんなときは「異議はありません」と言い換えると、同意や承認の意思を明確に伝えることができますよ。

秘書の格上げフレーズ⑤ 提案や営業をお断りするときに

社内外からの提案や営業に対し、上司に代わってお断りの連絡をすることもあるかもしれません。

「やめておきます」といったストレートな表現だと、必要以上にネガティブな印象を与えてしまうかもしれませんよね。
このようなシーンでは「今回は見送らせていただきます」と言い換えるのがオススメです！

現状は受けられないことを礼儀正しく伝えつつも、将来的な可能性をニュアンスとして含められるので、お相手との良好な関係維持につながるかと思います！

忙しい業務時間にかかってくる営業の電話など、ついつい冷たい対応をしてしまうこともあるかもしれません。
でも、その企業もいつか自社のお客様になる可能性もありますよね。

あらゆる可能性を考慮して、いつも丁寧な対応ができると理想的だと思います！

秘書の格上げフレーズ⑥ 禁止を伝えたいときに

ある程度自分の裁量で仕事を進められるという先輩秘書さんは、関係各所とのやりとりにおいて「今回は特別ですよ」と臨機応変な対応をしてあげた経験もあるのではないでしょうか？

「もう2度としないでくださいね」と釘を刺したいところですが、これだと少々表現が強くなってしまいますよね。
そんなときは「今回限りでお願いします」と言い換えると印象が柔らかくなりますよ！

秘書の格上げフレーズ⑦ 共感を示したいときに

私は同じ上司と長く働いていたこともあり、ときには上司のちょっとした愚痴や相談の聞き役になることもあったんです。

最初は「分かります」などと相槌を打っていたのですが、もう少し良い言い回しはないかと考え「お察しいたします」と言い換えることにしました。

こちらのほうが、丁寧かつ相手に寄り添ったニュアンスになりますよね。

秘書の格上げフレーズ⑧ 親切にしていただいたときに

誰かに親切にしていただいた際、申し訳なさと感謝が入り混じるあの絶妙なニュアンスをスマートに伝えられたら良いですよね。

そんなときは「ご配慮痛み入ります」というフレーズが使えます！
日常生活ではあまり口にしない言葉かと思いますが、自然に使いこなすことができれば先輩秘書さんらしい、こなれた雰囲気が出ますよね。

「痛み入ります」は「恐縮です」と言い換えることもできますよ。
ぜひ使ってみてくださいね。

秘書の格上げフレーズ⑨ ほめられたときに

お仕事をバリバリこなす先輩秘書さんは、取引先や同僚から「さすがですね」などとほめられる機会も多いのではないでしょうか？

「いえいえ、そんなことないです」と謙遜するのも良いですが、相手の言葉を否定するような文脈になってしまうのが気になる秘書さんもいらっしゃるかもしれません。

そんなときは「○○さんにご指導いただいたおかげです」と言い換えるのがオススメですよ。
よりポジティブなニュアンスで謙虚さをアピールすることができます！

秘書の格上げフレーズ⑩会を中座するときに

広い人脈をもつ先輩秘書さんなら、飲み会や人付き合いも多いのではないでしょうか？
ときには、その後の予定との兼ね合いで中座しなければならないシーンもあるかもしれません。

そんなときに使いたいのがこちらのフレーズです！
単に「お先に失礼します」と言うよりも「とても楽しかった」「本当はもう少し残りたい」といったニュアンスが伝わりますよね。

社内外の関係者と良好な関係を構築し、維持していくのも秘書の役割の1つかと思います！
ぜひ活用してみてくださいね。

洗練されたコミュニケーションで、さらなるキャリアアップを！

今回は、先輩秘書さんたちに向けて「問題解決と信頼につながる格上げフレーズ」をご紹介しました！
参考になる言い回しはございましたでしょうか？

秘書の仕事は、単なるスケジュール管理や事務作業だけではありませんよね。
上司や社内外の関係者との信頼を築き、業務が円滑に進むよう関係を維持していくことも大切な役割かと思います。

より洗練されたコミュニケーションスキルを身につけ、日々の業務における問題解決や人間関係構築に役立ててみてくださいね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ！働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています！

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