秘書なら細部まで抜かりなく!文章作成の「残念!」5パターンを解説します!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

メールや会議資料、ビジネス文書の作成など、秘書には文章力を必要とする仕事が多くありますよね。
しかし、文章のルールは意外と細かく、複雑なもの。

この記事をご覧の秘書さんのなかにも「自分の文章力に自信がない」という方がいらっしゃるのではないでしょうか?

私は前の職場で後輩たちの文章校正や指導を担当していたため、文章に関する質問や相談を受ける機会も多くありました。

そこで今回は、私の指導経験をもとに「文章のよくあるNG例」をご紹介したいと思います!
ぜひ参考にしてみてくださいね。

NG例①主語と述語が対応していない

主語と述語を対応させるのは、文章の基本といえますよね。
しかし、正しく対応させられていない文章を度々見かけます。

以前、後輩が作成した「店舗視察の報告書」をチェックしていたときのことです。
以下のような誤りが見られたため、指摘しました。

× 私は先日、店舗の視察に行きましたが、きれいな店内でした。
私は先日、店舗の視察に行きましたが、きれいな店内だと思いました。

上記の文章の主語は「私」です。
つまり、上の文章は「私は、きれいな店内でした」という意味になってしまい、不適切といえます。

主語と述語が対応していないと、伝えたい意図が曖昧になり、読み手に混乱を与えてしまうかもしれません。

秘書として正確な報告を行うためにも、意識したいポイントですね。

NG例②副詞と文末が対応していない

副詞と文末の対応にも要注意です!

副詞のなかには、文末に制限をかけるものがあり、それらを「呼応の副詞」といいます。
たとえば、以下のようなものです。

呼応の副詞 文末
決して ~ない
たぶん・おそらく ~だろう
もし ~なら
たとえ ~ても
まるで・あたかも ~ような
なぜ・どうして ~か

とくに注意したいのは、長い文を書くときです!
理屈は分かっているつもりでも、長文になると文頭の副詞の存在を忘れて、対応しない文末で終わらせてしまうケースがあります。

また、後輩のメールに以下のような誤りが見られたこともありました。

× 会議は明日に設定しました。なぜなら、明日であれば課長もご都合がつくそうで、もし部長に急用ができても開催が可能です。

会議は明日に設定しました。なぜなら、明日であれば課長もご都合がつくそうで、もし部長に急用ができても開催が可能だからです。

接続詞「なぜなら」のあとは「~だからだ」で終わるべきですよね。

「呼応の副詞」や「なぜなら」はビジネスシーンでもよく使われる表現なので、文末とセットで覚えておくと安心です!

NG例③読点の位置が不自然

プレスリリースの記事執筆を新たに担当することになった後輩から「正しい読点の打ち方が分からない」との相談を受けたことがあります。
打つべき位置が分かりやすい句点に対して、文脈に影響を受ける読点はたしかに難しいですよね。

しかし、読点の打ち方には基本的なルールがあります!
「なんとなく」で打ってしまいがちですが、以下のようなパターンを頭に入れておくと迷いがなくなります!

長い主語のあと

例:新商品開発プロジェクトのリーダーである上司が、参加するべきだ。

逆接のあと

例:上司は多忙だが、趣味の時間も大切にしている。

因果関係のあいだ

例:売り上げが落ちているので、新たなキャンペーンを開始した。

並列する事柄のあいだ

例:総務部が企画を、人事部が運営を、経理部が会計を担当する。

場面や空間が変化するとき

例:店舗の外には、長い行列ができていた。

誤読を避けたいとき

例:私は急いで、出張に向かう上司に声をかけた。(急いだのは私)
例:私は、急いで出張に向かう上司に声をかけた。(急いだのは上司)

文章のリズムを整えるのにも役立つ読点。
上手に使いこなすことで、より読みやすい文章を目指したいですね!

NG例④二重否定の多用

本人のクセだと思うのですが、二重否定を多用する後輩がいました。

二重否定とは、否定の言葉を重ねて使うことです。
強調や丁寧さを表す効果もありますが、使いすぎると少々まわりくどい印象に……。

とくにビジネスシーンでは、誤って解釈されることは致命的。

以下のように言い換えることを提案しました。

× 現場を見なければ、課題は分からない。
現場を見れば、課題が分かる。

× 取引先が、知らないはずはない。
取引先は、知っているはずだ。

上司への報告など、内容を分かりやすく伝えるべきシーンでは、なるべく二重否定を使わないほうが無難かと思います!

NG例⑤漢字が多すぎる、もしくは少なすぎる

ゆるふわな雰囲気をまとう後輩で、徹底したキャラづくりのためか、ひらがなばかりの文章を書く子がいました……!

彼女に書かせれば、ビジネスメールもこのようなテイストになります(苦笑)

〇〇さま

きのうは、たいへんお世話になりました!
たくさんお話がきけて、うれしかったです!
またよろしくお願いいたします!

どうしても稚拙な印象になってしまいますよね。
かといって、漢字が多すぎても堅い印象になってしまうので、何事もバランスが大切です。

適切なバランスは「漢字:ひらがな=3:7」といわれています。
なお、カタカナを含める場合は「漢字:ひらがな:カタカナ=2:7:1」が良いそうです。

この記事も、各章の漢字比率が20~30%になるようにしています!

読みやすさはいかがでしょうか?

上記の後輩はやや極端な例ですが、文章は見た目の印象も大切ですよね。

「専門的な資料では、漢字を増やして信頼感をアップさせる」「依頼のメールでは、ひらがなを増やしてやわらかい印象にする」など、意図的に調整することで質の高いビジネスコミュニケーションを実現できるかもしれません。

ネット上で漢字の含有率を算出できるツールもあります!
1度チェックしてみると、自分のクセに気付けるのでオススメですよ。

秘書として、細部まで抜かりなく!

今回は、私の指導経験をもとに「文章のよくあるNG例」をご紹介しました!
みなさんにとっても、気付きにつながる例はございましたでしょうか?

組織内外との架け橋となり、円滑なコミュニケーションの実現を求められる秘書だからこそ、分かりやすい文章を書く能力は重要な要素!

基本的な文法であっても、日々の忙しさに追われるなかで、つい疎かにしてしまう社会人は意外と多いものです。
細部にまで徹底してこだわることで、秘書としてのプロフェッショナルな印象を高めてまいりましょう!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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