秘書のみなん、こんにちは！ Emilyです。

秘書として働くうえで、上司のニーズに応えることは重要な役割。
しかし、いつも「上司ファースト」で気を遣いすぎてしまっている秘書さんも中にはいらっしゃるのではないでしょうか？

過剰な気配りによって、業務の効率が低下してしまっては本末転倒！
また、上司に気を遣いすぎることで、自分自身のストレス管理が犠牲になってしまうのも良くないですよね。

そこで今回は、秘書さんが陥りがちな「上司ファーストの落し穴」について考えてみたいと思います！
お心当たりのある秘書さんは、ぜひ参考にしてみてくださいね。

上司よりあとに退勤するのは当たり前？その常識、見直したい！

秘書さんの中には「上司が帰るまでオフィスに残っていたほうがいいかも」「何かあったときにすぐ対応できるように」という気持ちから、上司の退勤時間に合わせて自分のスケジュールを調整されている方がいらっしゃるかと思います。

私も以前は、上司が退勤するまでオフィスに残るのが当然だと思っていました。

しかし、改めて考えてみると、上司から直接「私より後に帰りなさい」と言われたわけではありませんでした。
ただ社内の雰囲気や、以前の先輩がそうしていたからという理由で、なんとなく残るようにしていたんです。

思い切って、上司に聞いてみた！

そこで、あるとき思い切って、上司に以下のように聞いてみました。

「本日の業務が終わりましたので、追加がなければそろそろ退勤させていただこうと思いますが、何かお手伝いできることはありますか？」

すると、上司からは「特にないよ、いつもありがとうね。お疲れ様」というお返事が返ってきました。
この一言をきっかけに、上司より先に退勤しやすい雰囲気になり、自分の時間を持つことができるようになったんです。

「なんとなく帰りづらい」を見直そう！

もちろん、居残りが上司や会社からの明確な指示である場合には従う必要があるかもしれません。
ですが「なんとなく帰りづらい」という理由だけで遅くまで残るのは避けたいもの。

もし、空気を読んで居残りをしている秘書さんがいらしたら、思い切って自分から行動を起こしてみるのがオススメです！
上司に気を遣いすぎることで、自分の時間やエネルギーが無駄になってしまわないようにしたいですよね。

情報を詰め込みすぎた分厚い資料、本当に必要？

上司から「3日後までに〇〇について調べてまとめておいて」と指示されたら、みなさんはどのように対応しますか？

かつての私は、3日間みっちりと時間をかけて、関連する情報を網羅的に調べ上げ、参考資料も添付し、さらには想定される上司の質問に対する回答まで準備していました。

いわば、完璧な資料を作成することを目指していたんです。

提出してみると……

しかし、実際に提出してみると、上司はその分厚い資料にチラっと目を通すだけだったり、結局は口頭での簡単な説明を求めたりすることが少なくありませんでした。

正直なところ「この資料、もしかして無駄だったのかも？」と感じる瞬間が多々あったんです。

思い切って、方針を転換！

そんな経験から学び、私は方針を転換することにしました。

まずは指示を受けた翌日に、全体の20パーセント程度の要点をまとめたA4サイズの簡潔な資料を提出。
その際に「もし詳細が必要であれば、2日後までに追加でご用意します」と伝えるようにしたんです。

この方法を採用してからは、上司からも「要点が分かりやすくて助かる」と好評をいただき、何よりも自分自身の業務負担が格段に軽減されました。
結果として、上司のニーズに応えつつ、無駄な作業を省くことができたんです。

この経験から学んだこと

上司に気を遣いすぎることで、つい完璧な資料を作ろうとしてしまうことがありますが、本当に必要なのは上司のニーズを正確に捉え、効率的に対応することですよね。

上司に気を遣うあまり、資料やメールにあれこれ情報を詰め込みたくなってしまう秘書さんは「2割の要点を先に報告すること」を試してみてくださいね。

無駄な労力を省くことで自分自身の負担も軽減され、仕事全体の質が向上するかと思います！

話が長すぎる上司への対応、さぁどうする！？

会食の場で、上司の話が延々と続いてしまうことはありませんか？

「上司の話だから」と気を遣いすぎて、話題を変えるタイミングを逃してしまうと、他の参加者が退屈してしまったり、会食の目的が達成されなかったりすることもあるかと思います。

上司を立てることは大切ですが、会話の流れを適切にコントロールすることも、秘書としての重要な役割ですよね。

上司を上手に持ち上げて、話を本筋に戻そう！

そんなとき、私は「上司を持ち上げつつ話を本筋に戻す戦法」を繰り出していました（笑）
たとえば、以下のような調子です。

「○○部長、興味深いお話をありがとうございます！○○部長のお話は、本当に勉強になるものばかりで、時間を忘れて聞き入っておりましたが、会食のお時間も残り30分となってしまいました。
せっかくですので、ここからはみなさんにもお話を伺いたいと思います。
改めて〇〇部長、貴重なお話をありがとうございました！」

このように伝えると、上司の話をしっかりと持ち上げつつ、会話の流れを他の参加者にも広げていくことができます！
コツは、大げさなくらい持ち上げることです（笑）

会食の雰囲気がより良いものに

実際、こうしたアプローチを取ることで、他の参加者もリラックスして話に参加できる雰囲気を作り出すことができたと思います。

また、意外だったのが、上司からもあとで「良いタイミングで話を振ってくれて助かったよ」と感謝されたこと！
上司自身も、お酒が入るとついつい話が長くなってしまうことを自覚されていたようです。

コツは、会食の目的を見失わないこと

ビジネス会食の目的は、情報交換や人間関係の構築であることが多く、その場にいる全員が有意義な時間を過ごせることが理想です。

上司を尊重しつつも、場の空気を読んで必要なサポートをするのは、秘書としての重要な役割の1つ！

上司に気を遣いすぎることで他の参加者が話せない雰囲気になるのを避け、バランスよく会話を進められると良いですよね。

秘書としての働き方をブラッシュアップ！

今回は、秘書さんが陥りがちな「上司ファーストの落し穴」についてお伝えしました！
みなさんにも、お心当たりのあるケースはございましたでしょうか？

上司を尊重することは、秘書としての大切な姿勢の1つです。
しかし、上司に気を遣いすぎるあまり、自分自身や他の関係者に不必要な負担をかけてしまうのは避けたいですよね。

当たり前になっている自分の中の常識も、少し視点を変えて見直してみることで、より良い働き方が見つかるかもしれません。

上司をしっかりサポートしつつも、効率的でバランスの取れた立ち居振る舞いを追求することで、自分自身の働き方をブラッシュアップしていきましょう！

みなさんのキャリアがより充実したものになることを、心より応援しています！

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！