もう不安にならない!秘書と上司の信頼関係をパワーアップするには

秘書のみなさんこんにちは!mimiです。

秘書のみなさんの中には「上司との信頼関係がイマイチ築けていないような気がする…」とお悩みの方もいるのでは?

では、信頼される秘書になるために最も必要なスキルって、一体なんだと思いますか?
上司が動きやすいように先回りして考える判断力、効率的に業務をこなす処理能力など、いろいろあると思いますが、そのひとつが、コミュニケーション力ではないでしょうか。

今回は、私が「コミュ力」を発揮して実践した、上司と良好な関係を築くコツをご紹介したいと思います!

秘書と上司の信頼関係、不安になることありませんか?

秘書のみなさんはきっとコミュニケーションが得意だという方が多いでしょう。
しかし年代や性別が違う上司に付いた場合、信頼関係を築くまでにはなかなか時間のかかるもの

「なんだか上司と会話が噛み合わない、もしかして相性が悪いのかな」と不安になったり、「業務以外の話で共通の話題が見つからず、何を話していいのかわからない」、または「上司との雑談がイマイチ盛り上がらずなんとなく気まずい空気が…」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

でも心配いりません!

かく言う私も、秘書として新任の上司に付いたばかりの頃は、どんなお話をすればよいのか、どこまで自分のキャラクターを出したら良いのか分からず、手探り状態でした。

しかし、いつしか「ここの席はいつも楽しそうだから来ちゃうんだよね」と、他の役員の方が遊びに来るほど、上司と良い関係性を築くことができました(もちろん上司のお人柄によるところが大きいですが)。

そんな私の経験を通して、みなさんのお悩みへのヒントをご紹介していきます!

信頼関係ポイント①:上司となかなか打ち解けられない


私が担当した上司の一人は、50代後半の男性だったのですが、とても穏やかで上品な方でした。
学歴も経歴も大変輝かしい方だったため、住む世界が違い過ぎて「会話が噛み合わなかったらどうしよう」と初めは不安でした。

しかし上司もどうやら新しい秘書とどう接して良いか戸惑っている様子
そこで私は、まず上司のことをよく観察しました。

ある日出社した上司の目が真っ赤だったため、心配して聞いてみると、「ものもらい」になってしまったとのこと。
新ポジションに着いたばかりで、きっと大きなストレスがかかっているのでしょう。
役員の方でもストレスを感じているんだなぁと思うと、なんだか親近感が…。

日頃から上司の体調や様子の変化に気づいてお声がけしていると、上司も打ち解けてくださり、時にはちょっぴり弱音をおっしゃったり…ということもありました。
立場上、いつも堂々としていなければならない役員の方ですから、弱いところを見せられるのも社内では秘書だけなのですね。

また、上司のことを知ろうと努力しました。
特に娘さんのお話になると、嬉しそうにたくさんお話をしてくださいました。
当たり前のことですが、「聞き上手」であることはとても大事なスキルだと思います。

相手のことを知ることが、信頼関係を築くための第一歩だと言えるでしょう。
そしてさらに距離を縮めるには、自分のエピソードも話して、その人となりを知ってもらうことも大切です。

秘書と上司が打ち解ける解決策3つ

終業後の習い事の話や、自宅で作った料理の話など、雑談の際に私の日常の話をすると、意外にも大好評で会話の幅が広がりました。

解決策①:上司を観察し、親近感を覚えるポイントを見つける
解決策②:上司の話に耳を傾け、上司のことを知ろうとする
解決策③:同時に、自分のことも知ってもらうようにしよう

信頼関係ポイント②:「ミスをしてしまった!」そんな時は……?

私が以前勤務していた会社の役員の方々には、独特の習慣がありました。
社長に報告をしたいことがある時、「社長」という単語を使わないのです。

例えば上司Aさんから社長とB部長と打ち合わせがしたいという指示を受ける時は、「悪いけど、時間を取っておいてくれる?B部長と…ね。」とおっしゃいます。
この「…」の部分に社長という意味が込められているのですが、当初私はこの行間が読めずにAさんとB部長で打合せをしたいという意味だと捉えてしまったのです。

その後、上司Aさんとのふと何気ない会話から、本来の意図に気づきました。
すぐに対応して事なきを得たものの、私のコミュニケーション不足が招いたこと。
得意だと思っていたコミュニケーション面での失敗に内心ションボリしましたが、丁寧にお詫びした後、なぜ間違えてしまったのか簡潔に説明しました。

上司は「早く気づいてよかった。私の言い方が悪かったね。」と寛大に対応してくださいました(涙)。
ミスをしてしまった時、上司はそのミスよりも、解決策にフォーカスしているものです。
もちろん秘書の仕事にミスは許されませんが、そこは素早く解決に向けて頭を切り替えましょう。

ミスをしてしまったとき、上司との信頼を回復するには

解決策:丁寧にお詫びをし、できるだけ早く解決策を提示し実行する

信頼関係ポイント③:上司の機嫌が悪くて話しかけづらい!

これは、秘書のみなさんのかなりの方が経験しているのではないでしょうか。
電話で声を荒げていたり、明らかに「話しかけるな」というオーラが漂っていたり、時には近づいてくる足音で既に不機嫌だとわかることもあったり…。
かと思えば、一時間後にはニコニコしていたりするので、急ぎでない要件の時は、余裕がありそうなタイミングを待って話しかけることができます。

けれど、絶対にこのチャンスを逃すわけにはいかない!と言うような、どうしても話しかけないといけないタイミングってあるかと思います。
遠慮していたら、仕事が滞ってしまいますもんね。

そんな時は、臆せず笑顔で話しかけ、ピリピリした空気を打破します。
イライラしていても、それを感じ取ってないフリで、淡々とこちらの要件を伝えます。
伝えたいことは簡潔にまとめましょう。

「なんだか理不尽だなぁ…」と感じる気持ち、よーくわかります!
でも、それを上手に受け流す(受け止めるのではなく、受け流すことがコツ!)のも秘書の役割です。

上司の機嫌や体調を敏感に察する洞察力が求められると同時に、時には上司のネガティブな感情や気分には気づかないふりができる「鈍感(なフリができる)力」も求められるのです。

機嫌の悪い上司に話しかけるとき、秘書としてできることは

解決策:笑顔で張り詰めた空気を正面突破!伝えたいことを短く簡潔に

信頼関係ポイント④:報告・連絡・相談事項があり過ぎて混乱!


限られた時間の中でたくさんの事項を上司に報告したり、相談しなければならない時、頭の中できちんと整理できていないと、自分自身が何を話しているのかわからなくなってしまうだけでなく、聞いている上司のことも混乱させてしまいます。

そんな時は「ご報告が3つ、ご相談が2つあるのですが…」と、トピックの数を最初に言ってから話し始めると良いでしょう。

また、相談事項は赤、報告事項は青いペンで書いたり、社外のことはピンク、社内のことは黄色のマーカーをするなど、ノートも見やすく整理し、自分の中で論点を整理してから上司にお話するようにしましょう。

案件ごとに色の違う付箋を利用するのも良いでしょう。
上司にお渡しする資料は、自分の控えも日付ごと・案件ごとにバインダーにまとめ、メモなどを書き込んでおいたものを手元に置いておくと説明しやすかったです。

また、時と場合によりますが、基本的には優先順位の高いものからお話しするようにしていました。
簡単にイエス・ノーで答えられる問題は先に、すぐに判断にしかねるような相談は最後にゆっくり考えていただけるようにするなど工夫していました。

「必ずしもこうしなければいけない」ということはなく、上司とお互いしっくりとくる方法を見つけていくことが大切です。

秘書から上司へ、報・連・相のコツ

解決策①:論点を整理し、トピックの数を最初に言ってから説明する
解決策②:優先順位や内容の濃さなどを考えながら、わかりやすく

秘書と上司の信頼は1日にしてならず!

このように、信頼される秘書になるために大切なことは、特別なスキルや資格などより、意外にも基本的なことなのかもしれません
秘書としてまだまだ勉強中という方や、どうも今の上司としっくりこないという方も、まったく焦ることはありません。

信頼関係を築くには、多少の時間は必要なものです。
上司とのコミュニケーションにおいて、何よりも大切なのは、上司の立場に立って考えることではないでしょうか。

もし自分が今上司の立場だったら、「こうしたら助かるかな」「これが必要かな」と想像力を働かせることが、より良い関係を築く第一歩なのです。

時にはモヤモヤを感じることもある秘書の仕事ですが、コミュニケーション力を駆使して上司の信頼を勝ち取りましょう!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

mimi

金融、不動産業界にて秘書として勤務してきました。趣味は旅行と寝ること食べること!

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