秘書なら完璧に!~思わぬところに落とし穴のメールマナー~

こんにちは!LISAです!

みなさんはメールを送るときに気をつけていることはありますか?上司とのやり取り、社外の方との日程調整と日々たくさんのメールを送受信しているかと思います。
メールはすぐに相手にメッセージを送信できて便利ですが、送信ボタンを押したら最後!後戻りできませんよね。誤送信や書き間違いなどのミスをしてしまった経験をお持ちの方も多いのではないかと思います。

そこで、今日は絶対に気をつけたいメールの書き方&マナーについてお話ししたいと思います!

落とし穴① 名前・社名・肩書きの間違い

これは基本中の基本ですが、意外に間違える人が多いのも事実。
実際に私も、自分の名前が間違えて送られてくることが何度かありました
漢字の変換ミスであったり、そもそも全く違う名前になっていたり…。
相手に指摘することもできないので、こちらとしてはもどかしい気持ちに。
名前を間違えられるのって意外と傷つくものですよね。相手にそんな思いをさせないように要注意!

名前だけでなく社名や肩書きも要注意
社名については前株なのか後株なのか、また漢字が旧字体のこともあるので、正式名称を名刺や公式HPで確認をしましょう。

肩書きが最新のものになっているかも気をつけないといけないポイントです。
自分が知っている情報から昇格されているならまだ良いですが、まれに降格されていることもあるので、役職は非常にデリケートな問題。
名刺システムや人事情報を使って、必ずチェック!

落とし穴② 自分の名前を書き忘れる

これも基本ですが、たまにあるのです。名前も社名もどこにも書いていないメールが届くことが…。

以前、私の上司とアポイントを取りたいという社外の方から要件のみのメールが届いたことがありました。
なんと、私の名前どころか、ご自身のお名前も記載がないのです…!
過去にやり取りをしたことがある方ならまだしも、初めての連絡がそのような内容だと驚きますよね。
メールアドレスから、社名やお名前を推測することは可能でしたが、受け取った相手にそのような手間をかけるのはマナー違反。
自分の名前、社名、肩書きは必ず入れるようにしましょう。

ほとんどのメールソフトには署名機能がありますから、それを上手に使ってみてください。
ちなみに、署名機能を使うときには、自分の肩書き、会社の住所や電話番号が変更となったときにはすぐに反映することが大事!

「○月○日より電話番号が変更となりました」「○月○日より部署を異動いたしました」などお知らせしたいことがあれば、赤字で入れておくと、メールを受け取った相手にわかりやすいのでオススメです!

落とし穴③ 日本語の間違った使い方

メールのマナーで一番難しいのが、この「敬語」の使い方かもしれません。
敬語は問題なく使えていると自負している方でも、意外に間違えていることが多くあります。

・「お」や「ご」の使い分け
・二重敬語
・謙譲語と尊敬語の混同

これらは気がつかないうちに間違えてしまっている代表例かと思います。

以前の職場で、メールの文中でいつも「ご返事をお待ちしております」と書く営業の方がいました。
正しくは「ご返信」もしくは「お返事」ですよね。意味は通じるのでそのままにしていましたが、いまだに違和感を覚えています。

次に、よくある間違いがこちら!

・(目上の方や社外の方に対して)了解しました
「了解しました」は、目上の方に遣う言葉ではありません。
この場合適しているのは、「承知しました」「かしこまりました」などですね。

・わが社
自社のことを「わが社」と呼んでしまうと少し偉そうな印象があるので、「弊社」「当社」と呼ぶのがスマート。

・ ~のほう
「私のほうで担当いたします」など、「 ~のほう」も日本語としてNG。「バイト敬語」などと呼ばれる言葉ですね。
正しくは、「私が担当いたします」となります。

・各位様
これも残念!
「各位」が「皆様」という意味なので、「○○各位」が正しい使い方です。

・社長様
役職に敬称をつけるのは間違いです。
宛名には「代表取締役社長 ○○様」、メール本文には「○○社長」などと書くようにしましょう。

・本日はお休みをいただいております
これはよくある間違いですが、広く使われており、正しい用法のような気がしてしまいますよね。
でも、自社に対する敬語となってしまうので、正しくは「本日お休みを取っております」なんです。

日本語は難しいですよね。
日常的に間違えて使っていることもあるかもしれません。メールを打つときに不安なことがあれば、まず調べてみてください!

落とし穴④ 宛先の間違い

たまに見かける、この宛先間違い。
宛先欄に一文字打つと過去の送付履歴から候補のメールアドレスが出てくる機能がありますが、これが思わぬ落とし穴!
例えば、名字が同じ方へ間違えて送信してしまう、なんていうことも。
どんなメールも誤送信はNGですが、特に機密文書などは誤って送信してしまったら完全にアウト。
宛先は何度も確認するようにしましょう。

また、メールアドレスの打ち間違いをしているケースも見かけます。
Shimizu@が正しいのに、Simizu@と「h」が抜けていたり。
初歩的ミスにも要注意!
メールアドレスはなるべく手打ちせずに、どこかからコピーするといいですね。

落とし穴⑤ 添付忘れ

これはあるあるですね。
資料を送ったつもりになっていて、後から先方に「資料が届いていません」などと指摘を受けることのないように気をつけましょう。
そして添付忘れよりも危険なのは、違う資料を間違って添付してしまうこと。
そんなミスを防ぐためにも、資料のタイトルはわかりやすくつけるようにすることをオススメします
また、資料にパスワードをつけるのも忘れずに!(パスワードの送信忘れも気をつけて!)

秘書は上司の代理でメールを作成することも多くありますから、最低限のマナーや日本語の使い方には気をつけたいですよね。
知らぬ間に相手に不快な思いをさせてしまわないよう、メールを送信する前に、何度もチェックをしましょう!

また、メールソフトによっては、送信取り消しの設定することができます。私は送信後30秒以内なら取り消しができるように設定していますが、これがいざという時に役立ちます!
万が一に備えて、設定可能な場合はぜひ試してみてください。自分で注意することも大事ですが、うっかりミスを防ぐためには仕組みを考えることも大事ですよね。

これを機に自分が使っているメールソフトの隠れた機能を探してみてはいかがでしょうか。
意外と秘書業務に使える便利機能が隠れているかも!?

メールを難なく打てるようになると、業務も捗り、ストレスも少なくなります!
目指せメールの達人!

秘書の皆さん、今日も一日お疲れ様でした♪

 

LISA

一部上場企業、外資広告代理店、ベンチャー企業など様々な会社にて秘書として勤務。週末は茶道の師範として、お茶のお稽古をしています!

記事一覧

こちらの記事もオススメ!

  1. さあ!秘書の腕の見せどころ!会食のダンドリA to Z[後編]

  2. 秘書がこっそり公開!私のオススメ手土産リスト

  3. 秘書のセンスが問われる?!手土産の選び方と失敗談!

  4. 秘書が仕事で心がけたい「口頭報告」のコツ

  5. 今日から準備を!秘書の引き継ぎ書は安心の元!

  6. あなたはアナログ派?デジタル派?タスク管理に最適な手帳はコレ!

  7. お祝いの気持ちを乗せて、正しい結婚式の電報の送り方!

  8. 「プロ秘書」として生きる私の信条!

  9. 「私、秘書に向いている…?」そんな不安を感じた時の解消法!

メールマガジン
ダウンロードコンテンツ

Hisholio(ヒショリオ)とは

はじめまして。「Hisholio」編集長の笹木ナオミです。
「Hisholio」は秘書のみなさんが「今知りたい!」という情報をお届けするWebメディアです。
秘書業務で必要な知識、今後のキャリアアップ、秘書としてのライフスタイルや悩みまで。秘書の経験を持つライターさんたちが実際 の経験を記事としてお届けしています。
秘書のみなさんが明るく、楽しく、前向きに仕事に取り組んでいけるようにお手伝いしていきます!
PAGE TOP