実録院長秘書!病院勤務の1日を大公開!

みなさん、こんにちは。

前回の記事では、私の病院での院長秘書経験についてお話しました。
そこで今回は、院長秘書のとある一日を具体的にご紹介してみたいと思います。

企業勤務の秘書とはこんなところが違うなーとか、ここは同じだ!などなど、面白がってお読みいただけると嬉しいです。
それでは、院長秘書のとある一日のはじまりはじまり〜♪

秘書より早く出社する院長!?

8:30 出社

当院は9時始業ですので、その30分前を目途に出社します。
…が、この日は週に一度の研修医向け勉強会の日。私の上司である院長はすでに8時には出社されています。
本来、そんな日は秘書も前倒しで出社しなければいけないところですが、院長が「わざわざ早く来る必要ないよ」とおっしゃってくださるので、通常通りの時間に出社します。お優しい…。

でも、こんな日は注意が必要です。いつも朝のルーティンにしている院長室の環境整備は前日のうちに完了しておく必要があります。
既決/未決ボックスの確認、デスクの整理整頓、ゴミ箱を空に、などなど。(余談ですが、病院はいまだに紙書類が多く、書類を入れるための既決/未決ボックスを使っていました。みなさんのオフィスにはありますか?)

そして、院長はコーヒーがお好きなのでコーヒーメーカーのスイッチをON!「コーヒーはがん予防にいいんだよ」とよくおっしゃいます。私の母も同じことを言いますが、ドクターが言うと言葉の重みが違います(笑)。

秘書と上司でスケジュールの読み合わせからスタート!


9:00 AM執務開始

勉強会を終えて、院長が院長室にお戻りになります。そのタイミングで、私もコーヒーとスケジュール帳を持って院長室へ。コーヒーをお出しし、その日のスケジュールの読み合わせをします。
新しいスケジュールやスケジュール変更は発生の都度、院長にお伝えしていますが、毎朝院長ご自身の手帳と秘書の手帳を読み合わせることで、最終的な認識合わせをしています。
今日も忙しい一日になりそうです!

10:00 来客

製薬会社のお客様がいらっしゃいます。院長室にご案内しますが、あれ?4人とお聞きしていたのに5人いるぞ?
院長室の応接テーブルでは対応できない人数のため、急遽別の応接室にご案内します。また、あらかじめ用意していた茶器も5客しかないので、別のものに。
こういう急な変更って、地味に面倒なんですよね…でもなんとか一件落着。

12:00 昼休憩

午前中は電話やメールをさばきながら来客対応をし、お客様のお見送り後に応接室の片付け、茶器を洗ったりしていたらあっという間に時間が過ぎてしまいました。

ランチタイムは、院長は他のドクターたちと一緒に職員食堂に食べに行くのがお決まりのパターン。私は仲良しの看護師長さんたちと休憩スペースでお弁当タイムです。
職種は違いますが、女子トークに花が咲きます(笑)。秘書業務から離れてリフレッシュ!

一日の後半戦スタート!院内を駆け回る秘書


13:00 PM執務開始

午後になると外来が終わり、医療従事スタッフも午前中ほどの忙しさではなくなるため、彼らに用事がある場合は午後からお伺いするようにしています。

今日は放射線部へ。今度院長のご紹介で、当院で検査を受けることになったVIPのことをご相談します。放射線部は、院長室や事務部とは別のフロアにあります。
小さな会社ですと、ほとんどの機能がワンフロアで完結することもあるかと思いますが、当院は総合病院ということもあり、地上10階・地下1階の構造です。
そのため、各部がそれぞれのフロアに点在しており、各部に用事がある場合は院内を縦横無尽に動き回る必要があります

放射線部でVIPご来院時のアテンドの動線・段取りを確認して、事務部の執務室に戻ります!

14:00 院長へ呈茶

朝イチのコーヒーの他、午後にも14時〜15時の間に上司にお茶をお出しするようにしてします。
院長への「報連相」はこの時間を有効活用します!今日は、先ほど放射線部と打ち合わせした内容をご報告して、ご了承いただきました。
用件が終わったあとには、少し雑談も。ご家族のことや趣味のスポーツのことなど、色々とお話してくださる気さくな院長なんです。

今日は16時から院内の経営会議があるため、それまでの時間、院長室にはひっきりなしにスタッフが事前説明に訪れます。少し難しい案件を抱えているスタッフは「今日の院長のご機嫌はどうかな?」と私に聞いてきたりします(笑)。これって秘書あるあるではありませんか?

16:00 経営会議スタート

院長が会議出席中、私自身は会議には出席しませんので、秘書業務以外に兼務している総務・人事業務に集中!院長の不在中にそれらの業務をこなしていきます。
夕方に差し掛かり、日中ほどは電話もならないため業務が捗ります!

院長のご退社後は秘書もサクッと退社!

17:30 院長ご退社

経営会議終了後、院長は明朝からの部外団体の会議のため、本日中に会議開催場所近くにご移動されます。新幹線のきっぷ・ホテルのことは、今朝のスケジュール読み合わせの際にお伝え済み。
「本日もお疲れさまでございました。お気をつけていってらっしゃいませ!」
と、元気に上司を送り出します。

18:00 退社

明日は朝から院長不在となるため、今日は院長室の片付けもそこそこにサクッと退社します!秘書は普段ボスが帰るまで帰れなかったりするので、こんな日もあっていいと思うんです。
私は院長のスケジュールを見つつ、早く退社できそうな日があったらここぞとばかりにアフター5(6?)の予定を入れていましたよ!

秘書業務は職場環境よりも上司次第!

さて、私の経験に基づく院長秘書のとある一日、いかがでしたでしょうか?

一日の過ごし方は、企業勤務と病院勤務とで違うところもあると思いますが、それよりもお仕えするボスの性格や嗜好によって違うところも大きいのかなーと思います。朝の出社時間やランチタイムの過ごし方、雑談できるような関係性かどうかなど…。

秘書業務って、相手にするボス次第で変わるところが大きく、「これ!」という正解がないので、本当に奥深い業務だなぁと思います。

「こんな秘書もいるんだ」という一例としてお楽しみいただけたら嬉しいです。

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

tono

大手企業にて11年間勤務。新卒で入社後、6年間秘書の仕事に従事し、その後秘書経験を生かしながら人事の仕事も経験しました。
現在は夫の海外転勤に帯同するため退職。アメリカよりお届けします♪

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私は某大手IT企業で5年ほど役員秘書として従事し、現在は秘書経験を活かしたお花屋さんを営んでおります。
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