御礼状作成で頭を悩ます秘書さん必見!ChatGPT活用でも心配りは抜かりなく!

秘書のみなさん、こんにちは!AKIKOです。

秘書業務においてたびたび発生する挨拶状作成の業務やメールなどでも用いる時候の挨拶について、心配りはできていますか?

たとえば毎回同じ定型文のテンプレートを使い回していると楽だし効率的ではあるものの、気遣いや思いやりが感じられない挨拶状となる心配もありますよね。

今回は、ChatGPT(チャットジーピーティー)を活用して、挨拶状が定型文一辺倒にならないコツをお伝えします。
よろしければ参考にしてみてくださいね。

秘書と挨拶状は切っても切れない関係性

秘書業務において、挨拶状作成は様々な場面で登場する業務のひとつですよね。
例えば、社長交代や組織再編、社名変更といったお知らせや、各種イベントの招待、取引先へのお礼など多岐に渡ります。
そして、それらはすべて正確かつ迅速に作成する必要がありますよね。

私も以前は過去に使用した文面を使い回したり、いわゆる「挨拶状の文面テンプレート」を流用して業務をこなしていました。

挨拶状にテンプレートを使うのは不正解?

実際それが不正解というわけではなく、逆にそうしている秘書さんの方が多いのかも?と感じたりもします。
なぜなら、挨拶状を受け取ると8〜9割はほぼ同じ文面で、テンプレート通りだからです。

ただその中にも、ハッと手を止めて「なんて素敵な言葉選びなんだろう!」と感じてしまう御礼状に出会うことがあります。
実際にその秘書さんにお会いしたことがなくても、誠実で素晴らしい人柄の方なんだろうなと想像してしまいます。

その挨拶文を作成したのが秘書だとしても差出人名は上司になりますよね。
したがって、上司の印象や評価がアップすることに直結します。

できる秘書としては定型文一辺倒ではない挨拶状の作成は押さえておきたいポイントではないでしょうか?

AIの力を借りて挨拶状を作成してみる!?

そこで、より良い挨拶状作成に向けて、AIの力を借りてみるのもひとつの方法かと思います!
私は以前にAIコンサル事業の社長秘書だったので、AIについてはいろいろと触れる機会がありました。

ChatGPTを使ったことがある方は多いと思いますが、「ChatGPTって思ったより有効ではないよね?」という意見の方も一定数いらっしゃるようです。
ただそれは、ChatGPTのポテンシャルを引き出し切れていなかったり、使いこなせていない可能性が大きいと感じるんです。

そこで実際のChatGPTによる生成結果も踏まえて、ChatGPTを活用した挨拶状作りのポイントをご紹介していきますね。

時候の挨拶をChatGPTに聞いてみる

よくある失敗例として、ChatGPTに「4月の時候の挨拶 例」と入力してみます。

生成結果は次の通りでした。

  • 桜満開の季節ですね。
  • 新学期が始まりました。がんばってくださいね。
  • 春の訪れを感じますね。良い季節がやってきました。
  • 新しい始まりの季節、新たな目標に向かって頑張りましょう。

残念ながら、挨拶状に使いたい時候の挨拶とはイメージが異なる結果が生成されてしまいました。

ChatGPTの入力欄は、Google検索のボックスとは異なり、「指示」を入れるようにできています。
この「指示」は専門用語で「プロンプト」と呼ばれます。

プロンプトには以下のような入力ルールがあるのですが、これを知らないがために上手くChatGPTを活用できていないケースが多くあるようです。

プロンプト作成の基本的なルール

以下がプロンプトの入力ルールです。

  • 短文に区切った簡潔な指示を与える
  • 条件を箇条書きにする
  • 指示内容を###で区切り明確にする
  • ” “でテキストを区切る
  • 文の最後を。で終わらせる

では、再度上記ルールに従い、以下のように入力してみます。

###指示###

4月の時候の挨拶を5つ作成してください。

例文:
“””

謹啓 ○○の候 貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます

平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

“””

この場合の生成結果は、次の通りでした。

謹啓、新緑の季節の折、貴社ますますのご繁栄をお祈り申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
謹啓、春風とともに、貴社ますますの発展をお祈りいたします。平素は格別のご支援を賜り、厚くお礼申し上げます。
謹啓、桜花舞い散る4月の候、貴社のますますの繁栄を心よりお祈り申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。
謹啓、春爛漫の中、貴社ますますのご成功をお祈り申し上げます。平素は格別のご協力を賜り、厚くお礼申し上げます。
謹啓、四季折々の美しい季節に、貴社ますますの隆盛をお祈り申し上げます。平素は格別のご引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。

ChatGPTはあらかじめ学習させた内容に沿って文章を生成してくれるAIなので、このように例文を示してあげることで、意図に沿った結果を導き出すことができるんです。

事務所移転のお祝い状をChatGPTで作成

続いて、時候の挨拶について提案してもらうだけでなく、挨拶状全体も生成されるようにプロンプトを入力してみましょう。

###指示###

事務所移転のお祝い状を、4月の時候の挨拶を含めて作成してください。

謹啓 新緑の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。さて、このたび弊社は事務所を新たな場所に移転いたしました。これもひとえに皆様方のご厚情とご支援の賜物と感謝申し上げます。
新しい環境で、より一層のサービス向上に努め、お客様に更なる満足を提供してまいります。
これからも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。なお、新オフィスへのご挨拶は〇月○日に行います。
皆様のご来所を心よりお待ちしております。今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げ、謹んでお知らせ申し上げます。謹白(貴社名)
(代表者名)
(連絡先)

一度ですぐに期待した文面が生成されました。
これなら多少の手直しで完成させられそうですよね!

実はこれはChatGPTが学をした成果の現れなんです。
1つ前の時候の挨拶を作成するプロンプトに入れた例文を通して、すでにお利口になっているんです!

このようにChatGPTの活用にはプロンプト(指示)が大切なんです。
そして、私たちがどんどん使っていくことで、ChatGPTの学習も進んでより使い勝手がよくなっていきます。

思ったような結果が出ない場合の対処法

ChatGPTが思ったような文面を生成してくれないケースは、「無料版3.5」を使用していると特に頻繁に発生するようです。(2024年4月時点)

有料版4.0を使用すると、より高度な結果が導き出されます。
ただし、業務で時々使う程度であれば、課金によるアップグレードを検討することはあまり必要ないと思われます。

そこで、思ったような結果が出ない場合は、以下のようなことを試してみるのがオススメ!

  • 上記の例のように、段階を踏んで生成の指示を出す
  • 他の文例を例文としてプロンプトに含める
  • 条件を挙げる前に、プロンプトに必要な条件をChatGPTに確認する

こんなやり方はどうかな?こんな切り口だとどうかな?と慣れるまでは工夫しながら指示を出してあげてみてください。

最終的に目指すのは良好な関係づくり

今回はChatGPTを活用した挨拶状の作成方法をお伝えしました。いかがでしたか?

慣れるまではプロンプトの作成を難しく感じるかもしれませんが、ChatGPTをうまく利用することで、挨拶状や御礼状の作成がスムーズになると思いますよ。
バラエティーも増えますし、時短にも繋がることから、秘書のレベルアップにも繋がるはず!

まだChatGPTを使ったことのない方や、期待したような結果が出ないから最近使わなくなったという方は、ぜひ今回ご紹介した内容を試してみてくださいね。

そして最後にヒントをひとつ。

ChatGPTは「〜してください。」といった、丁寧な指示に対して、より適切な回答が生成されるそうです。
みなさんが普段から気をつけている丁寧な対応をChatGPTにも発揮して、職場でも取引先とも、そしてAIとも良好な関係づくりをしていけたら素敵ですよね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

AKIKO

国内メーカーでの役員秘書から外資系秘書へ転身。子育て期にライター業も経験。ベンチャー企業でCRM/SNS運用・広報PRを経て、AIコンサル社長秘書に復帰。2024年、独立して秘書ソリューションを開業。

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