秘書なら去り際まで美しく!円満退職のために心がけた私の体験談!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

みなさんは、ご自身の退職について考えたことはおありでしょうか?

現代キャリアにおいて、退職は単に定年を待つだけのものではなくなりましたね。
私自身も、過去に秘書として勤めた会社を退職した経験があります。

どんな秘書さんにも、ご自身の可能性を広げる機会として、新たな道を選択するときがやってくるかもしれません。

そんな転機において、新たなステップを気持ち良く踏み出すためにも、退職を美しく締めくくり、お世話になった方々への敬意を最大限に示せたら素敵です。

そこで今回は、私自身が円満退職のために心がけたことをみなさんにも共有したいと思います!

退職表明は1日でも早く!

退職は人生における大きな選択の1つで、簡単に決められるものではありませんよね。
私自身も、長く勤めた会社からの退職を決心するのには、かなりの時間がかかりました。

しかし、迷っているあいだにも時間はどんどん過ぎていきます。
退職表明が遅れることで上司や会社に迷惑をかけたくなかった私は、退職の可能性が浮上した時点でその旨を上司に相談することにしたんです。

結果的に、この行動が退職をスムーズに進めるのにとても有意義に働いたと思っています!
理由は、以下の通りです。

①心理的なストレスが解消された

退職の可能性を秘密にしているうちは「早く決めなければ」「すんなりと受け入れてもらえるだろうか」といった焦りや不安がありました。

上司に相談したことで早期にこれらのストレスが解消されたため、退職の意思を固めるにあたり、自分の気持ちにフラットに向き合うことができるようになったと感じます。

②退職までのスケジューリングがしやすかった

退職の申し出の期限は就業規則により規定されていましたが、具体的なタイムリミットについて改めて上司とコンセンサスをとっておくことで「いつまでに決断するべきか」「その後の引き継ぎ作業にどれほどの時間が取れるか」といったスケジュールが早い段階で明確になりました。

これにより私自身が退職までの流れをイメージしやすくなっただけでなく、上司からも「人材補充などの計画を立てるのに十分な時間が確保できるので助かる」と感謝されることになりました。

③上司のサポートと理解を得ることができた

最終決断に至るまでの過程で、上司が定期的に話し合いの機会を設けてくださいました。
「部署異動」など退職以外の選択肢も視野に、私にとって何が最善か、会社としてバックアップできることがないかを上司が一緒に考えてくださり、とても心強かったです。

最終的に私は退職を選択しましたが、決断に至るまでに何度も話し合いを重ねたため、上司も私の考えを理解し、心からその決断を応援してくださいました。

組織や業務への影響を最小限に

退職に迷いがある段階では、なかなか上司や会社に言い出しにくいと感じる秘書さんが多いかもしれません。

しかし、早めに意思表示を行うことは、組織や業務への影響を最小限に抑えることにもつながる誠意ある行動だと思います!

いざというときに相談しやすい関係を構築しておくために、日頃から上司や会社とオープンなコミュニケーションを心がけることも、円満退職に向けて重要な要素になるかもしれません。

円滑な引き継ぎは退職者の最大の使命!

退職が決まると、業務の引き継ぎがスタートします。
円滑な引き継ぎを行うことは、退職者の最大の使命とも言えますよね。

私は、とくに以下の点に意識して取り組みました。

①文書化

退職時の引き継ぎは「項目が多い」「前任者の退職後は質問や確認が容易にできない」といった特徴がありますよね。
そのため、どれほど些細な業務であっても口頭説明で済ませることはせず、「フロー」「最新の進行状況」「関係者の連絡先」などの情報を文書化して確実に引き継げるようにしました。

②トレーニング期間の設定

引き継ぎが「単なる情報の伝達」で終わらないよう、後任者が実際にその業務を行ってみる「トレーニング期間」を設定し、必要なフォローアップを実施しました。
実務を通じて疑問や不安を解消できるようにしたことで、後任者の理解深化や自信の構築を促せたと思っています。

退職時に引き継ぐ業務内容は多岐にわたるため、事前準備や引き継ぎ後のフォローアップ期間も考慮すると、ある程度の日数が必要になるケースが多いと思います。
限られた時間で効率的に引き継ぎを行うためには、日頃から「フローを標準化しておくこと」や「マニュアルを整備しておくこと」が非常に役立つと感じました。

そういった意味でも、定期的に業務プロセスを見直し、常に最適化する習慣をつけておくことは重要な心がけだと思います!

3か月先までを見越した「業務貯金」!

どんなに綿密に引き継ぎを行ったとしても、長く勤めたスタッフが退職した直後は、人手不足や混乱が少なからず生じると予想されます。

この期間の負担を少しでも軽減するため、私は退職後3か月間の仕事を見通し、在籍中にできることを「業務貯金」として済ませておくようにしました。

メールの下書きを作成しておき「時期が来たら送信するだけ」の状態にしておいたり、未来のプロジェクトについて手順書を作成しておいたりと、できることは意外と多かったです!

上司や同僚からも「かつて退職前にここまでしてくれた人はいなかった!」と非常に感謝され、微力ながら組織の新たなスタートに向けた基盤づくりに貢献できたと実感することができました!

デスク周りはもちろん、秘書ならパソコン内もきれいに整理!

退職前、目に見えるデスク周りの掃除はほとんどの秘書さんが行うと思うのですが、忘れられがちなのが「パソコン内の整理」ではないでしょうか。
会社の貸与パソコンを使っている場合は、その後使用する方の不便にならないように配慮しなければなりませんよね。

私は、デスクトップやごみ箱内のデータ整理、辞書登録の初期化、自身の業務管理用に使用していたマクロやGASの自動設定解除など、デジタル環境まできれいに整理することを徹底しました!

立つ鳥跡を濁さず、秘書として目に見えないところまで抜かりなく整え、美しく去ることができたら素敵ですよね。

秘書の退職挨拶は事前準備をしっかりと!

多くの場合、最終出勤日や送別会などの場で退職挨拶をするタイミングが訪れると思います。

退職挨拶は、上司や同僚に感謝の気持ちを伝える貴重な機会です。
慣れない状況に緊張したり、感情が高まったりして、思いがきちんと伝えられなければ、後悔が残ってしまうかもしれません。

そのため、人前で話すことに慣れていない秘書さんには、事前準備に力を入れて取り組むことをオススメします!

私は、退職日の1か月前から挨拶原稿を書き始め、何度も練り直しました。
その結果、完成した原稿は自分らしい言葉と率直な思いが目一杯詰まったものになったと思っています。

さらに、最終週にはその原稿を声に出して読み込む練習も重ねました。
これにより、挨拶当日は緊張することなく、自分の感情を自然に表現することができたと思います。

挨拶を聞いた同僚たちも「本当に感動した」と泣きながら声をかけてくれて、思いがきちんと伝わったことを実感することができました!

なお、退職挨拶時に用意した贈り物については、以下の記事でご紹介しています!
ご興味のある秘書さんは、ぜひ併せてご覧くださいね。

異動や退職のごあいさつに。現役秘書の私がオススメする贈り物はこちら|Hisholio(ヒショリオ)

秘書さんが前向きな1歩を踏み出すために

今回は、私が円満退職のために心がけたことをご紹介しました!
みなさんにも参考にしていただけそうなものはございましたでしょうか。

退職は、お世話になった環境に対する終止符であり、新たな挑戦へのスタートでもあります。
そんな人生の節目を美しく締めくくることは、その後の人間関係やキャリアにおいても非常に重要な要素になると思っています。

みなさんにもいつか訪れるかもしれない退職のとき。
ぜひ円満に迎えて、その先の未来へ前向きに進んでいってくださいね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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