超多忙!?秘書と他業務のかけ持ち経験談!

秘書のみなさん、こんにちは!

私がかつて秘書をしていた時、秘書業務の他に総務・人事の業務も兼務していたことがありました。
私と同じように、意外と少なくない秘書さんが他業務との掛け持ちをしているのではないでしょうか?
総務・人事だけでなく、広報を兼任しているケースなんかもよく聞きますね。

私自身が秘書をしながら他の業務を兼務していた経験から、兼務秘書のあんなことこんなことをお話してみたいと思います。

秘書でありつつ、異質な仕事を同時にこなす大変さ!

秘書業務をこなしつつ他業務もこなすということは、単純に仕事量が増えるという点でも大変なのですが、私が苦労したのは「質(内容)の違う仕事を同時進行する」という点でした。
器用な人は上手にやりこなすのでしょうが、残念なことに私は器用なタイプではなかったのです(苦笑)。

新入社員の頃、ボスをほったらかしにして、うっかり総務・人事の仕事に没頭しすぎてしまい、秘書業務に穴を開けてしまいそうになったこともありました。

そんな失敗を繰り返しながら、私なりに辿り着いたやり方は「(ざっくりとした)時間割を作って、意識的に頭の切り替えをする」ということ。
限られた時間の中で、バランス良く時間を使うことがキモになります。

大前提として、秘書である以上ボスをないがしろにしてはいけませんので、ボス在室の間は基本的に秘書業務に専念するようにしていました。

そして、ボス不在の時間は、それ以外の業務に集中する時間!
ボスの出社前、退社後、会議中、出張中……など、不在になりそうな時間帯に目星をつけておいて、その時間にやることをあらかじめリストアップしておきました。
そうすることで、大分メリハリある時間の使い方ができるようになりました。

そして、時間割を作ると、ひとつのことをやっていてちょうど集中力が切れる頃に別のことに取り掛かることになるので、適度な頭のリフレッシュにもなります。
結果として、仕事全体の効率もアップするのでは?と思っています。

私だってスーパー秘書になれちゃう!?

前述した通り、兼務秘書は仕事の量が多く内容も多岐に渡るため、その分大変ではあります。
当時、私も日々の仕事に忙殺され「今日は結局何をしたっけ……?」と一日の終わりに茫然とすることもありました(秘書ならありますよね?こういうこと)。

でも、ただ「大変だな…辛いな…」とネガティブに捉えるのではなく、こんな風に考えてみることで「兼務秘書」という立場をポジティブに捉えることができないでしょうか?

  • 秘書業務だけでなく、他業務の見識も深めることができるため、あらゆる視点からモノゴトを捉えることができるようになる
  • マルチタスクが当たり前なので、段取り力が格段に上がる。優先順位づけ、急を要するもの、要さないものを見極める目が養われる

そう、つまりスーパー秘書になれちゃうんです!(笑)
冗談のようですが、私は兼務の経験を経て、その後異動し秘書専任になったため、秘書専任になってからは時間も心身もかなり余裕を持って業務に当たることができるようになっていました。
兼務しながら過ごした多忙な日々も決して無駄ではなかったのです。

無理!と思ったらすぐ周りに相談を

ここまで、兼務しながら秘書業務をこなすコツや持つと良いマインドセットをお話しましたが、もちろん!キャパオーバーになりそうなときは、すぐ周りに相談しましょう
遠慮なくSOSを出しましょうね。

無理を重ねて、自分自身の心身を壊してもいけません。
また、自分自身のためだけでなく、早めのSOSは一緒に働く同僚、そしてお仕えしているボスのためでもあります。
取り返しのつかない事態になってしまう前に相談する、これが大切です。

そして、ピンチのときに周りに気持ちよく助けてもらえるように、日頃から良好な人間関係を構築しておくことも意識しましょう。

リモートワーク中の兼務秘書さん、今がチャンスです!

現在、新型コロナウイルスの影響で、リモートワークに切り替わっている秘書さんも多くいらっしゃると聞きます。
もし今、私が現役の秘書だったとしたら、これもチャンス!と捉えて兼務業務をガンガンやるなーなんて考えていました。

当然、遠隔とは言ってもこなさなければいけない秘書業務は一定量あると思います。
しかし、なんと言ってもボスと同じ空間にいない分、秘書業務から解放される時間は格段に増えると思います。
普段、じっくり取り組むことのできない兼務業務に腰を据えて取りかかることができる、とても良いチャンスではないでしょうか?

さらに、リモートワークに切り替わることで、これまで必要と思い込んでいた業務が実は簡略化できてしまったり、このやり方でないと!と思っていたやり方ではなく効率化できてしまったり…ということがあるかもしれませんね。
これは、忙しい兼務秘書にとっては好都合!どんどん業務の効率化を図っていきましょう!

最後に…

兼務秘書さんの大変さ、私自身も経験したのでとてもよく分かります。
今回ご紹介したようなちょっとした工夫や気持ちの持ち方で、日々忙しく過ごされている兼務秘書さんたちが少しでもストレスなく仕事に取り組めるようになればうれしいです。

また、「私はこんな工夫をしているよ!」などみなさんそれぞれのとっておきのコツがあれば、ぜひシェアしていただきたいです!

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

tono

大手企業にて11年間勤務。新卒で入社後、6年間秘書の仕事に従事し、その後秘書経験を生かしながら人事の仕事も経験しました。
現在は夫の海外転勤に帯同するため退職。アメリカよりお届けします♪

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