秘書の仕事は十人十色。お手本や正解のない秘書の仕事ってどんなもの?

「秘書」に対しての世間のイメージとはどんなものでしょうか?
「上司のために尽くす仕事で大変そう」「受付嬢との違いがわからない」はたまた「実は上司の愛人?」なんて思われることもゼロではないかもしれません。

秘書という仕事は表立った業務が少ない上に、目に見える成果物を生み出しにくいため、いったい日々どんな業務にどのように取り組んでいるのか周囲から見えにくいですよね。

そこで今回は、秘書歴10年を越える私から、秘書の仕事とはいったいどんなものなのかを、実際の業務と過去の上司を回顧しつつお伝えしてきます。正解のない秘書業務にまさに悩んでいる現役秘書さんなら「そうそう!」と思っていただけるかと思いますし、今後秘書を目指される方のご参考になれば幸いです。

そもそも秘書の仕事って?

秘書の仕事を一言にすると「上司の仕事のサポート」ですよね。多忙な上司をあるゆる方面からサポートしていきます。自分の上司がさらにパフォーマンスを発揮できるかどうか、これは秘書の手腕にもかかっていると言えます。
そして、そのうえでポイントとなることは「秘書の仕事は千差万別であり、正解がない」ということです。なぜか?それは上司によって秘書に求めることが全く異なるからなのです。
したがって、上司が変わった途端、秘書はまるで別人のように仕事のやり方を変える必要があります。

私はこれまで3名の会社役員の秘書として仕事をしてきましたが、それぞれの上司によって業務内容が大きく異なっていました。

上司パターンその1:「全部お任せタイプ」

おまかせタイプ

例えば、もっとも長く8年間お仕えしたA氏の場合。
彼は一言で表すとしたら、「全部お任せタイプ」の上司でした。

社内のスケジュール管理や調整だけではなく、お子様の学校の行事参加やご親戚の結婚式など、プライベートなスケジュールに関しても、管理と調整を秘書である私が行っていました。その他にも、歯医者の予約やご自身の個人的な保険の管理、奥様の誕生日プレゼントの購入、日々の健康状態の管理まで、まさに公私共に全てを秘書に任せるタイプの方でした。

そのため、A氏は私がいなかったら美容院にも行かれないくらい、身の回り全てのことを私が管理・調整していたと思います。今週末はお子様の運動会に参加された後、私が予約したレストランでご家族そろってお食事だわ、というように会社の外の上司の動きもほとんど把握していました。そのため、「レストランの予約を30分遅らせてほしい」「迷ってしまったので住所をもう一度教えて」など平日・祝日・昼夜を問わずいつでもA氏から連絡きます。携帯電話はどんな時でも肌身離さず持ち歩き、最初のころは緊張が途切れることがありませんでした。半年もそんな生活をしているとすっかり慣れてしまいましたけど。

「全部お任せタイプ」の秘書を続けていくポイントは……

幸いにもそんな生活を8年間も続けられたのは、ひとえに上司であるA氏のお人柄のお蔭かと思っています。そして、プライベートまですべて公開していただいたのは、私を信頼してくださっているからだとうれしく思う気持ちもありました。

そういう意味では、A氏と私の感覚に似ているところがあり、人間的相性が良かったとも言えると思います。

上司パターンその2:「自分でやりますタイプ」

次に、2年ほどお仕えしたB氏の場合。
彼はA氏とはまるで正反対の「基本的には自分でやるタイプ」でした。

社外のどなたかとアポイントを取りたい時も、秘書である私に調整を任せるのではなく、ご自身で直接連絡を取り、その途中経過や決定事項を私にお伝えいただくというスタイルでした。私の基本的な業務はB氏からのリクエストに応えることで、秘書から何か提案をしたり、自ら先回りをして準備をしておくようなことは求められませんでした。

仕事とプライベートをきっちり分ける方だったので、ご家族の情報ぐらいは知っていましたが、退社後や休日にどのように時間を過ごされているのかを知ることはありませんでしたし、もちろん休日に連絡がきたことはほとんどありません。

直前の上司が「全部お任せタイプ」のA氏だったため、そのギャップに最初は戸惑う日々でした。自分は人として信用されていないのではないか、任せてもらえないのは仕事ができないと思われているからではないか、と一人でずいぶん悩みました。

しかし、時間が経ってみると、これがB氏のやり方であり、彼にとっては仕事の進めやすいベストな状態なのだということが徐々に分かってきました。迷いがなくなった後は、B氏の秘書としての自信もついて、楽しく業務に向き合えるようになりました。

上司パターンその3:「バランスタイプ」

バランスタイプ

最後に1年ほどお仕えしたC氏の場合。
A氏、B氏を経験して秘書としてのキャリアや自身も少々ついていましたので、さあ、次はどんなタイプかな、と待ち望む気持ちでお迎えしました。

彼はA氏とB氏の中間といったところでしょうか、言うなれば「バランスタイプ」です。

A氏ほどべったりではなく、かといってB氏ほどあっさりではなく、ほどほどなタイプでした。いつの間にかご自身で車の手配をされていたこともありますし、反対に女性社員たちへのホワイトデーのお返しをどうしようか私の意見を求められることもありました。

懇意にされていてご自身ですぐに連絡が取りやすいお相手とは直接ポイントの調整をされていましたが、お相手や状況によっては秘書である私に依頼をしてくることも多かったです。「この時計を修理に出して」などプライベートな件を依頼されることも多少ありましたが、休日のご連絡は少なかったです。

秘書として3人目の上司ともなると、こちらも慣れてきます。B氏の秘書になった最初の時のように悩んだり迷ったりすることなく、冷静にC氏の求める秘書像をイメージしようと努めました。

まとめ:秘書の仕事は上司次第!

このように、秘書の業務は「相手に求められることに過不足なくお応えすること」であると考えています。上司が変われば対応する業務内容や量に大きな変化が生じます。そして、私はどの上司が悪い、どの上司は良い、ということはないと思っています。秘書の使い方はそれぞれの上司次第。そこに正解はないですよね。したがって、秘書は上司に合わせて柔軟に対応できるスキルが必要かと思います。新しい上司についたら、慣れるまでに1年ぐらいはかかっても仕方がないと思います。時間をかけて自分の上司の望むスタイルを確立していきましょう。

これから秘書を目指される方には、どんな方にでも対応できるように、幅広い知識や多様なスキルを身に着けられるよう、ご自身の視野を広げて生活されることを強くお勧めしたいと思います。

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

マリエ

元秘書ライターで、秘書歴は10年を越えました。現在は子育てに専念中♪

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