新人秘書にありがちな葛藤とは?私が抱えていた悩みを大公開!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

秘書としての第1歩を踏み出す瞬間は、ワクワクとした希望や期待で胸がいっぱい!
しかし、その一方で不安や葛藤も尽きないものですよね。

私も新卒で秘書室に配属されたばかりの頃は、会社という未知の世界への緊張や、自分の能力に対する不安、人間関係にまつわる葛藤など多くの悩みを抱えていました。

しかし、今振り返ってみると、そんな経験こそが自分を成長させ、強くしてくれたと感じます!

そこで今回は、新人秘書にありがちな葛藤について、私自身が抱えていた悩みをみなさんにも共有したいと思います!

新人秘書さんはもちろん、新人育成を任されている先輩秘書さんにも参考にしていただけましたら幸いです。

秘書にふさわしい服装が分からない!

私が最初に直面した悩みは、服装に関するものでした。
オフィスカジュアルが認められる会社だったのですが、大学を卒業したばかりの私に「秘書にふさわしい服装」など見当もつかなかったのです。

入社前の研修で服装規定が配布されたものの、フリー素材を集めて作ったような資料で、模範例も「今どきこんな服どこで買えるの?」というスタイル……。
イメージがわかないまま出社初日を迎えることになりました。

結局、当時は新しい服を買い足すお金の余裕がなかったこともあり、はじめの数週間はスーツで出社することに。
その間に、先輩たちの服装を観察したり、メンターに相談したりしながら、徐々に雰囲気をつかんでいきました。

その甲斐あって、服装について注意されることも、お局さまに目を付けられてしまうこともなかったので、イメージがわかないまま自分のセンスだけで選んで失敗するよりも良かったと思っています。

ビジネスの場にふさわしい服装のセンスを身に付けるのは、秘書として必要なことです。
しかし、はじめは分からなくて当然!

無理して背伸びするよりも、素直に「分からない」「教えてほしい」という姿勢を見せた方が、周囲の理解も得やすいかもしれませんね。

秘書の仕事は雑用?

入社して最初に私に与えられた仕事は、上司のお部屋にある観葉植物の水やりでした。

他部署の同期たちが給与計算や仕入れの方法を教わっているなかで、自分は観葉植物のお世話……。
「これって本当に仕事なの?」と疑問に感じたことを覚えています。

しかし、あとになって、その観葉植物は上司が大切な取引先からプレゼントされたものだと知りました。

その取引先がご面会にいらした際に、観葉植物が元気に育っていることが話題にあがって盛り上がるところを見て、自分の仕事にも意味があったのだと感じたのです。

秘書の仕事は細かく、なかには雑用のように感じることもあるかもしれません。
しかし、どんなことも上司の仕事やチームが円滑に回るために必要だからこそ、仕事として存在しているのだと思います。

自分の担当する仕事に疑問を感じたときは、その仕事の目的を上司や先輩に質問してみたり、その先にある成果を想像してみたりすると、やりがいをもって取り組めるようになるのではないでしょうか。

未経験の仕事への不安……!

徐々に新しい仕事も任せてもらえるようになった頃。
先輩から秘書室の全員に向けて「次の役員会議で議事録を担当してくれる人はいないか」との呼びかけがありました。

役員会議は機密性が高いため、本来、役員以外の参加は厳禁。
今回は特別な事情により、例外的に議事録役を募集するとのこと。

そんな背景があったため、議事録役への立候補はハードルが高く、先輩方でさえもためらっている様子でした。
私ももちろん自信はなかったのですが、誰も立候補しないまま流れていく時間にしびれを切らし、半ばやけくそ気味に「私で良ければ!」と手を挙げてみました。

先輩方も驚いていましたが、私の勇気を評価して、議事録役を任せてくださることに。
先輩方の全面バックアップのもと、なんとか職務を全うすることができたんです。

この経験が自信となり、それからは未経験の仕事にも積極的に立候補ができるようになりました。

未経験の仕事は、誰でも不安に思うものです。
しかし、勇気をもって挑戦していくことで、上司や周囲から信頼されるようになり、徐々に自信もついていきます。

こわいと感じたときこそ成長のチャンスと思って、1歩踏み出してみるのがオススメです!

秘書の仕事の範囲はどこまで?

私の上司は、プライベートなことまで秘書にまるっと任せたいというタイプの方でした。
そのため、私は上司の自宅の飲食物の補充や、上司のプライベートな交友関係まで含めた交際事務など、公私にわたるサポートを行っていました。

正直なところ、はじめのうちは「これは本当に秘書の行うべき仕事なのだろうか」と疑問に感じたことも……。
そんなとき私は、以下のように考えるようにしていました。

  • 自分がこの作業をすることで、上司が本来の職務に専念できるようになるのであれば、意義がある。
  • 上司に指示されたことで、かつ就業時間におさまる作業であれば、仕事として取り組んで問題ない。

結果として、さまざまな業務に携わり、幅広く秘書としての経験を積めたことは、今の自分にとっての財産になったと感じています。

秘書の仕事はその性質上、ここからここまでという決まった範囲がありませんよね。
「上司に指示されたことは何でも秘書の仕事!」と考えるのも、今の時代には合っていないかもしれません。

しかし、多くの仕事を経験することは、秘書としてのスキルアップを目指すうえで、決して無駄にはならないと思います。

嫌な仕事を無理に引き受けるべきではないですが、迷うようであればまずは試してみるというのも1つの方法です。
そのうえで、どうしても納得できなければ、改めて上司に相談してみると良いかと思います。

このように段階的に考えてみると、徐々に自分の許容範囲が明確になっていくのではないでしょうか。

 『Hisholio』は悩める秘書さんの強い味方!

今回は、新人秘書にありがちな葛藤について、私自身が抱えていた悩みをご紹介しました。
みなさんにも共感いただける点はございましたでしょうか?

迷いや葛藤は、自身の成長につながる重要なステップ!
どんなに小さな1歩でも前進する勇気をもつことで、秘書としてのスキルが向上し、仕事もさらに楽しくなっていくのではないでしょうか。

悩みや不安は、誰かと共有することで解決策が見つかることもあります。

新しい環境や挑戦に直面したときは、Hisholioの記事をのぞいてみたり、ランチ会に参加してみたりするのもオススメですよ!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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