秘書検定1級合格への道シリーズ

合格者による特別解説も!秘書検定1級、面接はここを押さえよう

秘書のみなさん、こんにちは! まりこです。

私は準備期間2週間で秘書検定1級に合格しました!
その経験を踏まえて、これから受験する方々に少しでもお役に立てる情報をご提供できればと思います!

さて、秘書検定1級試験で1番情報が少ないのが「面接」についてです。
そこで今回は、面接当日の様子を踏まえ、より具体的な面接対策のポイントについてお伝えできればと思います。

面接対策に使用したDVDをご紹介!

こちらのDVDを何度も見て面接試験のイメトレをしました!
アマゾンなどで購入できますよ。

DVDの内容

  1. 面接試験はどのように行われるか
  2. 面接試験 入室から退出まで
  3. 審査の対象とポイント
  4. 1級面接試験について

DVDは23分と短いものなんですが、審査の視点が解説されているので見ておくと勉強になります。

注意して見ておくべきポイント

  • 姿勢(前かがみで聞く姿勢、かかとをぴったりつける、座っている時の姿勢にも注意など)
  • お辞儀(お辞儀の角度、深さ、タイミングなど)
  • 話し方(明るい調子で、はきはき話す、笑顔など)
  • しぐさ(手の組み方 ※右手の人差し指と親指の間に、左手が重なるようしっかりホールド)
  • 話すスピード(ゆっくりめで)

「Hisholio」オリジナル解説あり!面接課題(報告/応対)の対策

面接では課題(報告/応対)が出題されます。

そして当日は5分間で課題を覚え、正しい表現でロールプレイングを行う必要があります。
上記のDVDを購入すると、課題例がいくつか書かれたマニュアルが入っているので練習になりますよ。

例えばどのようなロールプレイングがあるのか、公益財団法人 実務技能検定協会のHPに掲載されている課題例をご紹介していきます。
それぞれの攻略ポイントも考えてみましたので、あわせてご参考になさってください!

課題例:「報告」

未婚女性の約40%が弁当を作っているそうだ。
弁当を作る1番の理由は食費の節約で、
1食当たりの予算を200円以内に抑えているという。
弁当を持参することで、外食やコンビニ弁当への出費を減らし、
節約効果を体感しているようだ。

そのほかに目立つ理由はダイエットだそうだ。
夫や子どものために弁当を作る既婚者に比べて、
野菜炒めやサラダなど野菜のおかずが人気のようだ。

仕事が休みの週末におかずを多めに作り置きして冷凍し、
平日の弁当作りに利用しているという。

節約やエコ、健康志向の高まりとともに、弁当派は今後も増えそうだ。

報告のポイント

報告 = 暗記です。「ヘッダーとフッター」をつけると覚えやすいですよ。

<ヘッダー>
失礼いたします。最近の〇〇事情についてご報告申し上げたいことがございますが、
ただいまお時間はよろしいでしょうか?


(課題内容)


<フッター>
・・・以上でございますが、何かご質問はございますでしょうか?

課題例:「応対」

あなたは、山田部長秘書である。
部長は今、会議に出席していて、終わり次第、外出することになっている。
そこへ、急だが尋ねたいことがあるので時間が取れないかと言って、
取引先の人が不意に訪れた。

応対のポイント

課題には応対のための「状況」が書かれているので、内容に応じてロールプレイングの型を変える必要があります。

面接官が来客役を演じるのですが、やり取り次第では予想もしない展開になることがあるかもしれません。
自分で練習する際には、来客から聞かれそうな質問を2~3個ほど想定しておき、それぞれの応対を考えていれば当日対応しやすくなります。

来客が何を望んでいるか、どのように対応してほしいかを理解し、代替案を出すなど機転をきかせた対応が求められるので、どうか焦らず自信をもって対応してくださいね。
代替案を考えるあまり、姿勢や話し方がおろそかにならないように注意しましょう。
実はこれがとても重要です!

秘書検定1級 面接試験の流れ

当日は以下の流れで面接試験が行われます。

  1. 面接番号を呼ばれたら、「課題」を覚えるための席に移動
  2. 課題(報告/応対)が書かれた用紙を5分で覚える ※ストップウォッチで測られています
  3. 面接室に案内される(2人1組)ので、ノックして順に入室
  4. 荷物を指定場所に置き、審査員に向かって自己紹介
    「面接番号〇番、〇〇と申します。よろしくお願いいたします。」
  5. 課題「報告」(1~2分)
  6. 課題「応対」(1~2分)
  7. 審査員からコメントをもらい、退出

秘書検定の面接官が見ている「審査のポイント」

ポイントは、「身なり」「物腰」「振る舞い」「態度」「言葉遣い」「しぐさ」「話し方の調子」です。
「課題の内容を正確に覚えているか」は重要ではないのです。
したがって、仮に報告内容を忘れてしまい、アドリブで話を補ったり、少々フレーズを飛ばしたとしても、評価にそれほど影響しないと思います。

また、審査について実務技能検定協会は、このように述べています。

ロールプレイングが「出来る」のは「普通」のことで、秘書検定1級に合格するには、「普通を超えてもらう必要がある」
――つまり、「この人はほかの人と何か違う」ということを審査していると考えていただきたい。

協会の審査に対する考え方を知ると、一層身が引き締まりますよね。

最後に……

面接会場には、独特の緊張感があります。もちろん私の心臓もバックバクでした。
控室で参考書を読んでいる方もいらっしゃいましたが、私は目を閉じて「絶対受かる、絶対出来る」と暗示をかけるように自分に言い聞かせていました(笑)。

ワンランク上の秘書検定1級の資格、是非チャレンジしてみてくださいね。

それでは秘書の皆さん、本日もお疲れ様でした♪

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まりこ

秘書っぽい仕事から、秘書っぽくない仕事まで、何でもやる院長秘書です。総合職→事務(営業・人事・受付)→秘書(企業)→秘書(病院)と、これまで色々な企業を渡り歩き、色んな方にお会いしました。
昨年、秘書検定1級・準1級・2級を取得。資格取得の楽しさに目覚め、1~2か月に1回は何らかの資格を取る資格マニアと化してます。
好きなフレーズは、‟整理整頓”‟効率化”‟なんとかなる”です。

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