どうやったら秘書になれる?秘書への入口をご紹介!

みなさんこんにちは!mimiです。

春になるとリクルートスーツに身を包んだ学生さんたちが綺麗なオフィスビル内の説明会場にぞろぞろと向かって行く姿を見かけますね。
「あぁ、今年も就活の時期が始まったんだなぁ」とキラキラと希望に燃える彼らを、思わず目を細めて見てしまう私です。
その中には将来秘書になりたいと考えている就活中の学生さん、または今現在は他の仕事をしているけれど、秘書への転職を考えている社会人の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そんな方々のために、今回は私の経験も交えて、秘書への入口をご紹介してみたいと思います!

新卒や第二新卒で秘書になれる可能性は!?

私は学生の時から秘書をやってみたい、という希望を持っていました。
そこで、秘書の仕事を探してはみたのですが、新卒で秘書職に限定した求人というのはほとんど見つけることができませんでした。恐らく今も状況は同じかと思います。

秘書は基本的にエグゼクティブを相手にする仕事、時には大事なお客様との橋渡し役ともなります。つまり秘書には即戦力が求められるからです。
第二新卒での募集も全くなくはありませんが、ごく僅かだと思われます。
中途入社となれば多少募集はあるものの、転職市場では経験者が圧倒的に有利となり、未経験で採用を勝ち取るのは至難の技です。
つまり秘書という職業はある意味「専門職」と言えます。

しかし、未経験からでも秘書になれる方法は存在します!
実際に私自身、未経験から秘書の仕事をスタートしましたし、これまでに関わってきた秘書の方達にお話を聞いてみても、その入り口は様々でした。
では、秘書の仕事に就くにはどんな方法があるのか、いくつかご紹介したいと思います。

その1:弁護士事務所や会計事務所で秘書に応募

大手を始め、弁護士事務所や会計事務所は秘書職の新卒採用、中途採用を行なっています。
私が秘書になりたての頃にご指導を受けた先輩も、会計事務所で秘書として経験を積んだ後、私がいた会社に役員秘書として転職された方でした。
共通点は多いものの、やはりエグゼクティブを担当する秘書とは勝手が違う点が多いそうで、はじめの頃はかなり苦労されたとのことでした。
会計事務所や弁護士事務所での秘書職は、「秘書」といっても実際は会計士さんや弁護士さんのアシスタント的な役割となります。したがって、スケジュール管理や経費精算などの社内向けの事務仕事が主な業務となる場合も多いようです。

また、1人の秘書が複数の方々を担当するケースが多いのも特徴だと思います。作業量の多い若手弁護士の担当についてしまうと、事務処理に追われて残業も多く、かなり大変だったとのその先輩は話していました。

このように、エグゼクティブを担当する秘書との違いはありますが、新卒で正社員として秘書職に就くことができる点は大きなメリットと言えるでしょうし、私の先輩のように弁護士事務所や会計事務所で経験を積むことによって、エグゼクティブ秘書に挑戦する道も開ける可能性もグッと高まると言えます。

その2:入社した企業で秘書になるチャンスをうかがう

これはかなり運やタイミングによるところが大きいので、確実な方法とは言えませんが、企業に就職し、その中で秘書を目指していく方法です。
特に本社に配属されれば、営業職からでも事務職からでも、人事異動の時期など秘書のポジションが必要になったタイミングで未経験でも秘書として抜擢される可能性があります。

例えば、私は以前証券会社の投資銀行部門でアシスタントとして勤務していたことがあるのですが、同じアシスタントのポジションの方が、所属部署の上司が役員に昇格したタイミングで、秘書として引っ張ってもらっていたことがありました。
特にその方は秘書職志望というわけではなかったようですが、アシスタントの中でもベテランとして、上司からも周囲からも信頼の厚い方でした。
入社した企業の中で秘書としてのポジションを目指していく場合、上司や人事部との面談の際に、秘書職を希望していることをアピールしていきましょう。
そして日頃から積極的に業務に取り組み、周囲へ気配りのできる人材として、周囲の信頼を勝ち取ることも大切です。

その3:派遣社員や契約社員として秘書を目指す


三つ目は契約社員、派遣社員など雇用形態にこだわらず秘書の求人を探す方法です。
専門性、即戦力を求められる秘書の仕事は、実は派遣社員としての求人募集はかなり多くあります。正社員を目指したい方でも、一定期間派遣社員として働き、労使双方の合意が成立すれば正社員として雇用される「紹介予定派遣」もありますし、頑張り次第で派遣社員から直接雇用となるケースもあるようです。

しかし派遣は即戦力として求められるだけあって、圧倒的に秘書経験者の募集が多いのも確かです。中には未経験秘書の募集もありますが、総務部で事務職と兼任など、秘書としての業務の割合が少ない場合も…(そして兼務の割に「未経験」というくくりのためお時給は安かったり…)。
派遣の場合、各企業の人事異動のタイミングで求人が一斉にたくさん出たりしますので、未経験でも妥協せず、派遣会社のコーディネーターさんとよく相談して自分に合いそうな案件をじっくり探してみてください。

そして、たとえ未経験だとしてもどんな風に秘書として貢献できるのかを考え、必要であればPCスキルや資格の取得など、スキルアップも大切です。

未経験でも大丈夫!秘書への道は開けます!

私も初めは未経験からのスタートでした。ある時、数いる候補者の中で、なぜ私を採用していただけたのか、担当していた上司に聞いてみたんです。
聞くところによると、他の候補者は秘書経験者ばかりだったとのこと。上司から返ってきたのは、なんと「私が未経験だったから」という答えでした。
上司が言うには、「経験者は前の上司のやり方が身についてしまっている。それよりも変なクセのついていない、フレッシュな人がよかった。仕事も選り好みせず、なんにでも挑戦してくれる意気込みのある人を探していたんだよ。」ということでした。ありがたいことに、まさかの「未経験」が功を奏し採用されることとなったのでした。

経験者は確かに即戦力となりますが、本来なら上司のやり方に合わせるべきところ、その経験ゆえに自分のやり方が一番正しいと思い込んでしまったり、「これは私の仕事ではない」と柔軟性がなくなってしまう、ということもあるのだそうです。それよりもまっさらな状態からなんでも吸収し、未経験でも挑戦していく積極性や柔軟性が求められることもあるんですね。

以上、未経験から秘書を目指す方法をお伝えしました。
就職・転職サイトやヘッドハンティングなど、もちろん他にも秘書として採用される方法はあるかと思いますが、未経験でも秘書として活躍できる場はきっとあるはずです!
日頃からこまめに情報収集をして、自分に合った場所を見つけてくださいね。

秘書のみなさん(そして秘書の卵のみなさん)、今日もお疲れさまでした!

 

 

 

mimi

金融、不動産業界にて秘書として勤務してきました。趣味は旅行と寝ること食べること!

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