HisholioライターSollaより、秘書のみなさんへ

秘書のみなさん、こんにちは!

みなさんお元気ですか?
我々は今、誰もが経験したことのない状況下にいますね。

何事もなかったように通常通りに出社しなければならない方、突然在宅勤務になった方など…。
秘書にもいろいろなパターンがありそうですが、いずれにしても普段通りではないことは間違いないと思います。

不安ですよね。
ちょっとした優しい言葉に涙が出ちゃったり、考え方の違いが如実に表れてイライラしちゃったり…。
自分の気持ちがいろいろな形で表れているのではないかとお察しします。
私もそうです。

今回は、秘書として今だからこそ考えたいことや私が試していることをいくつかをご紹介したいと思います。
人それぞれ様々な状況の中、できないことも多くあると思います。

でも今回お伝えできればいいなと思う点は、Hisholioを読んでくださっているみなさんが、一人残らず会社にとって不可欠な秘書だと言われるように「君がいてくれて助かったよ」と言って頂けるように、みんなでそうなりたい!なろうよ!と言うお誘いです。

マイナス思考がチラついたら…

私は気持ちが不安定になったら、十分時間を取ってそんな自分に付き合ってあげています。
怒ったり泣いたりした後は、笑ったりほっこりした気分になれることをします。

気持ちの切り替えに関してはこちらでも触れていますので、良かったら読んでみてくださいね。
マイナス思考に頭の中が支配されないように気を付けています。

そして、不安なのはあなただけではないはず。
社内みんなが不安な時期である時だからこそ、秘書の腕の見せどころ。
社内やチームメンバーに少しでも安心感を感じていただけるようなことを提案してみるのはいかがでしょうか?

例えば、チーム全員がリモートワークを実施してるならば、上司からチーム(社員)へ勇気が出るような動画メッセージを配信してみてはいかがでしょうか?
上司が社長であれば広報部や人事部がやってくれるかもしれませんが、それ以外の方であれば各部署でやってもよいと思います。
まずはみなさんの上司に提案してみてはいかがでしょうか。

ビデオ会議と電話会議をフル活用


会社として今の業務をどうするべきかなどの会議が増えていませんか?
以前のように全員が会議室に集まって話せる状況でもなく、それでも社外に散らばっている人たちを集めなければならず悩みどころの一つですよね。

会議の内容や出席者の状況を把握しながらビデオ会議・電話会議、どちらがふさわしいのか考えながら設定することも自分にしかできない仕事の一つだと考えています。
会議設定の腕を磨くチャンスです!

そして、後で振り返るために、今起きていること、困っていること、こうであるべきと思うことを1か月単位くらいでの時間軸に分けて書き残しています
内容は様々ですが、今のところ以下のような項目に分けています。

・お客様の状況
・あればいいのにと思ったこと
・社員や社外の方から受けた質問など

人間の記憶力って意外と頼りないので、喉元過ぎると細かいことは曖昧になってしまいますよね。
通常に戻った時に読み返すことで、次に備えられるのではないかと思っています。

不安な「今」よりも、忙しくなる「未来」を考えてみよう

今の状況が不安でいっぱいになったら、3か月先のことを考えるようにしています。
3か月後の自分がどうありたいかを想像して準備を進めてみましょう!

通常の業務に戻れる日が来た時に何をするべきでしょうか?
例えば、お客様へのお見舞いのレターを出すかもしれません。
そのための文面を考えたり、ずっと放置していた名刺やお取り引き先のリストを整理するのもいいかもしれません。
先々の事を考えると、少し気持ちが前向きになるのでぜひ一度やってみてください

何もしないよりは、まず動いてみよう!

「そんなこと言ったって」とか「うちの会社のやり方に合わない」と思われるかもしれません。
確かに私が実行していることのどれも無駄に終わってしまうかもしれません。
でもね、それでもいいと思っています。

私が送るメールの言葉の一つ一つに込める思いやりや優しさや、会社のために提案する一つ一つは秘書である自分にしかできないことだと思っています。
会社や上司からの指示を待つだけではなく、小さな考えを提案することが、もしかしたらいいアイデアとして採用されるかも。
そうなったら、ちょっとうれしいですよね。

そして、そのちょっとしたことが、「あの秘書さんは会社のために頑張っている」というメッセージにもなるのではないかと考えています。

上司とのコミュニケーションは普段より丁寧に!


上司も不安定な中、頑張っていらっしゃると思います。
あなたがいつもと変わらない笑顔でオンラインミーティングで話しかけ、いつもと変わらない明るい声で電話をかけて、いつもより少し柔らかい言い回しのメールを送ることで、少しでもホッとしていただける瞬間が提供できると思います。
そして、それも秘書にしかできないことだなと考えて実践しています。

さらに言えば、私は上司の弱音を聞ける存在でいたいと思っています。
上司への理解を示し、前向きになっていただけるように働きかけることが出来るのも近くでサポートさせて頂いている喜びの一つです。

いつかは通常業務に戻る日が来ます!

さあ、今のうちにやっておくことは山積みです!
キャンセルになった会議や顧客の方々への訪問、出張など、今のうちに日々書き留めておきましょう。

再度設定が必要な案件を担当者に確認しながら優先順位をつけておいて、再設定がスムーズにできるようにしておきましょう。
時間のある今のうちから年賀状やクリスマスカードの準備にも着手しておくと後で慌てることも少ないと思います。
私も早速始めます(笑)

いかがでしたか?
何があっても、いつかは通常業務に戻る日が来ます!
その時に発生する案件を想像力を働かせながら準備して、すぐにお答えできるようにしておきましょう。

「さすがだね」と何度も褒めて頂きましょう。
「あなたが秘書でよかったよ」と感じて頂けるように、どんな状況でも優しく冷静に先回りしたお仕事を目指して頑張りましょう。

もちろん私も頑張ります!

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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