秘書ならミスなく!これが私の出張手配ルール!

秘書のみなさん、こんにちは!Sayakaです。

今回は出張手配をテーマにしてみたいと思います。
場所や状況、同行者などによっていろいろなパターンがあるかと思いますが、私が実際に行っている出張手配の方法や体験をまとめてみましたので、ご参考にしてみてください!

上司の出張が決まったら、まずは内容を確認!

そうです!上司の出張は、ある朝突然言い渡されます。笑
目的によって手配の仕方も違ってきますので、まずは内容を確認。

1、出張の目的・・・内部 or 外部の会議、市場視察ツアー、イベントの参加

2、日程・・・実働時間と、その前後・間の移動するトータル時間

3、場所・・・国内or海外、社内の支社or外部

4、参加者・・・単独、社内の人と同行、外部の方と同行

5、移動手段・・・飛行機 or 新幹線、現地で車が必要かどうか

さて、ここまでヒアリングできたら、さっそく着手していきましょう!
出張手配の一番大事なポイントは「上司の好みに合わせる」ことです。

私の上司の場合、国内外ともに好きな航空会社があります。
秘書の友人に聞いてみると、彼女の上司は「宿泊はコンパクトな部屋がいい。●●ホテル系列がいい。」とのご指定があるとのこと。

上司の好きな移動手段(飛行機or新幹線)、ホテル(常宿、広さ、設備)、早めに現地に着きたいorギリギリでいい…など、事前にヒアリングをしたり、過去の実績を調べてみましょう。

また確定前にフライト時間やホテルの候補をいくつかリストにして、最終的に上司の選んだものを手配するのがベストだと思いますよ。

出張に関わる社内外の人に協力を得る


支社がある場合は、先方の秘書さんに協力を仰ぎます。
「〇日から3日間お邪魔しますが、そちらの支社の近くでみなさんが利用するホテルを予約いただけませんか?」と、現地の秘書さんにまず聞いてみます。

土地勘のある方の手配や情報なら、治安もお値段的にも問題なく安心です。
また現地の移動で車を用意してくれることもありますので、事前の声掛けは大事です。

イベント参加の場合(社内のオフサイトミーティングも)、主催者が会場に近い提携ホテルやツアーをあらかじめ用意してくれることが多いです。
招待状をいただいた際に、社内の参加者を取りまとめて先方にお願いすると手配もスムーズですね。

代理店が手配する?自分で手配する?

手配の仕方は会社によって様々かと思います。
転職して新しい会社に入社した際、当然旅行代理店と提携しているかと思いきや、「自分なりにお好きにどうぞ」という会社もあり、「ひゃーーー!!誰に聞いたらいいの~??」ってこともありました。

-オンラインシステムで旅行代理店と提携している場合はマニュアルに沿って手配を進めます。

-オンラインは無くとも、コーポレートホテルや取引業者がある場合、総務課などに確認し利用する。

-すべて自分で手配する場合は、社内で旅行代理店を利用しているのかリサーチします。
社内での利用実績のある代理店は融通が利きますので、いくつかあれば相見積もりを取るといいと思います。

例えば、旅行代理店に「●日~▲日 フランス・パリ、●日午前到着、▲日夕方以降出発」などの項目を伝えると見積もりを出してもらえます。
その時のやりとりの対応で自分が使いやすいと思った会社や、非常時に緊急窓口がある企業と取引するのがオススメです。
緊急窓口があると、週末や深夜にフライトの変更をする必要が生じた時に安心です。

また、国内出張なら旅行サイトから自分で簡単に手配できますが、海外の場合はキャンセルや非常時に手間がかかるので、しっかりした代理店を介するのがオススメです。

国内と国外、それぞれの出張の注意点!


では、ここからは国内出張と国外出張、それぞれの私なりの注意点をお伝えしていきますね。

【国内出張】
各主要旅行サイト、じゃらん楽天トラベルExpedia、など各旅行会社サイトで、国内航空券+ホテルは簡単に予約できますね。
その際に気をつけたいのは、キャンセルポリシー!

安いからとキャンセルポリシーが厳しいチケットを手配すると、キャンセルや日程変更の際に余計な費用が掛かってしまいますのでご注意を。
予定の変わりやすい上司の場合は、多少価格が高くてもキャンセルしやすいチケットを手配しておく方が無難だと思います。

また、移動の多い方は既にアプリをお持ちかもしれませんが、新幹線の場合は「スマートEX」が便利ですよ!
新幹線チケットは発券してしまうと、キャンセル・時間変更は1度しかできませんが、Webやアプリで「スマートEX」を使えば乗車ギリギリまで何度でも変更・キャンセルが可能です。
新幹線の駅に向かう途中の上司が「これは間に合わないな!」と自分の手元で1本遅い新幹線に変更する、なんてこともできて非常に便利です。

【海外出張】
海外出張で気をつけたいのは、「パスポート」と「時差」と「緊急対応先」の3点です!
国によってはビザ(米国のESTAなど)必須、パスポートの残存が6カ月以上など条件がありますので必ずチェックしましょう。

また訪問先との時差を計算し、睡眠・休憩時間を考慮に入れた行程を組みフライトの候補をいくつか出しています。

そして緊急対応先。
海外に支社がある場合は、アテンドに付いてくれることが多いので事前に現地に連絡しておくこと。
また、出張先からも連絡がつく旅行代理店のコールセンター、海外保険証書をお渡しすることをお忘れなく。

上司に渡す「旅程表」を作成しよう!

最後に、出張手配情報をまとめた旅程表の作成です。
やり方はそれぞれですが、私は幸運にも優秀な先輩方に教えていただき、今ではそのフォーマットを自分も便利に使っています。

アジェンダをベースにした行程、フライトチケットの写し、宿泊情報、会議場所の地図、緊急コールセンターなどなど、旅行代理店のように、またはそれ以上に細かく作ります。
初めにフォーマットを作れば後は内容を変えるだけで毎回使えて簡単です。

上司にはPDFで保存したものをメール添付して送っておけば、現地で携帯からも見やすいそうです。
ご参考まで私が実際に作成した旅程表をお見せします!

このように、今はGoogle mapで移動時間もわかりますし、出張先でのかなり詳細な移動時間を旅程表に記載できます。

旅程表があると、遠く離れている上司の動向も把握できますし、秘書としてもこれを見ればパッと対策が取りやすいのでトラブルの際も安心
時々、現地で大幅に予定を変えることもありますが(汗)、同行者や先方の支社などの関係者にも同じ旅程表を渡しておけばこれを見て打ち合わせもできます。
出張の手配と旅程表作成を同時進行で進めるとモレがなく、効率がよいかもしれません。

いかがでしたでしょうか?
まとめて書いてみましたが、国内、海外、支社、外部で手配の仕方も変わってくると思います。

私はいつも「海外…フライト、ホテル、アジェンダ、支社のアテンド要請…」と必要なことをまず紙に書きだしてから手配に取り掛かります
失敗の許されない出張手配ですから、私の方法もご参考にしつつミスなくスムーズに完璧を目指してください!

秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Sayaka

営業職で培ったコミュニケーション力で、外資・日系の大手企業の秘書・アシスタント業務に従事してきました。現在は外国人上司の秘書兼グループアシスタントとして勤務中♪

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