こんな時だからこそ……。秘書さんのための「丁寧な会食の断り方」を徹底解説

秘書のみなさん、こんにちは! Sollaです。

世界中、厳しい状況が続いていますね。安全に健やかにお過ごしでしょうか?
いろいろと難しい状況下で業務は普段通り、またはいろいろと面倒なことが増え普段以上の忙しさを感じている方もいらっしゃることと思います。

中でもこんな状況下において「こんな時ほかの会社はどうしてるんだろう」と疑問を持つ中の一つに、“取引先から会食に招待された時の断り方”ということがあるのではないでしょうか?

会食が原因で新型コロナウィルス感染症が広がっているとされている中、会食は避けたいもの。
しかしながら、こんな時期にもかかわらず、会食へのご招待を受けてしまう場合がありませんか?

きっとその会食にはそれなりに理由があり、どうしても必要なことなのかもしれません。
今回は、先方に失礼にならずにお断りする方法や、別のご提案がないかを考えてみました。

先方の方針を知り、自社の方針と合わせる


新型コロナウィルス感染症に関しては、2021年現在、まだまだ未知の部分が多くどのように行動するのが正しい対策となるのか、人によって取り組み方や考え方、不安感においても温度差があると思います。
会社としての方針や取り組み方も、各社が独自の判断で定めている状況です。

相手方の会社が「会食禁止」となっていれば、ご招待を受けることは基本的にないでしょう。
しかし「会食は2時間以内」「必要最小限に」などの方針が定められている場合、ご招待を受けてしまうことがあるかもしれません。

会食に対する先方の方針を知るとともに、自社の方針もしっかり知っておきましょう。
その上で自社が「会食禁止」の方針をとっている場合の断り方についていくつか考えてみました

秘書として「自社の方針をお伝えする」

シンプルに会社の方針である旨をお伝えすれば、失礼に当たることはないでしょう。
お断りするに当たって、例えば以下のような文章はいかがでしょうか?

この度は会食へのご招待を賜りありがとうございます。
新型コロナ感染症禍における会食に関しまして、弊社では会食が禁止となっておりますため、まことに申し訳ございませんが、今回のご招待をお受けすることが叶いません。
会食禁止の方針が解けましたら弊社よりご招待させていただきたく思っております。

秘書の気遣い「相手の気持ちに寄り添う」

可能性は低いと思いますが、もし「会社として禁止になってるから個人的に食事に行こう」など、個人からご招待を受けてしまう場合も考えられます。
そうなると、もう少し相手に寄り添ったお断りが必要かもしれません。

そこで、ご招待への感謝、こちらもお会いしたいんだという気持ちを込めた文章を考えてみました。

この度はお誘いいただき、誠にありがとうございます。
私どもも直接お会いしてお時間を頂戴したいと願っておりますが、なかなかそれも叶わず、申し訳なく思っておる所でございます。
しかしながら、万が一ご迷惑をかけてしまうことがあってはいけませんので、今回はお気持ちだけ頂戴させていただきたく存じます。
状況が安定し、安全にお会いできる時期がきましたら、ぜひ私どもよりお声がけをさせていただきたいと考えております。
それまでどうぞご安全にお過ごしくださいませ。

秘書としてワンランク上の対応「会食保留先のリスト化」

ここまで、会食へのお断りについて私のアイデアをシェアさせていただきました。
しかし状況が改善し、いよいよ会食ができるようになったときに備えて、自社から改めてご招待するためのリストは作成しておくとよいと思います。
ご招待された日・会社名・担当者、その時のビジネスの状況も書いておくと優先順位がつけやすいかもしれませんね。
いつ、何が起きても対応できるように備えましょう!

今の時代、オンラインでも会食はできる!?

もし、会食へのご招待をいただいてしまったり、逆に通常なら会食へご招待しているタイミングという場合は、上司と相談の上で「オンライン会食」をご提案してみるのはいかがでしょうか?

よく聞くようになった「オンライン飲み会」。
やったことがない上司は、「楽しそうだな」と思いながらも「やってみたい」とも言えずにいらっしゃる方も多いかもしれません(笑)。
少し高級なお弁当を先方にお届けしてオンラインでつないでの会食は、今時の画期的な会食スタイルだと思います。

もちろん先方との関係性など気遣いが必要ですので、まずは上司に相談しましょう。
特に先方にとって初めてなら、話も弾むのではないでしょうか。

この方法で気を付けたいことを二つほど挙げてみました!

① 準備したお弁当の内容を上司が説明できるように、しっかりとカンペを準備すること。

一皿ごとの生産地や生産者、料理人や料理法、食器についての情報もあるとよいかもしれません。
それらの情報で話を弾ませるきっかけにしていただきましょう。
高級なお弁当ともなると、食材の説明書のようなものはいただけると思いますので、レストランに問い合わせてみてくださいね。

②先方の秘書と連携を取る

とっても良い機会かと思いますので、ぜひ先方の秘書さんと連携して準備を進めてみてはいかがでしょうか。

先方がオフィスでオンライン会食を行う場合は、準備や片付けのために先方の秘書の方が出社をしなければならないかもしれません。
通常は在宅勤務をしている秘書さんであれば、ご負担になることは否めませんよね。
そこで秘書同士が小さなプロジェクトメンバーとして、一緒にがんばる雰囲気を作ってみてはいかがでしょうか。

もし自分がその立場なら「面倒だけど、相手の秘書さんのためにもがんばろう」って思っちゃいます(笑)。

最後に


一日も早く、安心して会食をしていただける日がくることを願ってやみません。

そして、その時が来たら安全で、美味しくて、しっかりビジネスに繋がるような会食をしていただけるように、秘書の私たちは今からしっかり準備しておきましょう。
特に、レストランの営業状況は変動しているようですので、いくつかリストアップしておくといざという時でもスムーズに対応ができそうです。
秘書として、念には念をいれておきましょう!

秘書のみなさん、どうぞご安全にお過ごしくださいね。
今日もお疲れさまです!

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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