秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。
みなさんは、日々の業務でコミュニケーションに悩むことはありませんか？
上司や同僚、取引先とのやり取りにおいて、秘書の言葉の選び方1つで関係性が大きく左右されることがありますよね。
そんなとき、円滑なコミュニケーションを実現するための鍵となるのが「クッション言葉」です！
そこで今回は、秘書としての業務をさらにスムーズにするための「クッション言葉の使い方や具体例」をご紹介します！
ぜひ参考にしてみてくださいね。
目次
そもそも「クッション言葉」って？
クッション言葉とは、相手に対して丁寧さや配慮を示すために使われる「枕詞」や「前置き」のことです！
ビジネスシーンでは、直接的な要求や指示を避けるために使われることが多く、相手に対する敬意や礼儀を示すことができます。
たとえば、何かを依頼する際に「今すぐこれをやってください」とストレートに言うのと「お忙しいところ恐れ入りますが、こちらをお願いできますか？」というクッション言葉を使うのとでは、相手の感じ方が大きく異なりますよね。
秘書が意識的にクッション言葉を使うことで、円滑なコミュニケーションを実現し、ビジネス関係をより良好に保つことができるようになるかと思います！
依頼のクッション言葉
会社員として勤めていたとき、繁忙期に2つの部署から同時に依頼をいただいたことがありました。
1つは「申し訳ありませんが、こちらの資料を急ぎで確認していただけますか？」というクッション言葉を使った依頼。
そして、もう1つは「明日までにこの資料を提出してください」という直接的な依頼だったんです。
私はそれまでクッション言葉についてあまり意識したことがなかったのですが、このとき自分が言われて初めて、クッション言葉を使った依頼の方が忙しい中でも心地よく受け入れられることに気づきました。
クッション言葉1つで依頼の感じ方が大きく異なることを実感し、今後は自分も積極的に使おうと思った経験です。
依頼のクッション言葉の具体例
関係各所との連携が求められる秘書にとって、何かを依頼する機会は多くありますよね。
前述のとおり、依頼をする際に使う「クッション言葉」は、相手に対して配慮を示し、協力を得やすくするために有効です！
以下に、依頼の際に役立つクッション言葉をご紹介します！
- お手数ですが
- ご面倒かとは思いますが
- 勝手なお願いではございますが
- 厚かましいお願いではございますが
- 折り入ってお願いがあるのですが
- 申し上げにくいことですが
- 事情をお汲み取りいただき、何卒～
定型文のように1つのクッション言葉を使い回してしまうと、コミュニケーションが機械的に感じられる可能性も……！
状況や相手に応じたクッション言葉を、上手に使い分けてみてくださいね。
提案・意見のクッション言葉
こちらも、以前勤めていた会社での経験談です。
あるイベントに向けた会議中に、他部署の新入社員が新しいアイデアを提案する場面を目にしました。
その新入社員は「もしよろしければ、この部分についてもう少しこうしたらどうでしょうか？」とクッション言葉を使って発言。
控えめながら的確な意見に、上司や他のメンバーも前向きに耳を傾け、そこからとても建設的な議論が生まれたんです。
私はその様子を見て、経験が浅い新入社員でもクッション言葉を使うことで意見がより受け入れられやすくなることに気づきました。
その日から、私も同様にクッション言葉を使って提案や意見を述べるように。
すると、以前よりも会議が良い雰囲気になり、プロジェクトがスムーズに進むようになりました！
提案・意見のクッション言葉の具体例
提案や意見を伝える際には、クッション言葉を使うことで、相手に対して丁寧な配慮を示し、より良いコミュニケーションを図ることができます。
以下に、提案・意見の際に役立つクッション言葉をご紹介します！
- もしよろしければ
- ご参考までに
- 1つのご提案として
- もし可能であれば
- お時間が許す限り
- 差し支えなければ
- 念のために申し上げますと
- 少し気になったのですが
適切なクッション言葉を使い分けることで、提案や意見が受け入れられやすくなり、円滑な業務運営が可能になります！
相手への配慮を忘れずに、効果的なコミュニケーションを心がけてまいりましょう！
お断りのクッション言葉
以前、私が取引先から新しい提案を受けたときのことです。
その提案は魅力的でしたが、当時の会社の状況では実現が難しいものでした。
そこで、前述のとおりクッション言葉の重要性を学んだ私は、以下のようにお断りをすることに。
「あいにくですが、現時点ではこの提案をお受けすることができません。しかし、今後のプロジェクトでぜひ検討させていただきたいと思います」
すると、取引先は弊社の丁寧な対応に感謝しながら、今後の協力に前向きな姿勢を見せてくれたんです。
お断りのクッション言葉の具体例
ビジネスシーンでは、相手の要求や提案をお断りしなければならない場面もありますよね。
クッション言葉を使うと、相手に対して失礼にならず、関係性を維持しやすくなりますよ。
以下に、お断りの際に役立つクッション言葉をご紹介します！
- せっかくのお話ですが
- ありがたいお話ではございますが
- もったいないお話ではございますが
- 身に余るお話ではございますが
- 検討を重ねましたが
- 誠に残念ではございますが
- 心苦しいのですが
- 不本意ながら
- あいにく〇〇で～
秘書として、相手との関係を良好に保ちつつ、上司や会社の意向をしっかりと伝えてまいりましょう！
秘書として、より良いビジネス環境を築くために
今回は、秘書としての業務をさらにスムーズにするための「クッション言葉の使い方や具体例」をご紹介しました！
ビジネスにおけるコミュニケーションは単なるやり取りではなく、相手との関係を築く大切なプロセスですよね。
配慮を忘れず、クッション言葉を上手に使いこなして、秘書としてより良いビジネス環境を作り出してまいりましょう！
それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！
企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ！働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています！
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