秘書の仕事効率アップ!引き継ぎにも役立つ「ファイルとフォルダの整理・管理術」

秘書のみなさん、はじめまして。

企業内スタートアップ事業でCEOの秘書を担当しているサヤと申します。
これまで、日系・外資系、上場・プライベートなど、複数の異なる企業風土で、多くの個性豊かな役員の秘書を経験してきました。

私の経験がみなさんのお役に立てば嬉しいです!
どうぞよろしくお願いいたします!

最初の記事は、引き継ぎにも役立つ「ファイルとフォルダの整理・管理術」についてご紹介していきたいと思います。

目的のファイルが見つけられない理由とは?

秘書にとって書類管理は重要な仕事のひとつですよね。
オフィスのペーパレス化が進み、電子ファイルでの保存が一般的となりました。

電子ファイル(以下、ファイル)は紙書類のようにかさばらないし、保存場所(企業サーバー、クラウドなど)の容量も大きいので、「とりあえず」と無造作に保存することも多いのではないでしょうか。

私の場合もまさにそうで、気づいたら多くのファイルを雑多に保存していました。
また、これらのファイルをフォルダ分けしていなかったり、していても体系的(=個々別々のものが、ひとつの理論的な秩序やまとまりの中に収まっている様子)でないため、目的のファイルを効率的に見つけられないというストレス状態に陥っていました。

そこで一発奮起!ファイルを整理し、フォルダ管理を刷新するプチプロジェクトを行うことにしました。
これにより驚くほどファイル探しが効率化しましたので、その経験を秘書のみなさんに共有したいと思います。

続きを読むには会員ログインしてください。


サヤ

日系・外資系、上場・プライベートなど、複数の異なる企業風土で、多くの個性豊かな役員の秘書を経験。現在は企業内スタートアップ事業CEOの秘書を担当。私の経験が何かしら、みなさんのお役に立てば嬉しいです!

記事一覧

こちらの記事もオススメ!

  1. 外資系?日系?秘書として働く場合の違いを徹底分析!

  2. ここでも秘書が活躍中!~大学秘書編~

  3. あなたはアナログ派?デジタル派?タスク管理に最適な手帳はコレ!

  4. 秘書のルーティーンを効率化!業務のチリツモ時短技8選

  5. 秘書を悩ます会食・接待手配。調整のポイントをご紹介!

  6. 常にパズルと格闘!複数の上司を担当する秘書の毎日とは?

  7. 大阪出張 オススメホテル

    結局どこが便利なの?関西出張での展示会・見本市にオススメ!ラグジュアリーホテル7選

  8. 秘書も知っておくべき!今さら聞けないプレスリリースの極意!

PAGE TOP