秘書のみなさん、はじめまして。

企業内スタートアップ事業でCEOの秘書を担当しているサヤと申します。
これまで、日系・外資系、上場・プライベートなど、複数の異なる企業風土で、多くの個性豊かな役員の秘書を経験してきました。

私の経験がみなさんのお役に立てば嬉しいです！
どうぞよろしくお願いいたします！

最初の記事は、引き継ぎにも役立つ「ファイルとフォルダの整理・管理術」についてご紹介していきたいと思います。

目的のファイルが見つけられない理由とは？

秘書にとって書類管理は重要な仕事のひとつですよね。
オフィスのペーパレス化が進み、電子ファイルでの保存が一般的となりました。

電子ファイル（以下、ファイル）は紙書類のようにかさばらないし、保存場所（企業サーバー、クラウドなど）の容量も大きいので、「とりあえず」と無造作に保存することも多いのではないでしょうか。

私の場合もまさにそうで、気づいたら多くのファイルを雑多に保存していました。
また、これらのファイルをフォルダ分けしていなかったり、していても体系的（＝個々別々のものが、ひとつの理論的な秩序やまとまりの中に収まっている様子）でないため、目的のファイルを効率的に見つけられないというストレス状態に陥っていました。

そこで一発奮起！ファイルを整理し、フォルダ管理を刷新するプチプロジェクトを行うことにしました。
これにより驚くほどファイル探しが効率化しましたので、その経験を秘書のみなさんに共有したいと思います。