秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

職場での働きやすさは、上司との関係性にも大きく左右されますよね。
とくにサポート役を担う私たち秘書には、上司の性格や働き方を理解し、それに合わせた対応をすることが求められますよね。

しかし、ひと口に上司と言っても、そのタイプは千差万別。
上司と必ずしも性格が合うとは限りませんし、ときにはその差異が業務上の課題となってしまうケースもあるかと思います。

そこで今回は、これまで私が出会った上司をタイプ別に分類し、それぞれに効果的だったアプローチ方法をご紹介します！

上司との関係構築のヒントにしていただけたら幸いです。

タイプ①あいまい上司

私がかつて一緒に働いていたご高齢の上司は、具体的な名前などを瞬時に思い出すのが難しいのか「こそあど言葉」を多用する方でした。
「この間伝えた件は無しになったよ」「あの人に伝えておいて」といった調子です。

その上司とは付き合いが長かったので、私も大抵のことは理解できているつもりだったのですが、過去にはこんな経験も。

ある日の朝、上司から電話があり「今から会社に向かうから、いつもの資料をデスクに用意しておいて」と指示されました。
上司が「いつもの資料」と言うことはそれ以前にも度々あり、私は過去の経験からそれが「月次報告資料」を指していると解釈しました。

しかし、出社した上司からは「頼んでおいた会計報告はどこか」とまさかの質問が！
今回は月次報告ではなく会計報告を必要としていたことが判明したのです……。

この経験から、どれだけ上司との付き合いが長く、お互いのことを理解しているつもりでも、言葉の解釈を推測だけに頼るのはリスクがあると学びました。

このときは些細な勘違いで済みましたが、重要なタスクやプロジェクトにおいては深刻なトラブルにつながってしまう可能性もあります。

あいまい上司には、具体的な言い換え復唱を！

この経験以降、私は上司からあいまいな指示を出された場合は、以下のように具体的な言葉に言い換えて復唱することを心がけるようになりました。

「この間伝えた件は無しになったよ」
→「4月10日のご会食の件ですね、承知いたしました」

「あの人に伝えてくれた？」
→「会議の日程変更の件でしたら、常務にお伝えしました」

こそあど言葉以外にも、仕事で使われがちな「あいまい言葉」は多くあります。

例えば「早めに」「多めに」「ざっくり」「いい感じに」など、程度を表す言葉もその1つです。
また「確認しておいて」といった指示も、見るだけで良いのか、その後何かしらのアクションが必要なのかが分かりにくいですよね。

これらの言葉に対しても、必ず具体的な言葉や数字に変換して、復唱や質問をするのがオススメです！

そうすることで、コミュニケーションの行き違いを防ぐことができ、秘書としての業務の正確性も高まるかと思います！

タイプ②せっかち上司

以前勤めていた会社に、仕事ができて頭の回転も速い、超合理主義者の上司がいました。

その上司は長々とした話を嫌うせっかちな方で、「結論は？」と言うのが口ぐせ……！
他部署の人とのやり取りでも、電話での会話でも「結論は？早く言って」とイライラしている様子をよく目にしていました。

そんななか、上司を一瞬たりともイライラさせずに会話できる人がいたんです。
それは、社内でよくやり取りのある営業部長でした。

私は2人の会話を観察しているうちに、他の人とのやり取りに比べて「会話のテンポ」が決定的に異なる点に気づきました。

せっかち上司との会話はテンポが重要！

よく「会話はキャッチボールのようなもの」と言われますよね。

上司がイライラするのは、相手がずっとボールを持って話し続けているときでした。
たしかに、キャッチボールで自分にボールが回ってこなかったらじれったいですよね。

その点、営業部長は上司の質問に対して、必要最低限の返答しかせず、すぐにボールを上司にパスしていました。

例えば、以下のような調子です。

上司　　「新規プロジェクトの進捗はどう？」
営業部長「予定通りです」
上司　　「リスクは？」
営業部長「現時点では特にありません」
上司　　「顧客の反応は？」
営業部長「ポジティブです。詳細は資料にまとめてあります」

このように、営業部長は結論のみを簡潔に伝え、上司から質問があるまでは補足情報を付け加えることもしないのです。
これにより、会話のキャッチボールがテンポよく続き、せっかちな上司も満足そうにされていました。

私も営業部長を見習い、その上司とのコミュニケーションにおいては、より意識的に会話のテンポ感を大切にするようになりました。
そのおかげで、上司をイライラさせてしまうこともなく、上手に会話のラリーを続けられるようになったと感じています。

「話が長い」「結論が分かりにくい」と言われたことがある秘書さんは、ぜひ会話のボールをイメージしながら、テンポよく上司に返してみてくださいね。

タイプ③怒りんぼう上司

私の直属の上司ではなかったのですが、隣の部署にとても感情的で怒りっぽい役員がいました。

部下が少しでも自分の理想と異なる動きをすると、人目もはばからずにきつい言い方で指導をするので、私は傍から見ているだけでもメンタルが削られそうでした。

しかし、当の部下たちはそんな上司に慣れているのか、すごく怒られ上手だったんです！

怒りんぼう上司には、動じず冷静な対処を！

上司がどれほど激昂していても、部下たちはいたって冷静。
淡々と「申し訳ありませんでした。今後は○○することを心がけます」と、謝罪と改善点を端的に伝えていたんです。

こうなると、感情的になっている上司のほうが大人げないように見えてくるので不思議です。
毅然とした態度の相手に、さすがの上司もそれ以上言うことがないという様子で「次は頼むよ」とだけ言ってその場が収まっていました。

きつく叱られたり、人前で怒られたりするのは誰だって嫌なものですよね。
もちろん、自分に落ち度があった場合は反省することが大切ですが、必要以上に精神的な負担を感じるべきではないと思います。

少々怒りっぽい上司と働いている秘書さんは、その言動に動じることなく冷静に対処することを心がけてみてはいかがでしょうか。

自分のプライドを守りながら、状況を素早く収束させることができるかと思います！

上司も秘書も完ぺきではない人間だから

今回は、これまで私が出会った上司をタイプ別に分類し、それぞれに効果的だったアプローチ方法をご紹介しました！
みなさんの上司にも当てはまる要素はございましたでしょうか？

上司も秘書も、完璧ではない人間です。
だからこそ、お互いに学び合い、理解し合いながら、良好な関係を築く努力を重ねることが大切だと思います。

この記事が、みなさんにとってより良い職場環境を築くヒントになりましたら幸いです。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ！働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています！

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