秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

忙しい秘書の日常業務のなかでは、時間に追われることも多々ありますよね。
その結果、焦りが生じてミスをしてしまうこともあるかと思います。

ミスが増えるとその後始末にも多くの時間を取られ、さらに焦りを招く悪循環に……。
できれば時間に追われることなく、マイペースに仕事を進めたいものですよね。

そこで今回は、私が過去の失敗から学んだ「時間に追われずに仕事を進めるコツ」をみなさんにご紹介したいと思います！
ぜひ参考にしてみてくださいね。

〆切のある軽微な仕事は早めに対応！

以前勤めていた会社での、私の失敗談をご紹介します。

私は毎月末の請求書処理を担当していたのですが、忙しい時期には「あとでまとめてチェックしよう」と後回しにすることがよくありました。

とくに忙しかったある月、私は月末が迫っていることに気づかず、〆切前日にスケジュールを確認して大慌て！

すぐに作業に取り掛かりましたが、よりによって数枚の請求書に不備があることが判明したんです……！
各取引先に連絡を取り、何とかその日のうちに確認が得られましたが、疲労感とストレスが溜まってしまいました。

この失敗の原因は……

仕事の優先順位は、以下の4つのカテゴリーに分けて考えるのが一般的かと思います。

この基準に従うと、私が担当していた「月末の請求書処理」は4番目の優先順位になるんです。
この「〆切のある軽微な仕事の後回し」こそが、前述の失敗の原因でした。

この経験から学んだこと

〆切が近くなってから対応しようとすると、焦りからミスが生じるリスクも高まります。
私はこの経験以降、たとえ軽微なものでも、〆切がある仕事は早めに着手することを心がけるようになりました。

これにより、時間と心に余裕を持って取り組むことができるように。
結果的にミスや心理的な負担が減り、全体的な業務効率も向上したと実感しています！

問い合わせや質問への対応を減らす！

以前、私が新しい社内会議の発足をサポートしていたときのことです。

その会議には多くの社員が関わっていたこともあり、会議の開催日時や参加者の確認など、様々な質問や問い合わせが各所から寄せられました。

私はこれらの問い合わせに1つひとつ丁寧に対応していたのですが、その結果、自分の仕事が滞ることに……。

1つの問い合わせに答えている間に次の問い合わせが来るというような状況が続き、ストレスが溜まることもありました。

状況を改善するために

そこで私は、よくある質問に対してFAQ（よくある質問と回答）を作成し、関係者に一斉メールで配信することにしたんです。

これにより、個別の問い合わせや質問の対応にかかる時間を大幅に減らすことができました！

この経験から学んだこと

この経験から学んだことは、問い合わせや質問への対応を効率化することの重要性です。

今では社内に限らず、お客様や取引先に何かを説明したり、案内したりする際にも、必ず相手からの質問を想定することを習慣にしています。

それらをこちらから先に説明することで、お相手からも「丁寧なご案内ありがとうございます」と感謝されることが増えました！
秘書としての丁寧な対応が、業務の円滑化だけでなく、信頼関係の構築にもつながることを改めて実感できています。

また、よくいただく質問にはマニュアルや案内を作成して「添付して送信するだけ」にしておくのも有効ですよね。
毎回同じ説明をする手間を省くことができるかと思います！

依頼事項への対応は退勤1時間前まで！

秘書は関係各所から様々な依頼を受けますよね。
私はある日、通常業務に加えて急ぎの対応が重なり、いつもより忙しい1日を過ごしていました。

その日の退勤予定は18時だったのですが、17時を過ぎてからさらに新たな依頼が次々と舞い込み、気づけば19時近くに……！
焦って仕事を進める中で、細かなミスも重なり、その修正にも時間を取られたことで大幅に残業する結果となってしまったんです。

この経験から学んだこと

無理をしてすべてをその日に対応しようとすると、キリがなくなり、疲労やストレスが溜まってしまいます。
自分の健康と効率的な業務遂行のためには、自分自身のスケジュールも適切に管理することが大切だと痛感しました。

私はこの経験以降、退勤の1時間前からの新たな依頼は「翌日対応」で良いかどうか確認することを心がけるようになりました。

こうすることで、無理のない範囲で仕事を終え、翌日に向けてしっかりとリフレッシュする時間を確保できるようになりましたよ。
結果的に次の日の仕事にも集中でき、効率的に業務を進められるようになりました！

ストレスフリーで充実した秘書ライフを実現するために

今回は、私が過去の失敗から学んだ「時間に追われずに仕事を進めるコツ」をご紹介しました！
参考になる観点はございましたでしょうか？

毎日の業務に追われがちな秘書のみなさんにとって、時間管理はとっても重要！
日々の仕事を効率的にこなし、無理のない範囲で成果を上げるためには、自分のスケジュールや業務の優先順位をしっかりと把握することが鍵になるかと思います。

本日ご紹介したコツをヒントにしながら、よりストレスフリーで充実した秘書ライフを過ごしていただければ幸いです。
自分自身のペースを大切にし、秘書として正確な業務遂行を実現して参りましょう！

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ！働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています！

記事一覧