秘書のみなさん、はじめまして。沖縄在住のericaです。

みなさんは、お仕事でもプライベートでも日々忙しく過ごしているとつい「やろうと思っていたのに忘れてた！」ということありませんか？
私はよくありました……。

今回は、「やろうと思っていたのに忘れてた！」をできる限りなくすため、私が活用しているリマインドツールについてご紹介いたします。
秘書業務でもプライベートでも活用できるツールなのでご参考になれば幸いです。

尚、LINEを業務に使ってよいかは各企業のルールに従ってくださいね。

秘書業務は覚えておかないといけないことがたくさん！

どの業界の秘書さんもそうだと思うのですが、秘書業務って本当に覚えておかないといけないことがたくさんありませんか？

「ボスにあの事リマインドしなきゃ……」
「社内の〇〇さんにあの事お伝えしておかないと……」
「会食の予約も今日中に……」

やろうと思っていたら次から次に業務が出てきますよね。
そんな中でも常に優先順位をつけながら、そして頭の中で必死に順位を組み換えながらこなしていることと思います。（私たちって本当すごい！笑）

他にも、先方とのタイミングが合わずにもう少し時間を置いてからやろう、という場面もよくありますよね。

例えば、

「〇〇部長と直接お話したいけれど今は会議中……後にしよう」
「社外の方に連絡したいけれど、ご不在。午後にまたかけよう」
「会食の予約をしたいけれど開店前の時間。夕方電話しよう」

などです。
そして何だかんだと色々な業務をしていると「あーっ！やろうと思っていたのに忘れてたー！」という事もあります……（涙）。

そんな頭の中のリマインダーを常にフル回転されている秘書のみなさんにオススメのリマインドツールをご紹介したいと思います！

秘書がオススメするLINEツール「リマインくん」

リマインくんはLINEのツールで、リマインダーbotです。
LINEのトーク画面に後で思い出したいことを話しかけるだけで、指定した時間にリマインドをしてくれます。

「リマインくん」の使い方

①LINEの検索画面で「リマインくん」を検索（こちらのリンクからも追加できます！）

②お友だち追加

③トーク画面にて、リマインドしてほしいことを入力
例：「ボスに外出前に〇〇をお渡し」「〇〇部長に電話の折り返し」「会食の予約」

④いつリマインドしてほしいか日時を入力
例：同日中であれば時間のみ「〇時」または「〇時〇分」でOK。
翌日以降であれば「明日〇時」「〇月〇日△時」と入力。

⑤指定の時間になるとリマインくんからリマインドメッセージが届きます。
リマインドと共に送られてくるメッセージにもほっこりしますよ。

秘書目線で考えてみた！「リマインくん」活用法

ここからはリマインくんの活用法として、具体的な例をいくつか挙げてみたいと思います。

①単発パターン

仕事のことって移動中や寝る前などに急に思い出すことありませんか？
そんな時、私はリマインくんに

要件「〇〇に〇〇の件でメールする」
日時「明日朝8時」

と入力します。
時間は業務開始前など自分がきちんと通知を見るであろう時間帯に設定します。

②繰り返しパターン

定例業務のリマインドの時に使える機能です。

例えば毎週火曜日の10時に定例会議が開催される場合は、

要件「定例会議前、飲み物の準備」
日時「毎週火曜日9時」

と入力。すると、毎週火曜日の9時に繰り返しリマインド通知がきます。
設定したリマインドは、単発パターン、繰り返しパターン別で一覧で確認、削除することもできます。

「リマインくん」利用の注意点

リマインくんを活用するにあたり、次のことには注意が必要です。

①複雑な日時は覚えられない

リマインくんはまだ複雑なことは覚えられないようです。
隔週の「毎月第3火曜日」や「毎週水曜日と金曜日」などは覚えられないようです。
上記の定例会議が火曜日と金曜日だった場合は、「毎週火曜9時」「毎週金曜9時」と2つに分けて入力する必要があります。

②圏外では通知されない

LINE機能で通知されるリマインくんなのでLINEが繋がらない圏外にいる間は通知を受け取れません。

③未来の自分が分かりやすいようにメッセージを入力しておく

以前私がリマインド設定をした時の失敗談です。
ある日、リマインくんから「文房具」とだけ通知が来たのです。
数日前に私が自分で入力した内容なのですが、何の為のリマインドかすっかり忘れており、「文房具が……何！？」と思わず突っ込んでしまいました（笑）。

慌てて入力したのだと思いますが、「文房具の何を何なのか」もう少しわかりやすく入力しておけば良かったなと思いました。
机の横の紙に走り書きしているメモでも、その時の自分は一言で思い出すだろうと思っていても後になると「何のことだっけ？」と思い出せないこと、ありませんか（笑）？

リマインドは未来の自分へのメッセージ

今回、リマインドツールとしてLINE機能の「リマインくん」を紹介しました。
一言でリマインドといっても付箋に書く、手帳やノートに書く、日報アプリに書いておくなど方法はたくさんあると思います。
私も日々の業務の中でいかに漏れがないようにするか、状況に合わせたリマインド方法を常に模索中です。

今のところ、私はこのような使い分けをしています。

普段覚えることがたくさんある秘書業務。
覚えることで頭がいっぱいにならないよう、1度リマインド設定したら別業務に集中できると理想的です。

そのためにも、できるだけ業務に合ったツールを適宜活用できたらいいですよね。
秘書のみなさんの業務の参考になりましたら幸いです。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

erica

沖縄県在住。弁護士アシスタント、県内企業役員秘書を経験。
現在パラレルワーカーとして複数の仕事をしながら自由に働いています。
好奇心旺盛で新しい事にチャレンジする事が好きな性格。
趣味は旅行、ウォーキング、沖縄土産の研究♪

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