「プロ秘書」として生きる私の信条!

秘書のみなさん、こんにちは!
みなさんは普段から「プロフェッショナルな秘書」としての意識を持って働いていますか?

お金を頂いて仕事をさせてもらっている以上、誰もが「プロの秘書」です。
日頃から多くの方と関わる秘書という職業柄、時には心無い言葉をかけられることもあったり、憤ってしまうこともあるかもしれません。
そんな時、私が「プロフェッショナルな秘書」であるために、どのように対応しているかをいくつかご紹介します。

イラっとした時、もうやってられないわ…と思った時など、思い出していただけると幸いです。

「秘書って何がそんなに忙しいの?」

「秘書って何がそんなに忙しいの?」
こんな風に言われた経験はありませんか?
「あなたには詳しく言えないけど、私にはいろいろやらなきゃいけないことがあるのよ!」って言いたくなりますよね。
言えたらどんなにスッキリするでしょう。

無神経に言ってくる方も多いですが、ポジティブにとらえた場合、忙しそうに見えたので気を遣って声をかけてくださっているのかもしれません。

そんな風に言われた時、私は自分が出す「忙しくて殺気立ったオーラ」が周囲の人を焦らせてしまい、マイナスに伝わっているんだなと考えるようにしています。
第三者の立場に立って考えてみてください。
秘書が殺気立っていては仕事の依頼をしたくても声をかけにくいですよね。

「何がそんなに忙しいの?」と声をかけられるからには、少なからずマイナスのオーラが出ているんだと考えるようにしています。
教えてくださったことに感謝しつつ「すみません!キャパが少なくてバタバタしてしまいました。がんばります!」とお答えして深呼吸とともに落ち着くようにしています。

かけられた言葉は真正面からだけではなく、笑顔でポジティブにとらえて解釈することも、プロとしての一手なのではないでしょうか。

秘書の特権!?~華やかな場への同行~

時々、お客様が集まるパーティーなどに秘書として上司に同行する仕事があります。
そんな時、周りからは「パーティーに行けていいな」とか「秘書の特権だよね」など妬みのようなことを言われることも…。

そんな時は「私も何かお役に立てるようにがんばってきます!」と言っておけばいいと思います。
実際に役に立てることはたくさんあるんですよ。

例えば、事前にパーティーの出席者を確認しておいて、上司が会いたい方々をチェック。
会場でその方々を見つけることは秘書として重要だと思います。

また、あまりないことだとは思いますが、もし上司が名前をど忘れしてしまった場合は、耳打ちして教えて差し上げましょう。
(まさに、映画「プラダを着た悪魔」でのパーティーでのシーンですね。私の好きなシーンのひとつです!)

パーティーの後は、上司がお会いした方のお名前と話した内容を担当部署へ報告してあげましょう。
それを聞いた担当者は「先日は弊社の役員の○○がご挨拶をさせていただいたようでありがとうございました。」などとアポイントのきっかけにできます
特に依頼をしていないのに、このような動きをしてくれる秘書さんがいたら営業部門もきっと喜んでくれるはず。
妬みが含まれた言葉を言われても、謙虚な言葉と仕事の実績でお返ししましょう!

秘書たるもの、飲み会中も気を張っているべし!

時々、社員の方から飲み会へお誘いいただくことがありますが、私はできるだけ行かないことにしているんです。
理由は、秘書として常に平等な立場に見られたいからです。

「あの秘書さん、彼らの誘いには行くけどこっちの誘いは来ないよね…」と噂されるようなことがあってもよろしくないと思うんです。
秘書の立場に公平性を保つためということもあり、プライベートで偏った付き合いをしないように気を付けています。

ただし、上司が参加する場合は自分も同行することが多いです。
そんな時には上司の表情が見える範囲で、なるべく上司と遠い場所に座るようにしています。

上司の飲み物がなくなりそうになったら、私でなく普段あまり話す機会がないであろう方に「飲み物のおかわりを聞いてあげてくれる?」とお願いしたり、参加している方ができるだけ上司と話ができるように気を配っています。
酔った上司をタクシーに乗せた後は、業務終了で私の自由時間。そこから先にはみんなと楽しみます!

これが私の「プロ秘書」3箇条!

ここまで、具体的な例とその対応を振り返ってみました。
以下、私が秘書として仕事をする上で、心に決めていることをご紹介したいと思います。

1. どんな仕事であっても、楽しんでこなすこと!

楽しむ姿を回りに見せることで、誰もが憧れ、自分もやってみたいと思われるような職業として認められるのではないかなと信じています。

2. 不必要なプライドは持たないこと!

「秘書って偉いんだっけ?」と思わせてしまうような態度は決して取らないようにしています。
常に謙虚であること。
自分が悪くないのに責められたり謝罪を求められるような場面があったとしても、堂々と頭を下げます。

もちろん悔しい気持ちはありますが、そうすることで上司の動きを止めず業務が円滑に進むなら、それが秘書の仕事だと思います。
後でチャンスが来た時に「自分は悪くなかった」と誤解を解けばいいんです。

3.どんな時も「この人に相談すれば何とかなる」という安心感を与えたい!

どんな問題が起きたとしても、落ち着いて今すべきことを考えましょう。
そして、小さな問題をひとつずつ解決しながらWin-Winの結果を目指します。
どんな問題も絶対に何とかなります!落ち着くことが一番大事。
秘書がパニックになるのが一番危険です。

「プロ秘書」とは、いつでも凛とした態度で公平性があり、ピンチの時でも柔らかい対応ができる人だと思います。
そして、私もそんな秘書になりたいと常にがんばる毎日です!

「プロ秘書」でも不安になることはある!

ここまで私が大事にしていること、そして理想の「プロ秘書像」をお伝えしてきましたが、もちろん不安になることもありますよね。
そんな時のために、相談ができる人を決めておくことは有効な手段の一つだと思います。

私の場合は人事部か法務部のなるべくトップの方に相談することにしています。
理由はお立場上、守秘義務をしっかり守ってくださって、話した内容が外に漏れることがないと信じているからです。
不安が小さいうちに気軽に相談できるよう、普段からコミュニケーションを心がけ、自分を知ってもらえるように努めています。

いかがでしたか?
理想像をイメージするだけでも毎日の行動が少しずつ変わってくるはずです。
自分に自信をもって毎日を過ごすことができれば、その先には誰もが憧れる秘書の姿があるかもしれません。

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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