在宅でもオフィスでも!秘書さんにオススメのお仕事便利グッズ&ツール8選

秘書のみなさん、こんにちは! ナミコです。

今回は自分の机やお部屋、デスクトップにある、便利なものをいくつかお伝えしたいと思います。
ちょっとだけ仕事が楽にできたり、ちょっとだけミスを防げたり、ちょっとだけリラックスできたり。
そんな便利グッズやストックしておくと役立つグッズを並べてみました。

みなさんのお仕事の参考になれば幸いです。

①世界時計


(出典:https://www.jal.co.jp/worldclock/

当社は外資系ということもあり、海外の現在時刻は重要。
メールの返信が来ないなあ、と思ったら現地は真夜中だったり、帰り際にメールが来たと思ったら、現地は朝だった……ということも多々あります。

そこで必需品なのが世界時計。世界中の現在時刻が表示できます。

以前はアナログ時計を並べ、頻出国の時刻に合わせたりしていましたが、在宅勤務が増えた今、愛用しているのは「JAL国際線 – 世界時計・カレンダー」です。

Windows10にも内蔵されていますが、個人的には「JAL国際線 – 世界時計・カレンダー」の方がオススメです。
インストール不要で、旅行に行く前のように気分もアガります。
また上司の海外出張中にも、うっかり深夜早朝に連絡をしてしまう心配がなくなりました。

【秘書の豆知識】JST/GMTってなに?

ところで皆さんは「JST」「GMT」という表現方法はご存じでしょうか。

JSTとは「日本標準時(Japan Standard Time)」の略、
GMTとは「グリニッジ標準時(Greenwich mean time)」の略です。

もしお使いの時計の前後に「GMT+9:00」という表記があれば、
「JST(日本)はGMT(イギリス)よりも9時間進んでいる」という意味を表しています。

その他各国の標準時にもアルファベット3文字の略称がつけられています。
アメリカのように東西に国土の広い国は、複数の標準時を持っていることもあるので(アメリカはハワイも含めると6つ)、目的地がどの標準時を採用しているのかを確認しておくのをオススメいたします。

よって、時差のある相手とやり取りする場合(特に電話や会議設定の際)は

「Can I call you at 1pm JST?」
日本時間の午後1時に電話してもいいですか?)

というように、あらかじめどの国の時刻かを明確にしておくようにしましょう。
そうしないと、お互い自国の標準時で電話をし合うことになってしまいますので、お気をつけくださいね。

②電池

単2~単4まではデスクの引き出しに1パックずつ常備しています。

さて!上司が長期出張に出発。
そんな時に限ってマウスや髭剃りの充電や電池が切れた……ということはありませんか?
最近はモバイルやコードレスの機器が多い分、電池の登場回数も増えている印象です。

その他上司の身の回りのものに合う、ボタン電池やバッテリーなども予備を用意しておかれると、いざと言うときにも慌てずにお渡しできて便利かと思います。

②個包装のマスク

こちらも上司のお出かけの際、出張の際のストックとして。
もはや顔と一体化しているからか、翌日以降のものを持参するのは意外と忘れがちです。
かといって職場用の50枚入りBOXをお渡しするのは多すぎるし……。

ということで、個人的には「アイリスオーヤマ ナノエアーマスク」を在庫しています。
個包装で日本製なので、どなたでも安心していただけるのではないでしょうか。

1袋7枚入りなので、かさばらず数日の出張にもちょうど良い量。
もちろん余れば個包装のまま、マスクケース不要で保存でき、とても便利です。

④温湿度計とサーキュレーター

最近は換気も湿度も気を遣うのが当たり前になり、備え付けているオフィスも多いのではないでしょうか。
冬だけでなく、夏場でも温度、湿度という目に見える基準を提示することで、「私は寒いから上げる」「俺は暑いから下げる」という不毛なエアコン温度調節の争い防止にも役立っています。

また、サーキュレーターを回すだけでも空気が流れて気温も湿度も変わることもありオススメです。
ちなみにサーキュレーターは、日々の消耗品を購入するたびに貯まる通販ポイントでぬかりなくいただいたものです(笑)。

高級品でなくても、扇風機をつけるだけでも空気が入れ替わり、快適になりますよ。
特にお昼休み終了直後、お弁当臭の追い出しにも効果抜群です!

⑤デスクトップのアラーム時計

毎日絶対にしなければならないルーティーン業務。
でも電話や来客応対などに忙殺されていると忘れてしまうことってありませんか?

そんな時に私のデスクトップではこちらの無料アラームアプリが大活躍しています。
Free Alarm Clock – 無料・ダウンロード (softonic.jp)

使い方は簡単!
毎回パソコンの電源オンと同時に自動で起動させて、以下を設定するだけです。

  • アラームをかけたい時刻
  • 毎日、曜日などの繰り返し設定
  • その時刻に表示させたいメッセージ
  • アラーム音
  • スヌーズの有無

どんな作業をしていても、指定の時刻になるとプッシュ通知で画面に「どかんっ!」とアラームが表示されるため、いやでも作業の手を止めざるを得ません(笑)。

普段は日付と現在時刻が表示されています。
在宅勤務などでメリハリがつかず、ついつい昼休みの時間もだらだら作業してしまうような時にもオススメです。

音も設定できるので、どんな退屈な作業をしていても、あまりのインパクトに目が覚めますよ(笑)。

⑥レンタルグリーン

実は当社の観葉植物は全部レンタル。
以前は生け花を飾ったり水やりをしたり……というのもすべて秘書の仕事でした。
が、センスも専門知識もない我々にできることは限られており、廊下ではカサカサに干からびて倒れかけた観葉植物がお客様の行く手を阻むように……。

そこで思い切って観葉植物のレンタルを提案。
幸い敷地内の植栽を手入れしてくださっている業者さんが別部門でレンタル事業も展開されていたため、スムーズに契約することができました。

季節に合った植物を入れ替えてくださる上、お世話も水やりもお任せで、在宅勤務でも安心。
万が一、植物の元気がなくなってしまっても、無料で取り換えていただけます。

日当たりや温度など、当社ならではの条件も考慮して、毎回ベストな鉢をチョイスして持ってきてくださるため、常につやつやの観葉植物たちに囲まれ、気持ちもリラックス。
もちろん生花の取り扱いもあるため、不定期にある定年退職者にお渡しする花束や、クリスマス、お正月用のアレンジメントも、電話1本でオーダーして届けていただけるようになり、とても助かっています。

さらにそのようなイレギュラーなお支払いも毎月の請求書に追記していただけるので、バタバタする現金のやりとりもゼロ。
個人的には様々なストレスから解放されました。
自作の生け花やアレンジメントにこだわりがない方にはオススメです。

⑦足元ヒーター

この屏風があるだけでも、足元に全く風が入らず、冬でも快適です。
電源を入れるとその熱で顔までポカポカ……。
何よりも少しだけ足元が開いたデスクからでも、足が見えない!という大きな利点も。

お客様から足が見えるかも、と思って緊張しているだけでも疲れてしまいますよね。
夏には「足元隠し」としても重宝しています。

⑧自転車

当社は駅から少し距離があるため、自転車は必需品!
ちょっとしたおつかいやランチなど、「社用車」の出番は多数。

また、災害直後の情報収集の足としても頼りにしています。
鍵にはゆるキャラのマスコットがつけられ、もちろん空気入れも常備。
台風の予報があれば、そそくさと玄関内に避難させ、暇さえあれば雑巾で拭く、など日頃から丁重なケアに努めています(笑)。

弊社では自転車通勤も推奨されているため、本格的な自転車で通勤している社員も在籍しています。
いわく、景色も楽しめ、通勤時間で癒されるそうですよ。

みなさんのオフィスにも、よろしければ1台いかがでしょうか。
短い距離を少しだけ、でも意外な気分転換になりますよ。

終わりに

今回は自分のオフィスにあって便利なものをいくつかお伝えいたしました。
みなさんのお仕事の参考になれば幸いです。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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