常にパズルと格闘!複数の上司を担当する秘書の毎日とは?

秘書のみなさん、こんにちは!
みなさんの担当上司は1人ですか?それとも複数ですか?

会社によっても違いがありますが、一般的に1人の上司を持つ場合を「秘書」と呼び、複数の上司を持つ場合や、部署全体を担当する場合は「グループセクレタリー」と呼ぶ傾向があるようです。
いずれにしても「秘書」であること、そしてどちらの場合も多忙極まる職業であることには変わりはありませんよね

先日秘書仲間の友人から、「複数の役員を担当する秘書に任命された」という話を聞きました。
前任者からの引継ぎで、早くも頭がこんがらがっている様子でした。

話を聞いていると、あらためて今回話題にしたい「グループセクレタリー」と呼ばれる秘書の方々に頭が下がる思いが増してきました。
私から見た「グループセクレタリーは大変だな…」と思う点と、アドバイスしたいことなどをご紹介したいと思います!

会議設定はまるで「テトリス」!秘書が本気のパズルに挑む!

ひとえに「会議を設定する」と言っても自分が担当している上司が1人だけ出席する場合と、同じ会議に自分の担当役員が複数出席する場合があり、考えただけで頭が混乱してしまいそうです。
PCのスクリーンに上司たちの予定表を並べ、共通の空き枠を探します。
そして、やっと見つけた空き時間を元に、他の出席者の都合を問い合わせ、時には時間を調整していただくために頭を下げている秘書の何と多いことか
本当にお疲れです。

そんな大変な作業ですが、努力の末にすべての会議設定がぴったりハマった時の気持ち良さはまるで難しいテトリスのステージをクリアしたように格別なのではないでしょうか?
その達成感こそグループセクレタリーの醍醐味。次の作業に移る前に十分にこの感覚、味わいましょう。笑

なかなかうまくいかない場合があっても大丈夫。心配しないでください。
周りの誰もが複数の上司を持っているあなたのことを理解しています。
相談すればきっと協力してくれます。

時には頭を下げてお願いしなければならない場面もあるかもしれませんが、それで事がうまく運ぶならいくらでも下げたらいいんです
その先に達成感が待ってますよ!

お食事の手配~ベジタリアン・ビーガン・グルテンフリーの恐怖!~

ランチの準備や会食の設定にも苦難が待っています。
上司たちが何でも召し上がる方々ならなんの苦労もしませんが、グルテンフリーだとかベジタリアンだとか、最近は「私はビーガンになった!」なんて高々に宣言される方もいらっしゃるようで…。

しかも、ビーガンやベジタリアンの中にもさらに何種類かパターンがあるようです。ややこしいですね。
そんな上司にあたってしまったらと思うと、担当秘書さんに心を寄せずにはいられません。

こまめに食の流行などをチェックして、お店を探しておくと慌てずにすみますね。
ご参考までにそれぞれこんな種類があるようです。

ビーガンの種類(完全菜食主義)
・エシカル・ビーガン(食品だけでなく、レザーや毛皮などの動物製品も使用しない)
・ダイエタリー・ビーガン(衣料品などにはこだわらないが、動物性食品を口にしない)
・フルータリアン(果物など、収穫により植物の命を終わらせないものを食べる)

ベジタリアンの種類
・ラクト・ベジタリアン(植物性食品と乳製品は食べる)
・ラクト・オボ・ベジタリアン(植物性食品と乳製品、卵は食べる)
・ペスコ・ベジタリアン(植物性食品と魚、卵、乳製品は食べる)

ちなみに私は、必要な時にはこちらのサイトを利用しています。ご参考になさってください。

秘書の「頭の中の引き出し」は常に整理整頓を!

ただでさえ忙しい毎日では、いつの間にかデスクが書類の山でいっぱい!
ファイリングなどは後回しになりがちですが、頭の中の整理整頓はいつでもできます

どの上司にいつ・何が起こるのか、これから発生することや、必要なことを頭の中の引き出しにキチンと整理整頓しておきましょう。
しかるべき時に頭の中の引き出しから取り出して処理できたときは、やはり気持ちの良い達成感を感じることができます!
自分の頭だけでは不安な秘書さんは付箋など上手に使って、ミスのないように整理してくださいね。

あちらを立てればこちらが立たず…

競合する部門の上司を同時に担当する場合、片方が必要だという仕事を、もう片方では不要だと言われることがあるかもしれません。
ビジネスを進めるにあたって、誰かが「必要だ」と言った場合には、大抵その仕事は「必要」です
言い方を変えれば「やっておいた方が無難」なのです。

それでも不要であることを主張された場合は、10分でもよいので時間を設けて直接両者で話をしていただきましょう
下手に秘書が間に入って右往左往するよりも、両者が納得できますし、スムーズに解決に導けると思います。

ちなみに「必要」と言う結論に達し着手することになったら、「不要」と感じていた人たちのためにも、なるべく短い時間で済むように段取りをすることも秘書の腕の見せどころと言えると思います。

Do The Right Thing!(正しい事をしましょう)

「私は秘書として、仕事に対する覚悟がある」これは、私の秘書仲間の友人から聞いた言葉です。
とても頼もしくもあり、名言だなと思いました。

個人・グループの秘書、いずれにも当てはまりますが「覚悟」を決めることでいつでも責任のある正しい判断ができると思うんです。
自分の仕事を優先してほしい気持ちから忖度をしてくる人たちがいるかもしれません。
複数の上司を持っていればその人数は増えるかもしれませんが「覚悟」を持っていれば、その都度正しい判断で処理ができます
難しい課題に対してもその「覚悟」は周囲に落ち着きや安心感をもたらすはずです。

時に周りから「いつも忙しそうだけど、何がそんなに忙しいの?」と言われがちで理不尽さを感じてしまう秘書さんも多いかと思います。
個人であれ複数であれ、心を込めてサポートさせて頂きましょう。誰かが必ず見てくれていますよ。

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!!

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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