資料作成に大活躍!秘書が重宝する便利サイト5選

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

秘書業務の中でもとりわけクリエイティブな要素が強いのが「資料作成」ですよね。
分かりやすい資料を作るためには、情報の正確な選定・整理はもちろん、視覚的な魅力の追求も必要とされるかと思います。

しかし、日々の忙しい業務のなかで常に高いクオリティの資料を作成するのは容易ではありませんよね。
この記事をご覧の秘書さんの中にも、資料作成に苦手意識をお持ちの方が少なくないのではないでしょうか?

そこで今回は、私が重宝している「資料作成をスムーズに進めるための便利サイト」をご紹介したいと思います!
いずれも無料で利用できるサイトですので、資料作成のスピードとクオリティの向上にお役立ていただけましたら幸いです!

PC内のフォントを一覧表示できる『wordmark』

資料作成に欠かせないのが、魅力的なデザインと読みやすさを両立するフォント選び!
しかし、こんなお悩みを感じたことはないでしょうか?

  • 多くの選択肢の中から適したフォントを選ぶのに時間がかかってしまう
  • WordやPowerPoint上ではフォント一覧が見にくく、選びにくい

私も新しいフォントを試す時間がなかったり、フォント選びに自信がなかったりして、結局使い慣れたフォントばかりをいつも使っていました……。

そんな悩み解決してくれたのが『wordmark』です!

こちらは、PC内に入っているフォントを一覧表示してくれるツール!
各フォントのサンプルテキストを表示させて、スタイルや読みやすさを確認しながら比較することができます。

効率的にフォント選びができるため、資料作成の時間を短縮しながらデザインのクオリティを高めることができますよ!

多様なQRコードが作成できる『QRのススメ』

資料作成において、情報を効率的に伝えるためにQRコードを組み込むこともあるかと思います。
しかし、QRコードのデザインや機能にまでこだわっているという秘書さんは、それほど多くないのではないでしょうか?

私もURLをQRコード化するだけのシンプルな方法しか知らなかったのですが、『QRのススメ』を利用し始めてから、以下のように多様なQRコードを活用できるようになりました!

メール作成用QRコード

こちらの機能を使えば、QRコードをスキャンするだけでメールアプリが自動的に起動し、新規メール作成画面が表示されます。
オリジナルの件名・本文を予め設定しておくことも可能なので、問い合わせやアンケートの収集、イベントの受付などで活用できますよ!

おまとめQRコード

こちらの機能を使えば、1つのQRコードに複数のURLをまとめることができます。
例えば、会社のWebサイトやSNSアカウント、製品ページなど、関連する複数のリンクを1つのQRコードに集約できるので、資料のスペース節約に役立ちます!

デザイン付きQRコード

こちらの機能を使えば、企業ロゴやSNSアイコンなどを取り入れたデザイン付きのQRコードを作成できます。
デザイン性の高いQRコードを使用することで、資料の見た目の印象や分かりやすさが向上します!

背景画像の切り抜きが簡単にできる『remove bg』

分かりやすい資料を作成するために、画像は非常に重要な要素ですよね。
私も資料には画像を意識的に含めるようにしているのですが「この画像、背景がなければな~」と感じる場面が度々あったんです。

だからと言って、専門的な画像編集ソフトを使いこなす自信はないし……と悩んでいたときに出会ったのが『remove bg』

こちらは、画像をアップロードするだけで背景の切り抜きが簡単にできるツールです!

異なる背景を持つ画像を複数使用すると、資料全体の一貫性が損なわれてしまうこともありますよね。
背景を切り抜いて統一感を持たせることで、よりプロフェッショナルな印象を保つことができるようになったと感じています!
背景がない画像は、資料のレイアウトにおいてより柔軟に配置できる点も便利です。

画像編集の手間を大幅に省くことができるので、忙しい秘書さんや画像編集に自信がない秘書さんは、ぜひ活用してみてくださいね。

Webサイトのカラー取得ができる『ColorPick Eyedropper』

資料にコーポレートカラーを正確に反映することができれば、企業ブランディングの強化にも寄与できますよね。

そんなときに便利なのが『ColorPick Eyedropper』です!

こちらはGoogle Chromeで使える無料の拡張機能で、Webサイトのカラー取得が一瞬でできるツールです!
色を拾いたいサイトで拡張機能を立ち上げると、カーソルを合わせるだけでカラーコードとRGB値が表示されるので、すぐにコピーして資料に反映させることができます。

資料作成のほかに、ニュースレターやビジネスカード、名刺やイベントフライヤーの作成にも活用いただけるかと思います!

魅力的な配色を提案してくれる『配色ジェネレーター』

資料の視覚的な魅力を保つには、一般的にメインカラー・アクセントカラー・ベースカラーの3つを上手に使うことが推奨されますよね。

けれど、カラー選びって難しい……!
メインカラーにしたい1色を選んだとしても、残りの2色をどのように選べば良いか分からない……といつも頭を悩ませてしまいます。

そこで活用し始めたのが『配色ジェネレーター』です!

このツールは、選択した1色から相性の良い補色や類似色を提案してくれます。
例えば、メインカラーとしてコーポレートカラーを設定すれば、アクセントカラーとベースカラーとして使用する色の組み合わせを自動で生成し、バランスの取れた魅力的な配色パレットを提供してくれるんです。

ああでもない、こうでもないと悩む時間を節約しながら、資料の視覚的な印象を向上できるようになりました!
カラー選びに苦手意識のある秘書さんは、ぜひ試してみてくださいね。

秘書がクリエイティブなスキルを身につけることで

今回は、私が重宝している「資料作成をスムーズに進めるための便利サイト」をご紹介しました!
みなさんも使ってみたいと思えるツールはございましたでしょうか?

クリエイティブな作業に苦手意識を持つ秘書さんも少なくないかと思います。
しかし、秘書が単なる事務的なタスク処理に留まらず、クリエイティブなスキルを身につけることができれば、会社のイメージ向上にも大きく貢献できますよね!

便利なツールを上手に活用しながら、より高クオリティな資料を短時間で作成できる秘書を目指してまいりましょう!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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