秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。
日々のメール作成は、秘書にとって欠かせないコミュニケーション手段の1つ。
ただし、ちょっとしたミスが思わぬトラブルにつながることもあるため、慎重さも求められます。
秘書としての信頼性を守るためにも、細部にまで注意を払うことが大切ですよね。
そこで今回は、ミスを最小限に抑えるための「日常のメール作成に役立つヒント」をご紹介したいと思います！
ぜひ参考にしてみてくださいね。
目次
添付ファイルはメール作成の最初に！
添付ファイルを最後に追加するつもりでメールを作成し、送信時にすっかり忘れてしまった経験はありませんか？
私は何度も「添付忘れのお詫び」とともにメールを再送した経験があります……。
このような添付忘れは、メール作成でよくあるミスの1つです。
これを防ぐためには、メール作成の最初に添付ファイルを確認・追加する習慣を付けることがオススメ！
最初に添付を済ませておけば、送信前に「あれ、添付したっけ？」と慌てることもなくなりますよ。
添付ファイルの管理のコツ
ちなみに私は、添付ファイルに日付や「123」などの数字を付けて管理するようにしています。
こうすることで、以下のようなメリットが得られますよ！
- 最新のファイルがどれかを把握しやすくなる
- 関連するファイルが複数あることを把握しやすくなる
- 受信する側が、ファイルを開く順番を理解しやすくなる
こうしたちょっとした工夫を取り入れるだけで、メールのやり取りがよりスムーズになり、相手への配慮も伝わります。
ぜひ試してみてくださいね。
テンプレートに自分宛のメッセージを入れておく！
面会の日程調整のメールで、日付と曜日が一致しておらず、先方から「どちらが正しいですか？」と質問を受けたことがありました。
私のミスのせいで余計なやりとりが増え、相手にも手間をかけさせてしまうことに……。
信頼が大切な秘書にとっては、こうした小さなミスでも痛いですよね。
このようなミスを防ぐためには、メールを送信する前にチェックリストを使うのがオススメ！
私は、メールのテンプレートを活用して、その冒頭に以下のようなチェック項目を入れています。
▢ 添付ファイルは付けたか？
▢ 「様」などの敬称は付けたか？
▢ 誤字脱字がないか？
毎回これらを確認する習慣を付けることで、ミスを減らし、安心してメールを送ることができるようになりました！
テンプレートの作成方法
私はGmailを使用しているので、以下の手順でテンプレートを設定しています！
- Gmailの設定画面でテンプレート機能を「有効」にする
- メールの新規作成画面でチェック項目を入力し、その下書きをテンプレートとして保存する
- 毎回そのテンプレートを使ってメールを作成する
一般的なメールソフトならテンプレート機能が備わっているかと思いますので、その他のソフトをご使用の秘書さんもぜひ調べてみてくださいね。
当然ですが、送信前にチェック項目は削除することを忘れずに！
私は、チェックをしながら１項目ずつ消すようにしています！
「うっかり消し忘れそうで不安……！」という秘書さんは、チェック項目を赤字などの目立つ色にしておくのもオススメです！
宛名は「＠」を付けて単語登録！
秘書として絶対にミスしたくないのが、お相手の社名やお名前ですよね。
宛名を間違えると、受け手に不快感を与えてしまう可能性があります。
私はこうしたミスを防ぐために、よくメールを送る相手のお名前を「＠」を付けて単語登録しています！
また、関係者が複数いる場合には、CCを活用することもありますよね。
こうした関係者への送信忘れを防ぐためには、以下のようにCCも一緒に単語登録するのがオススメです！
「＠すずき」
↓
〇〇株式会社 鈴木様（CC田中様、佐藤様）
こうすることで、素早く正確な宛名を入力できますよ！
処理済みフォルダを作って対応漏れを防止！
以前、取引先から受け取ったメールを「あとで落ち着いて対応しよう」と後回しにして、そのまま忘れてしまったことがありました。
取引先から再度ご連絡があり、対応が遅れていたことが判明……！
取引先にご迷惑をおかけし、秘書としての信頼を損なってしまった痛恨のミスです……。
このミスは、しっかりと対応が完了したことを確認せず、メールを放置してしまったことが原因でした。
この失敗をきっかけに、私は「処理済みフォルダ」を作成することに。
対応したメールを「処理済みフォルダ」に移動することで、対応が完了したメールと未対応のメールを簡単に区別できるようになり、対応漏れを防げるようになりました！
ミスを見落とさないチェック方法
送信前のチェックは、メールの誤字やミスを防ぐために欠かせない最終ステップです！
ライターとしての経験も踏まえて、メールや添付書類の内容を見直すためのコツをご紹介します。
作成日とチェック日を別にする
日程に余裕がある場合は、重要なメールや書類を「作成する日」と「チェックする日」を別にするのがオススメです！
ライターとして記事を執筆する際もそうなのですが、作成直後だと自分の書いた文章に慣れてしまい、ミスを見逃しやすくなるためです。
当日中に送信したい場合も、意識的に少し時間を置くと良いかと思います！
そうすることで、新鮮な視点で内容を確認でき、誤字脱字や文法のミスを発見しやすくなりますよ。
音声読み上げ機能を使ってチェックする
音声読み上げ機能を使ってチェックする方法も有効です！
耳で聞くと、目で読んだだけでは気づきにくい不自然な表現や誤りを発見しやすくなります。
私はWordの音声読み上げ機能を使っています！
校閲タブの中に「音声読み上げ」というツールが備わっていて、誰でも気軽に活用することができますよ。
印刷してチェックする
印刷してチェックするのもオススメの方法です。
紙に印刷すると、画面で見るのとは異なる感覚で文章を捉えられるため、ミスが目に留まりやすくなります。
印刷物は手軽にマークを付けられるため、訂正箇所を分かりやすくすることもできますよね。
秘書としての信頼性を高めるために！
今回は、ミスを最小限に抑えるための「日常のメール作成に役立つヒント」をご紹介しました！
参考になるヒントはございましたでしょうか？
どれも簡単に取り入れられるものばかりですので、ぜひ日々の業務で実践してみてくださいね。
こうした細かな工夫の積み重ねが、秘書としての信頼性を高め、スムーズなコミュニケーションを実現することにつながるかと思います！
それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！
企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ！働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています！
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