秘書のメール整理術!受信ボックスは断捨離でスッキリ!

秘書のみなさん、こんにちは。
みなさんは一日何件くらいメールを受け取りますか?私はccで送られてくるメールも合わせると、多い時で大体50件くらいのメールを受け取ります。

何年も勤務していると受信ボックスに何千件とメールが溜まってしまっているなんてことありませんか?ミスや返信の遅れなどをなくすためにも、日々のメールのフォルダ分けなど、迅速なメール処理が大変重要になってきます。

実は、私も受信ボックスに常時6000件くらいのメールを残していた時代がありました。そんな私が受信ボックスゼロ件を目指して実行し、現在も続けているメールのさばき方をご紹介したいと思います!

「断捨離」で受信ボックスをスッキリ!

受信ボックスにメールが溜まってくると、メール管理が大変になったり、仕事が溜まっているような気持ちになったりしてきませんか?
そんな時は、試しに受信ボックスの「断捨離」を試してみてください。不要なメールは即削除しましょう。一日の終わりに受信ボックスがスッキリしていると、気持ちの良い達成感がありますよ。

私の場合、秘書業務についた頃は、クライアントの名前ごと、社内の部署ごと、イベントごとなど、フォルダを細かく分けていました。自分では「キッチリとしたフォルダ分けで美しい!」と思っていましたが、あまりにも細かすぎたことと、当時は検索の処理に時間がかかったりで、逆に探すのが大変だった記憶があります。
細かくフォルダ分けしたせいで、振り分けきれないメールも受信ボックスに何千件と溜まってしまっていたんです…。

フォルダ分けはシンプルがベスト!

メール処理で大切なことは、上司に聞かれたときにすぐに探せるようなシンプルなフォルダ分けだと思います。

そこに気づき、ある日メールボックスの整理をしようと考えました。私は上司に「あのメールどこやったっけ?」と聞かれることがよくあります。
聞かれる内容は統計的に「ご自身に関係すること」「クライアントに関すること」「社内連絡や社内行事に関すること」の3つに分かれることに気づきました。

ならば、フォルダはこの3つでよいのではないかと考えたわけです。いくつかの枝分けをしているのみで、その後何年かはこの方法で何の問題もありませんし、振り分け漏れのメールも少なくなり、効率よく作業ができています。

ちなみに枝分けも含めた私のフォルダを下記にご紹介しますね。

「上司に関係すること」
ー出張
ー上司その他

「クライアントに関すること」
ーアポイント
ー人事情報
ークライアントその他

「社内連絡」
ー会議
ー社内その他

これだけです。これで、今まで特に不便を感じたことはありません。

「アーカイブ機能」を活用しましょう!

上記でご紹介したフォルダだけで完結できるはずなのですが、これだけではまだまだ受信ボックスにメールが残ってしまう場合があります。
重要なメールはこれら3つのフォルダに入れておくとして、その他には以下のようなメールが受信ボックスに残ってしまう傾向にありました。

  • フォルダーに入れる必要がないメール
  • 削除はしたくないけど取っておきたいメール
  • 当面必要ではないメール

そんなメールにはアーカイブを活用しています!

会社のシステムや自分のメール設定によっては、削除してしまうと30日程度で削除フォルダからも自動的に消えてしまい永遠にサヨウナラです。ここでアーカイブ機能を利用すると、受信ボックスからは見えなくなるのですが、消えずに残っている状態になります。見た目もスッキリしますし、いざという時にはいつでも引っ張り出すことができて便利なんです。

スマホでの操作の場合、メールをシュッとスワイプするだけでアーカイブできるのでとても簡単です。PCでのアーカイブの方法はこちらを参考にしてみてください。

Outlook アーカイブの方法
Gmail アーカイブの方法

カレンダーを使って上手にメール管理

ここまでできれば受信ボックスはかなりスッキリします。でもフォルダには分けにくいけど、アーカイブして見えなくしてしまうと心配なメールもあると思います。
例えば期限までに返信が必要なメールや、1週間後にやるべき作業に関するメールなどなど。
そのような自分の予定に関わるメールに関しては、カレンダー(予定表)にメールを貼り付けておきます

あとはカレンダー(予定表)の使い方次第。アラーム設定などで期限までに何度か通知をすることで決して忘れることはなくなりますし、メールを貼り付けておくことで、どんな内容だったかも見失うことがないので安心です。

ポイントは「整理しすぎない」こと!

このようにして私はメールをさばいているわけですが、気づいた点として「整理しすぎないこと」がシンプルに保つコツかなと思います。

メールを削除しない限り「検索」を使って一瞬で探すことができます。そして、受信ボックスに残っているのは未処理のメールのみにすること、一日の終わりにはできるだけゼロ件にしておくことで、仕事に追われている気持ちになったり、やり残したような気持ちに陥ることがなく、スッキリと退社できます。
上司に「他に何かすることはありますか?」とキャパの大きさをアピールできたりなど、精神衛生上にも良いと思います!

メールに関して忘れてはいけないことは、すべては上司の仕事を効率よくサポートするためのツールであるということですよね。
上司が必要な時に、必要なメールを引き出せるようにすることが必要不可欠です。上司が何を望んでいるかを思い浮かべることができれば、必然的に自分なりのメール管理ができてくるはずです。

また、メールばかりに頼ることなく、記憶に残したり大事なことはメモに残したりすることも時には必要かもしれません。
それぞれの上司のタイプに応じて自分なりのメール管理を見つけてみてはいかがでしょうか。
「目指せ!受信ボックスゼロ件!」

…と言いながら、本日の私の受信ボックスは未処理メール3件也。笑

秘書のみなさん 今日もお疲れ様です!

 

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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