すべて丸ごとお見せします!秘書の会議調整、コツとポイント!

秘書のみなさんこんにちは!Sayakaです。
秘書と言えば、上司のスケジュール管理!
中でも頻発するのが会議設定ですよね。日々たくさんの会議依頼が届いたり、上司主催の会議設定もあります。

今回は私が会議設定で気をつけていることや、スムーズに進むよう気をつけているポイントをご紹介させていただきます!

秘書なら朝飯前!?会議設定の基本的な流れ

まずは基本中の基本から!
会議設定という業務を分解して、必要な作業を順番に並べてみました。

・会議依頼を受ける
・候補時間をいくつか提示する
・場所や機材の準備をする
・合意した時間でInvitationを送る
・変更があれば、可能な時間を再提示し、リスケする

だれからの依頼かによって作業に多少の変化があるかもしれませんが、概ねこのような流れで設定している秘書さんが多いのではないでしょうか。
では、設定におけるコツとポイントを考えていきましょう!

会議の題名、内容、目的は「分かりやすさ」が命!

基本的なことですが、会議参加依頼のinvitationには必要な情報を記すことが大事!
受け取った相手も「この会議は参加すべきか?不参加でもいいのか?」をすぐに判断できますよね。

私は新米秘書だった頃、とりあえず簡単な題名で時間と場所をざっくり押さえたところ、アメリカ人の上司に「タイトルがイマイチだね。もっとわかりやすい言葉で書いて」とご指摘いただいてしまいました。

その後「イマイチ」と評された通り、たくさんの人から以下のようなダメ出しが…!
「これどんな会議?」
「これ、うちの部署でなきゃダメ?」
たくさんの質問がきてしまい、たった1回の会議設定に膨大な時間がかかりました

情報を多くする必要はありませんが「題名だけで一目でわかる」「Invitationの内容を見たら重要性がわかる」ことが大事!
分からない場合は上司や同僚に聞いて、ベストな題名を付けてあげましょう!
秘書のセンスが光る瞬間ですね。

秘書なら、会議に合った「場」の準備も完璧に!


会議は規模感や主催者の意図によって、場所も機材も用意するものが様々です。
外資系企業に勤める私は、小規模な会議から「オフサイトミーティング」として社外にて大規模な会議体をアレンジすることもあります。
社内の担当部署や部下の方が手配してくれる場合もありますが、秘書に丸投げという場合も多いです(笑)

以前に、ある外資系企業でオフサイトミーティングを初めてアレンジした時、普通の貸し会議室を手配したところ「そういうイメージじゃないんだよねー」と上司に渋られ、「え??どういうイメージ?普通の会議室じゃダメなの?」とイチから場所探しに奔走したことがあります。

ちなみに、外資系企業で「オフサイト」と言うとチームビルディングのイメージが強く、会議だけでなくアクティビティができるスペース、雰囲気を求められます
(結局、その時はホテルステイでの会議をアレンジしました)

そのためにも、事前に会議の主催者に会議の概略を聞く必要があります。
会議の目的は?メンバーは誰か?会議の規模感は?予算は?場所はどこが最適?必要機材はあるのか?食事は必要なのか?
大会議であればあるほど、計画や予算がズレないよう主催者とのこまめなcatch upが重要です!

これぞ秘書の気遣い!候補時間は多めに提示を!

会議の日程調整をする際は社内外問わず、事前にお互いにいくつかの候補時間を提示し合うのがエチケットですよね。
特にCEOやCOO、忙しそうな部署の秘書さんと交渉する時は、候補を3~5個程度は提示するのがベストでしょう。
先方は1カ月も前から予定が固まっていたり、分刻みのスケジュールで動いているかもしれません。
こちらから先に可能枠を提示することで設定もスムーズに進みます。

ただし、会社によっては会議の日程候補は役職が上の方が優先して提示するもの、なんていう暗黙のルールもあるようです。
状況に応じて臨機応変に対応してくださいね。

また、一度提示した候補の時間は確定するまで必ずブロックしておくのをオススメします。
先方だけでなく、こちら側のスケジュールも日々動いていますしね。

また、忙しい方同士の時間を早く決めるためには、いつまでにこの会議を終わらせるべきかのデッドライン(締切)をお伝えするのも、相手が時間を作るいい材料になります。

上司のために、会議の間には必要なインターバルを!


会議で一日中スケジュールが埋め尽くされている上司は、とにかく休み時間がありません。
ずーっと会議続きだと頭がリセットできず1つ1つの会議に集中できない?と私なら思ってしまいます。

私が仲良くしている秘書さんの上司は、毎日ギチギチにスケジュールが埋まっています。
目を離すといろんな人からどんどんInvitationが入ってくるので、意図的に休み時間をブロックして入れているそうです。

私も会議を設定する時には、次の会議までの間を15分~30分は空けるように注意しています
秘書から上司の体調を気遣って「次の会議まで15分休み時間を取りましょうか?」など提案し、時間をブロックするのも素敵な気遣いだと思いますよ。
会議の間に休み時間を設けるのは海外のオフィスではよく見かける風景です。

また、お話好きな上司の場合は、1つの会議が延長しがちなので、前後30分のアディショナルタイム(追加時間)を設けている秘書さんもいらっしゃいましたよ(笑)

秘書なら臨機応変に!「辞退」「変更」などのフォローもしっかりと


会議辞退や変更があった場合は、理由や状況をお聞きして上司に報告します。
物理的にやむを得ない場合もありますが、可能な範囲でお相手に理由を聞いて、認識の違いがあればフォローします。

「会議が多すぎる!」
…といつも役員の皆さんはおっしゃっています。
辞退されてしまった時は皆さんのご意見を聞きながら、時間を短縮したり、理由を上司にお伝えして削除するのも秘書の仕事かなぁと日々感じています。
秘書は、皆さんのお声を収集する大事なコミュニケーターかもしれません。

そして、会議をリスケする場合は、参加者の気持ちが冷めないようになるべく早く別日程で設定します。
皆さんもすでに内容を理解しているので、物理的事情がない限りは時間の融通もしてくれやすいと思います。
そう!リスケはスピードが命です!優先的に設定してしまいましょう。

秘書として何よりも大事なのは…!?

秘書にとっては、どんな時も上司とのコミュニケーションが大事です。
上司が今どの話題に集中しているのか?
誰との会議が多いか?
会議の題名一つ取っても、上司の意志が優先です。
日々のコミュニケーションを通して上司の趣向が分かってくると、次の会議のタイミングや必要メンバーもおのずと予想がつきます
それによって準備も早めに始められますよね。

同様に、上司の部下の方達とのコミュニケーションも同じように大事です。
日々、幅広くコミュニケーションを取っていると、上司よりも自分のところに先に情報が入ってくるようになります
そうなったら、もう上司は秘書としてのあなたを手放せなくなるのではないでしょうか。

AIと連携して機械的にスケジュール管理できる時代なのかもしれませんが、マメなコミュニケーションとフォローで、上司だけでなく部下の方々にも気持ち良くスムーズに感じるスケジュール管理をしてみてください。

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

Sayaka

営業職で培ったコミュニケーション力で、外資・日系の大手企業の秘書・アシスタント業務に従事してきました。現在は外国人上司の秘書兼グループアシスタントとして勤務中♪

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