秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

みなさんは、上司の指示が突然変わる「朝令暮改」に戸惑った経験はありませんか？
昨日までの計画が一転し、すぐに新しい方針に対応しなければならない状況に、不安や混乱を感じたことのある秘書さんも少なくないのではないでしょうか。

実は私も、コロコロと変わる上司の指示に長らく悩まされてきた1人です。
しかし、上司の指示変更を前向きに受け入れるよう意識を変えたことで、次第に仕事がしやすくなっていきました。

そこで今回は、私の経験をもとに「上司の指示変更との上手な付き合い方」についてお伝えしたいと思います！
同じような悩みを抱える秘書さんの参考になりましたら幸いです。

上司の方針転換をネガティブに捉えると……

私自身、すぐに変わってしまう上司の指示をネガティブに捉えていた時期がありました。

そのため、上司の頻繁な方針転換にストレスを感じ、毎回の変更に振り回されて精神的に疲弊してしまったんです。

結果として、業務での細かいミスが増加し、上司ともなんだかぎくしゃくしてしまう状況に……。
急な指示変更に対する心構えが整っておらず、変化に適応できないまま行動していたことが原因だったと思っています。

しかし、考え方が変わる出来事が！

そんな私ですが、ある出来事がきっかけで、上司が頻繁に指示を変える理由を理解することになったんです。

きっかけは、上司が突然、大きなプロジェクトの進行を一時停止すると言い出したことでした。
それまで順調に進んでいたプロジェクトだったため、私は戸惑いながらも、関係各所へその指示を伝え終え、上司に報告するために部屋へ向かいました。

すると、上司のデスクには市場分析レポートや競合他社の動向に関する資料が広げられていたんです。
それを見た瞬間、初めて自分の視野がいかに狭かったかに気付かされました。

私は、上司の方針転換に振り回されていると感じていましたが、実際には上司は日々刻々と変わるビジネス環境を敏感に察知し、適切な判断を下していただけだと分かったんです。

上司の見え方が180度変化！

この経験を通じて、指示変更が単なる上司の思いつきではなく、ビジネスの成功のために不可欠な柔軟性であることを理解することができました。

それまで「考えがブレている」「気分屋だ」などとネガティブに映っていた上司の印象が180度変化！

むしろ、現状に即応し、柔軟に方針を転換できる上司はとても優秀な方だと、改めて尊敬の気持ちを持つことができました。
それ以来、私自身も上司の指示変更に対して前向きに対応できるように意識が変わったんです。

今になって思う「秘書に必要な心構え」

秘書として重要なのは、上司の方針転換に戸惑うのではなく「どのようにサポートすればスムーズに進められるか」を考えることだと思うようになりました。

そのため私は、指示変更があったときにはまず「仕事の優先順位の見直し」を速やかに行うよう心がけています。
新しい指示に従い、タスクの緊急度や重要度を再評価し、必要に応じて計画を立て直すことがスムーズな方向転換につながります。

また、上司とのコミュニケーションも重要！
上司の指示が変更されたときには、できるだけその背景や意図を尋ねるようにし、より的確な対応ができるように意識しています。

上司がどのような情報に基づいて判断を下したのかを理解することで、自分の仕事に取り組む際の視野も広がり、より効果的なサポートができると感じています。

急な変更でも慌てない「タスク管理」

ここからは、急な指示変更に対応するために、私が心がけている業務のコツをご紹介します！

まず重要なのは「柔軟なタスク管理」！
タスクの進捗状況を常に把握し、優先順位の変更があってもすぐに対応できるようにすることです。

私は、タスクをできるだけ細分化して管理することで、優先順位の変更があっても細やかに調整できるようにしています。

また、各タスクを可視化して、最新の状態がひと目で把握できるようにしておくのもポイント！
これにより、上司からの指示が変更された際にも、どのタスクを先に進めるべきか、どれを一時停止すべきかといった判断がスムーズに行えます。

タスク管理にオススメのツールは？

大きなプロジェクトのタスクや進捗を管理する場合、私はExcelやGoogleスプレッドシートを重宝しています！
理由は、上司の指示変更に合わせて簡単にタスクの順序を入れ替えられるからです！

なお、自分自身でも定期的にタスクリストを見直し、優先順位を再確認する習慣を持つことも大切！
日々の業務の中で自然にこのプロセスを取り入れておくと、急な指示変更があっても慌てずに対応できるようになりますよ。

情報共有を徹底！

2つ目に重要なのは、情報共有を徹底することです！

上司の指示が変わった際には、秘書として変更内容を関連する部署やチームに速やかに伝える必要がありますよね。

このときに私が心がけているのは、ただ変更の事実を伝えるだけでなく、その背景や意図も共有することです！
なぜ変更が必要になったのかを説明することで、関係者の理解を得やすくなり、協力体制がスムーズに整うように感じています！

情報共有にオススメのツールは？

私は必ずメールで伝達するようにしています！
変更内容や新たな指示を明文化して残しておくことで、お互いに後から「あのときの指示はどうだったか？」と振り返る際に役立つためです。

急ぎの場合や、確実に相手に伝えるために電話やチャットを用いることもありますが、その場合も履歴を残すために後からメールを送っておくのがオススメですよ。

これにより、行き違いや誤解を防ぎ、変更に関する理解を深めることができるかと思います！

リスクマネジメントも忘れずに！

最後に、「リスクマネジメント」の視点を持つことも大切です。
急な指示変更により発生するリスクを最小限に抑えるためには、秘書として予め起こりうるリスクを想定し、対応策を準備しておくことが重要ですよね。

例えば、変更によって生じる可能性のある問題をリストアップし、それぞれに対する対策を考えておくことで、万一の事態にも冷静に対応できます。

また、私はよく上司に以下のように伝えていました！

「現段階ではまだ変更が可能ですが、次のフェーズに進むと修正が難しくなる可能性があります。」

「このプロジェクトのスケジュールを考えると、〇日までにご指示をいただければ、柔軟に対応可能です。それ以降ですと、リソースの調整が必要になります。」

このように、変更を前提にした情報を上司に伝えることで、上司に適切な判断のタイミングを示唆します。

こうすることで、上司もその期限内に意思決定を行う必要性を認識してくださるので、お互いに仕事がしやすくなりますよ！

秘書としての存在価値を高めるために

今回は、私自身の経験をもとに「上司の指示変更との上手な付き合い方」についてお伝えしました！
みなさんにも参考になる点はございましたでしょうか？

上司の指示変更は、柔軟性と対応力の証！
秘書として、その変化にうまく対応することが大切です。

変化に適応し、上司と共に成長していく秘書としての姿勢を持ち続けることは、私たちのキャリアにとっても大きなプラスとなるかと思います！
上司の指示変更を前向きに捉え、自分自身の存在価値を高める機会として捉えてまいりましょう！

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ！働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています！

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