カンタン解説!秘書さんのための英文履歴書作成のコツ!

秘書のみなさんこんにちは、ナミコです。

みなさんは秘書のお仕事に応募される際、英文履歴書を書かれたことはありますか?

私は自分自身では書いたことがありません。
しかし最近採用業務のお手伝いをしているため、たくさんの履歴書を目にする機会に恵まれています。

私が勤めている会社は外資系ではありますが、英文履歴書は必須ではありません。
そんな状況にもかかわらず、最近は日英2か国語での履歴書を揃えて応募される方が増えている印象です。

そこで今回は秘書の英語力アップシリーズ!
海外の人事担当に聞いた、英語での履歴書の簡単な書き方とコツをご紹介したいと思います。

みなさんの就活の一助となれば幸いです。

英語の履歴書も、型にはめてしまえば意外と簡単!

英語での履歴書を書いたことがなければ、「何から書けばいいの?」と戸惑ってしまいますよね。

それでは、日本語の履歴書を思い浮かべてみましょう。
所定の用紙を使わず自分で書くことはありませんよね?
英文履歴書も同様に、WEB検索をすれば無料のテンプレートがたくさん出てきます!

その中から、外国人社員に聞いてみたオススメがこちらのテンプレートです。
https://www.myperfectresume.com/resume/templates

主にこういったところが、日本語版の履歴書との違いになります。

  1. カラーフォーマットもある
  2. 名前の次にいきなり自己アピール欄がある
  3. 職歴(work history)は新しいものから記入していく
  4. 職務経歴もこの1枚の中にまとめる

1. カラーフォーマットもある

自分のイメージに合ったカラーや字体を選ぶことで、応募する職種ごとによりアピールできるのだそうです。

ひとくちに「秘書」といっても、

  • グループセクレタリーなのか
  • アシスタントなのか
  • 外国人トップの秘書なのか
  • 応募先の外国人の比率は?

など、チェックポイントはいくつもありますよね。
できる限りチェックして、イメージに合いそうなフォーマットを選ばれるのをオススメします。

もし応募先企業のイメージカラーがあれば、その色を使ってアピールしてみるのもいいかもしれませんね。

2. 名前の次にいきなり自己アピール欄がある

英語では履歴書も、会話やメールと同じく「言いたいことを最初に言う」のが特徴です。
そのためフォーマットも名前の次はいきなり自己アピール、となっています。
ここは躊躇なくアピールしてしまいましょう!

3. 職歴(work history)は新しいものから記入していく

職歴の少ない方は、職歴の欄が少ないものを選んで空欄が増えることを避けるのがオススメです。

逆に職歴が多い方は社名のみにとどめると、何をやってきたのかのアピールが中途半端になってしまう可能性も……。

日本だと転職回数が多いことを良くないことだと思う風潮がまだあるかもしれません。
そのためなるべく隠そうとしてしまう気持ちも分かります。
しかし、外資系企業において転職歴は当たり前。職歴の多寡はあまり気にされなくてもよいかと思っています。

4. 職務経歴もこの1枚の中にまとめる

英語での職務経歴書は1枚にまとめるのが標準的とのことです。

2~3枚書いても間違いではないのですが、特に担当が外国人の場合、「長い」というだけで読みもせずに不採用にする場合もあるそうなんです!
もったいないですよね。長い職務経歴書を作成することは避けた方が無難かと思います。

コンパクトにまとめるには、「読み手の時間を最小限にした上で最大限アピールする」という技も必要になってきます。
そのため、秘書業務で培ったであろう膨大な経験、得意なことなどをあらためて見直すチャンスでもあります。
日本語の職務経歴書以上に、得意なことにポイントを絞ってアピールすることが求められる印象です。

いよいよ英文履歴書の内容を作成!

ここまでの内容を思い出しながら、内容を埋めていきましょう。

Education(氏名、学歴、資格など)

まずは間違いようのない、ご自身のプライベート情報から記入していくと気楽ですね。
卒業年は最終学歴の卒業年(西暦)でOK。
西暦と元号を毎回照合しなければならない日本語よりも簡単です。
もしも卒業時に特筆すべき資格を取得していれば、併記すると担当者の目にも留まりやすいと思います。

Skills(特技)

日本人が苦手なSkills(特技)欄は必ずしも保持資格である必要はなく、こういったことを書いてもOKです!

  • 使えるパソコンソフト(Windows/Mac)
  • 学生時代の部活や習い事、委員会
  • (少しでも)演奏できる楽器
  • 趣味
  • 表彰された経験

ただし、日本の民間資格は外国人には馴染みがないことも多くあります。
資格名称よりも、資格の内容を特技として書いたほうが伝わりやすいかもしれません。

例:アロマテラピー検定1級 → アロマテラピー

もちろん募集要項に必須の資格をお持ちなのであれば、その資格を1番上に明記します。

また、私が勤めている会社を含め、外資系で意外と注目されるのが職歴以外の経験です。
応募先の企業に関係のありそうな国や地域でのボランティア経験やSDG’sを意識したイベントへの参加経験があれば、小さなことでも書いておくのがオススメです。

プラスイメージとなりますし、面接中での話題にもなりやすいようですよ。

  • 行きつけのインド料理店でカレーをふるまい、こども食堂のお手伝いをした
    (→インド資本の会社には好印象かも?)
  • 不要な服は捨てずに店頭のリサイクルボックスに入れるなどの活動をしている
  • フリーマーケットでハンドメイド作品を販売した

などなど……応募先の企業に関係のありそうな国や地域にまつわる経験があるか、思い出してみてはいかがでしょうか。

また、秘書が一緒にお仕事をするのは主にボスですから、日英問わず、同様の趣味を嗜んでいる方には好印象かもしれません。

私は釣りが好きで船舶免許を持っているのですが、当時の面接官も釣りがお好きな方だったため、面接では釣りの話題で大いに盛り上がりました!
以前の職場では秘書仲間にスキーやゴルフ、テニスやサーフィンなどのスポーツがご趣味の方も。上司と一緒に楽しまれている方や、職場のサークルに参加される方もいらっしゃいました。

秘書にとって英文での職務経歴書作成は、自分でも気づかないセールスポイントを見つけるいいチャンスかもしれませんね。

Summary(自分を推薦するポイントを1番に)

繰り返しにはなりますが、英語の特徴は「一番に言いたいことを持ってくる」ことです。

履歴書における「言いたいこと」とは「私はこんな人で、募集されている職務にふさわしい人物である」ということではないでしょうか。
募集要項をじっくりと読んで、ご自身の特性とシンクロする部分から書き始めるとよいのではないかと考えます。

「ポジティブで前向きな人」などと募集要項に求める人材の性格についても触れている場合がありますよね。
「私にもその要素がある!」と感じたら、なぜそう感じるのか、その理由やエピソードなども簡単に添えてみるのもよいのではないでしょうか。
自分を推薦するポイントを1番に書けるとベストですね。

Work history(職歴)

こちらも日本とは逆で、英文履歴書では、直近のものを1番上に最も詳しく書くのがの特徴です。
職歴がたくさんある方は、古いものは社名や期間だけにするなどして、最新のお仕事内容に目いっぱい使われるといいかもしれません。

そしてここでもアピールしやすいのが、数値化した実績です。みなさんご承知のように、秘書のお仕事は数値化するのが難しいですよね。
日ごろから数字を意識してお仕事しておくと、このような場面で端的にまとめることも可能になるのではないでしょうか。

まずは何年間、何人のボスにお仕えしたか、その際の職務や経験などを箇条書きにするとすっきり見えるのでオススメですよ。

英文履歴書から、あなたの人となりを想像してもらおう!

外資系企業に応募しようと考えると、まず第1に高い語学力を想像されるかもしれません。
語学力のアピールを兼ねて、必須ではなくても、英文での履歴書を提出してみることをオススメします。

また、もちろん語学力があるに越したことはありませんが、やはり実際に注目されるのは協調性とボスとの相性かと思います。
採用側にとっても、英文履歴書からより深く応募者の人となりを想像することが可能になります。
みなさんがより良いお仕事との出会いがあることを、お祈りしております。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

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ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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